Как правильно оформить использование простой электронной подписи при работе с документами в СЭД

В вопросе ситуация описана в общем виде (несмотря на перечисление документов, она остается определенной не до конца). Неизвестно, что за документ устанавливает обязательность внедрения единой СЭД во всех компаниях, каков его юридический статус в каждой конкретной компании группы – ​самостоятельном юридическом лице, которым компания «поворачивается» во внешнюю среду для взаимодействия с контрагентами, контролерами и регуляторами. В условиях не полной определенности мы может дать один совет – ​заключайте. Документы, которые будут создаваться в единой внутренней СЭД, одновременно будут принадлежать различным авторам – ​юридическим лицам, одновременно будут выполнять функции внутренних и внешних документов.

А для подготовки окончательного и обоснованного решения об использовании единой СЭД, проанализируйте управленческую ситуацию. Вместе с руководством и юристами найдите и изучите документы верхнего уровня, на основании которых организована ваша группа компаний. Все документы, упоминаемые в вопросе, должны базироваться именно на них.

Как один из вариантов, группа компаний может быть образована и управляться на основании решений общего собрания акционеров и совета директоров. Например, для реализации решения о единой внутренней СЭД каждому юридическому лицу для соответствия регуляторным нормам внешней среды необходимо будет заключать договор с ИТ-компанией подрядчиком и иметь соответствующую лицензию на продукт, его описание, возможно, соглашение о поддержке и т. п.

А перед этим на основании решения совета директоров должен быть создан единый управляющий совет / проектный офис, включающий представителей юридических лиц, входящих в группу компаний, который обеспечивает наличие в техническом задании:

• необходимых функциональных настроек типовой СЭД;
• единство требований к созданию документов в статусе электронного оригинала;
• единую систему классификаторов и справочников;
• единую систему управления правами доступа и
• электронное взаимодействие между компаниями группы.

В данной ситуации ИТ-отдел и служба делопроизводства каждой компании реально (или формально по регламентным документам для внешней среды) будут осуществлять функции системного и соответствующего предметного администрирования СЭД.

А сотрудник-пользователь в каждой компании получит свою простую электронную подпись, которую поддерживает СЭД и которая фактически является контролируемой учетной записью. Для процедур согласования проектов документов и ознакомления с документами простой электронной подписи вполне достаточно. Доступ к СЭД обычно предоставляется не всем сотрудникам и настраивается он с разными правами (на чтение, редактирование, создание документов и т. п.). Списки пользователей ведут служба безопасности и служба делопроизводства на основе принципа «четыре глаза» и в зависимости от выполняемых трудовых функций.

Заметим только, что лист согласования проекта документа теперь рассматривается как неотъемлемая и составная часть документа (см., например, п. 5.20 ГОСТ Р 7.0.97-2016¹). Поэтому в настройках единой СЭД необходимо предусмотреть возможность распечатки электронных листов согласования к проектам приказов по основной деятельности, имеющим постоянный срок хранения, для каждой из компаний.

Но если в СЭД вашей группы компаний будут согласовываться проекты документов общекорпоративного уровня, когда потребуется согласование уполномоченными должностными лицами компаний – ​юридических лиц, рекомендуем подумать о применении усиленной квалифицированной электронной подписи. Когда в СЭД будут создаваться в электронном виде заявки, накладные, служебные записки и другие первичные документы – ​основания для фиксирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете каждого юридического лица, то, возможно, опять же потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Возможно, ваша группа компаний создана как холдинг, в котором на управляющую компанию (или одну из специализированных компаний) возложена функция централизованного ИТ-обеспечения компаний всей группы. В этом случае управляющая компания будет являться «владельцем» единой СЭД и соответствующих лицензий на основании договора с компанией-подрядчиком. А в техническом задании на функциональные настройки типовой СЭД управляющая компания заранее предусматривает, что рабочие места пользователей будут организованы в разных компаниях группы. Управляющая компания – ​«владелец» СЭД:

• будет заключать договоры / соглашения с каждым юридическим лицом, входящим в группу, на использование, системное администрирование и поддержку СЭД;
• будет решать вопросы об утверждении и применении электронных форм документов для компаний – ​юридических лиц, вопросы предоставления и контроля прав доступа, использования электронных подписей того или иного вида.

Централизованное управление единой СЭД гораздо эффективнее не только с точки зрения использования ресурсов группы компаний, но и с позиций обеспечения информационной безопасности.

Таким образом, состав и виды документов, которыми регламентируется применение единой СЭД (их необходимость и достаточность), зависят от организационных процедур, на основании которых образована ваша группа компаний.

Рекомендуем в плановом порядке разработать и поддерживать в актуальном состоянии 2 классификатора:

• реестр / классификатор документов, которые создаются и применяются во внутреннем документообороте компаний исключительно в электронной форме. В данный реестр могут включаться электронные оригиналы со сроком хранения до 10 лет включительно, а после анализа организационных процессов и полномочий по подписанию документов можно будет правильно решить вопрос о применении электронных подписей того или иного вида;
• реестр / классификатор документов, которые создаются в компаниях группы исключительно в бумажной форме. В данный реестр включаются документы со сроками хранения свыше 10 лет, при этом, конечно, их электронные проекты и электронные копии могут удостоверяться электронными подписями того или иного вида.