Получаем электронную подпись юридического лица

Вопрос
Как получить электронную подпись юридического лица в удостоверяющем центре ФНС России?
Отвечает

С 1 июля 2021 года юридические лица могут на безвозмездной основе получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в Удостоверяющем центре ФНС России (далее – УЦ ФНС). Руководство издательства ООО «Бизнес-Арсенал» озаботилось оформлением КЭП уже в июле, поэтому сейчас делимся своим опытом и наработками.

Итак, опишем действия, которые необходимо выполнить:

1. Подготовить носитель ключевой информации. Ключевой носитель информации, на который УЦ ФНС запишет КЭП юридического лица, должен иметь следующий формат USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ, а также иные, соответствующие установленным требованиям.

Приобрести их можно у дистрибьюторов-производителей, а также в специализированных интернет-магазинах. Также можно использовать уже имеющиеся ключевые носители информации, если они соответствуют одному из вышеуказанных форматов.

Вместе с носителем ключевой информации необходимо получить документацию на него – ​сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ России, который необходимо иметь при получении КЭП.

Мы покупали носитель в коммерческом удостоверяющем центре, в котором на тот момент обслуживались, это обошлось в 1100 руб. (Рутокен Lite 64 кб).

2. Определить в какой УЦ ФНС необходимо подать документы для получения КЭП и предварительно в него записаться.

Получить информацию о месте получения подписи можно на официальном сайте налоговой своего региона1 или по телефону горячей линии ФНС России +7 (800) 222-22-22.

После получения информации по месту получения КЭП необходимо осуществить предварительную запись на сайте ФНС России (https://order.nalog.ru/), заполнив форму предварительной записи. В ней необходимо указать тип плательщика, наименование организации, ИНН, контактный телефон и адрес электронной почты, далее выбрать соответствующий регион и инспекцию, наименование услуги (выдача КЭП) и указать удобные и возможные для выбора дату и время посещения налоговой инспекции. Позже на указанную электронную почту поступит информация о подтверждении онлайн-записи с PIN-кодом, необходимо будет ввести в терминале непосредственно в самой инспекции в день получения КЭП, поэтому не забудьте сохранить себе этот код для поездки в УЦ ФНС.

В связи с тем, что мы находимся в Москве, мы записывались в Межрайонную ИФНС России № 46 по г. Москве.

3. Подготовить пакет документов.

Для получения КЭП с собой нужно взять оригиналы документов руководителя организации или иного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • СНИЛС.

Помимо обязательных документов рекомендуем иметь на руках некоторые дополнительные сведения при личной явке в УЦ ФНС. Как показал наш опыт, их наличие ускорит составление заявления и существенно сократит время получения КЭП при личной явке в УЦ ФНС (у нас в результате это заняло порядка 15 минут с момента «попадания в окошко» специалиста УЦ ФНС). Поэтому рекомендуем захватить с собой в копиях:

  • документ о присвоении ИНН руководителю организации или иному лицу, имеющему право действовать от имени юридического лица без доверенности;
  • документ, содержащий ИНН юридического лица;
  • документ, содержащий ОГРН юридического лица.

Либо просто выпишите себе эти цифры, чтобы иметь возможность быстро произнести при необходимости.

4. Подать заявление в УЦ ФНС.

Сделать это можно двумя способами:

  • лично, обратившись в УЦ ФНС. При личном обращении заявитель принимается только по предварительной записи;
  • через личный кабинет налогоплательщика – ​физического лица.

В заявлении заполняются следующие данные: Ф.И.О. заявителя, наименование заявителя, реквизиты документа, удостоверяющего личность заявителя, ИНН заявителя (физического лица, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица), ИНН юридического лица, СНИЛС заявителя, номер ОГРН, адрес электронной почты.

5. Получить КЭП в УЦ ФНС.

Для получения КЭП генеральному директору или иному лицу, действующему от имени юридического лица без доверенности, необходимо явиться в назначенный день и время в УЦ ФНС для получения КЭП.

Согласно п. 26 Порядка реализации Федеральной налоговой службой функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей, утв. приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@ КЭП выдается заявителю в течение 5 календарных дней после даты получения им уведомления о прохождении проверок. В случае неявки заявителя в указанный срок заявление на выдачу КЭП аннулируется. Однако, исходя из нашей практики получения подписи в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве, она выдается в день обращения. Возможно, в нашем конкретном случае это было связано с отсутствием большого числа желающих получить ее на тот момент.

Одновременно с выдачей КЭП заявителю предоставляется руководство по обеспечению безопасности ее использования и средств квалифицированной электронной подписи. Нашего гендира попросили расписаться в получении данного руководства.

Подписи, полученные в УЦ ФНС с 01.07.2021 по 31.12.2021, будут действовать 15 месяцев для сдачи отчетности и ведения хозяйственной деятельности в рамках Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».

Сообщаем о том, что в разных УЦ ФНС возможна своя специфика в порядке получения квалифицированной электронной подписи, поэтому рекомендуем заранее уточнить информацию по телефону горячей линии, указав конкретный регион ее получения.

Сноски 1

  1. Например, московским компаниям стоит ознакомиться с Порядком получения электронной подписи на https://www/nalog.gov.ru/rn77/related_activities/ucfns/el_sign_getting/ Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Практика перехода к безбумажному документообороту

Расскажем, какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов, а также как их можно преодолевать, как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях? Затронем актуальную проблему безбумажного кадрового документооборота, а также разъясним предстоящие законодательные новшества, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов.

Как правильно оформить использование простой электронной подписи при работе с документами в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т. е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.

Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.

Как правильно оформить использование простой электронной подписи при работе с документами в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т. е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?