Законодательство не конкретизирует порядок составления служебной записки, подтверждающей фактический срок пребывания работника в командировке, применительно к ситуации, когда в командировку на одном служебном транспортном средстве направляются несколько работников. Работодатель вправе самостоятельно урегулировать порядок составления такой записки. В частности, в подтверждение срока пребывания работников в командировке может быть составлена одна служебная записка, подписанная всеми работниками. Не противоречит законодательству и вариант, когда служебная записка составляется только одним из работников, при этом из такой записки или из иных документов следует, что работники находились в командировке одновременно в течение всего периода командирования.
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, которые работодатель обязан возместить работнику в случае направления в служебную командировку (далее также – командировка), относятся расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в редакции постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, вступившего в силу 08.08.2015, далее – Положение), предусмотрено, что в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Как следует из приведенных норм, подтверждение фактического срока пребывания в командировке необходимо для определения размера среднего заработка, сохраняемого работнику на период командировки, суточных и для возмещения иных расходов, которые работник произвел в связи с командировкой. Очевидно, что расходы возмещаются каждому работнику индивидуально. Поэтому по смыслу п. 7 упомянутого Положения служебную записку по возвращении из командировки составляет каждый работник, который был направлен в эту командировку.
Вместе с тем из п. 7 приведенного Положения, с учетом правила ч. 4 ст. 168 ТК РФ, можно сделать вывод о том, что составление отдельной служебной записки каждым из работников, которые одновременно направлялись в то или иное место командирования, не является императивным требованием трудового законодательства. Положение не предусматривает порядок составления служебной записки в ситуации, когда в командировку на служебном транспорте были отправлены одновременно несколько работников, поэтому работодатель вправе конкретизировать его в локальном нормативном акте, определяющем порядок возмещения расходов, связанных с командировкой. В частности, таким актом может быть предусмотрено составление одной служебной записки, которая подписывается всеми работниками, совместно направленными в командировку. Последнее представляется целесообразным, поскольку документы, подтверждающие маршрут движения служебного транспорта, могут быть составлены в одном экземпляре и, соответственно, их невозможно приложить к каждой служебной записке, составленной работником из числа тех сотрудников работодателя, которые совместно использовали этот транспорт.
Кроме того, составление упомянутой служебной записки предназначено для урегулирования отношений между работником и работодателем, возникающих в связи с направлением работника в командировку. Поэтому предприятие вправе самостоятельно решить, каким образом должна быть составлена служебная записка для того, чтобы в конкретной ситуации подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке. Вариант, когда такая записка составляется только одним из работников, не противоречит трудовому законодательству, тем более что факт направления в командировку нескольких работников на одном транспорте и их совместного возвращения из командировки может быть подтвержден документально (приказом о командировке, содержанием служебной записки, составленной специалистом отдела снабжения, из которого будет следовать, что в течение всего времени командирования он использовал служебный транспорт под управлением водителей, и т.д.).
Отметим, что высказанная точка зрения является нашим экспертным мнением. В связи с непродолжительным действием п. 7 Положения в редакции постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 официальных разъяснений или правоприменительной практики по этому вопросу мы не обнаружили.
