Эти слова на практике давно относятся к терминосистеме делопроизводства и управления документами. Однако процедура ознакомления с документом и завершающая ее отметка об ознакомлении не определяются ни терминологическим ГОСТ Р 7.0.8-2013, ни словарем «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013). Устойчивый речевой оборот «довести до сведения», имеющий глубокие исторические корни (встречался уже в последней четверти XVIII в.), до сих пор применяется при составлении текстов документов, но также остается без официального определения.

С точки зрения словарей современного русского языка значения этих слов почти одинаковые, их можно отнести к синонимам, поскольку в определениях их значений на первое место ставится самая главная цель – сообщить. Но оттенки смысла все-таки существуют:

Например:

• вместо разговорного варианта «Вы переведены на старшего специалиста, распишитесь»
• лучше сказать: «Ирина Петровна, ознакомьтесь с приказом» или «Доведите до сведения специалиста Петровой, что она переведена на должность старшего специалиста».

Кроме того, ознакомление работника под подпись предусматривает абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, п. 8 ст. 86, абз. 5 ст. 88 и др. ТК РФ, что позволяет отнести «ознакомление» к правовым терминам. А почти во всех учебниках по делопроизводству упоминается «отметка об ознакомлении с документом», которая оформляется по образцу визы.

Добавим, что термин «довести до сведения» в ТК РФ также встречается, но гораздо реже – см. ч. 2 ст. 84.1, ч. 4 ст. 103, ч. 1 ст. 301 и пр. Причем в ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ термины «ознакомить» и «довести до сведения» фактически используются в качестве синонимов. Однако приоритет отдается именно термину «ознакомить». Поэтому для приказов по личному составу и локальных нормативных актов, связанных с трудовой деятельностью конкретных работников, а также коллективного договора лучше использовать именно его.

С точки зрения документной лингвистики какие-либо правила употребления этих слов не разработаны, тем более что различия и оттенки значения постепенно стираются. Люди используют данные слова прежде всего в общем их значении «сообщить». Поэтому будем руководствоваться опытом лучших практик, который формируется за счет типовых ситуаций языкового общения в конкретных управленческих ситуациях:

• в приказах, требующих широкого ознакомления с помощью рассылки документа или предоставления прав доступа к нему в соответствующей базе данных СЭД, используется оборот: «Довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений к…»;
• но в связи с внедрением информационных систем и формированием новой операции трансляции (публикации) информации и документов на сайте, внутреннем портале или в базах данных СЭД получает распространение речевая формула: «Опубликовать приказ в БД «Приказы» СЭД и довести его до сведения руководителей структурных подразделений к…». И эта формула означает, что руководители получат соответствующие права доступа к данному приказу в информационной системе.

Между тем обратите внимание, что в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) дается следующая рекомендация (п. 3.26): «Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения и должные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа». Имеется в виду, что не только служба делопроизводства маршрутизирует документы, но и исполнитель несет ответственность за тот или иной маршрут направления документа на исполнение.

Итак, если в управленческой ситуации необходимо письменное подтверждение факта ознакомления с информацией, документом (в случае подтверждения ответственности, в конфликтных или чрезвычайных ситуациях, в работе с конфиденциальными документами, если ознакомления требует ТК РФ) определенных лиц, то рациональной является речевая формула такого рода: «Ознакомить с приказом руководителей структурных подразделений к…».

О необходимости индивидуального ознакомления сотрудника-исполнителя в приказе, как правило, не указывают. Этот человек уже фигурирует в формулировке поручения (кому – что сделать – к какой дате), поэтому повторять его имя с указанием ознакомить с документом нет надобности.