Подлинник приказа по основной деятельности всегда один. Так понимается термин «подлинник» в практике управления и правилах документирования.
Обратитесь к определениям, закрепленным в терминологическом ГОСТ:
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Таким образом, подлинник приказа по основной деятельности должен быть издан в соответствии с полномочиями организации-автора, оформлен в соответствии с действующими правилами (стандартами и утвержденными формами), иметь все идентификационные реквизиты (автор, дата, индекс, текст, подпись). Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица в реквизите «подпись» оформляется один раз, приказ регистрируется один раз. Ни один руководитель не будет несколько раз подписывать один и тот же приказ.
Рекомендуем руководствоваться определением термина «подлинник» по ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором отражена его предметная сущность – единственный экземпляр.
Потом этот единственный экземпляр можно копировать, заверять копии и направлять их исполнителям и т.п. Кстати, термины «подлинник» и «оригинал» часто используются как синонимы, когда с единственного экземпляра документа изготавливаются копии.
При применении системы электронного документооборота (СЭД) всегда решается вопрос, в бумажной или электронной форме издается документ. Выбор носителя зависит от срока хранения документа. Поэтому в системе обычно создается и согласовывается проект приказа по основной деятельности в электронной форме. Потом проект распечатывается из СЭД по утвержденной форме (по модели бланка) вместе с листом согласования и подписывается в бумажной форме уполномоченным руководителем. Приказ регистрируется, а в СЭД созданный проект удостоверяется как копия приказа по основной деятельности (обычно с применением электронной подписи руководителя службы делопроизводства). Затем копия приказа рассылается в электронной форме исполнителям, контролируется и исполняется в обычном порядке. Копия приказа по основной деятельности хранится в СЭД сначала на этапе текущего оперативного хранения (в течение года, когда приказ исполнен, и следующего календарного года), а потом в СЭД переносится в фонд копий исполненных приказов, который является по сути фондом пользования и подлежит передаче на архивное хранение в этом статусе одновременно с подлинниками приказов по основной деятельности, срок хранения которых – постоянный.
Проверьте, поддерживает ли ваша СЭД такую технологию, и внесите необходимые изменения и в Инструкцию по делопроизводству, и в Положение о СЭД, и в Регламент издания распорядительных документов, чтобы вопросы о количестве подлинников и существовании подлинника одновременно и в бумажной, и в электронной форме в СЭД больше не возникали.
Часто организации направляют скан-копию (фактически «картинку») подписанного на бумаге подлинника приказа на ознакомление сотрудникам. Делаться это может не только через СЭД, используются электронная почта и другие инструменты информационных технологий. Если же важно документировать ознакомление с приказом (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания, об увольнении, о делегировании полномочий), т.к. это имеет важные юридические последствия, то необходимо оформить собственноручную подпись работников в отметке об ознакомлении на бумажном подлиннике приказа. Таким образом, все важные отметки собираются на одном-единственном экземпляре документа, и тогда мы избегаем ситуации, когда часть реквизитов (отметки об ознакомлении, о получении на исполнение) может оказаться на первом экземпляре, а другая часть – на другом. Это еще один аргумент в пользу того, чтобы в организации оформлялся только один экземпляр такого важного документа, как приказ. Это правило обязательно при издании приказов по основной деятельности, по личному составу и административно-хозяйственной деятельности.
Все реже встречается понятие «первый экземпляр» документа, оно практически ушло из профессиональной речи из-за изменившейся технологии документирования. Раньше, когда надо было изготовить несколько экземпляров одного документа, в пишущую машинку заправлялось сразу несколько листов бумаги, между которыми вкладывалась копировальная бумага. Тот лист, на котором буквы отпечатывала машинка, назывался «первым экземпляром», а листы, на которых изображение появлялось от копировальной бумаги, отличались внешне и считались вторым, третьим и т.п. экземплярами. Они использовались в основном для рассылки исполнителям, хотя в случае их подписания уполномоченным лицом тоже становились подлинниками документа, к которым применялось понятие «умноженный оригинал».
И тогда, и сейчас есть документы, изготавливаемые сразу в нескольких равнозначных экземплярах. Например, в тексты договоров и актов даже включается указание о числе равнозначных экземпляров этих документов.
Договор составлен в двух равнозначных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
Исключение составляет ситуация издания совместных приказов, что практикуется в деятельности федеральных органов исполнительной власти – у такого документа несколько организаций-авторов, каждой из них нужен свой подлинник. В этом случае, действительно, оформляются два (не больше трех) подлинника документа. Подписи уполномоченных руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Дата совместного приказа должна быть единой, а регистрационный номер каждая организация присваивает самостоятельно в рамках своей системы регистрации. Оформляются они через косую черту в порядке указания организаций-авторов. Такой способ оформления совместных приказов федеральных органов исполнительной власти отражен в приложении 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Кто именно должен готовить проекты приказов о назначении материально ответственного лица и списании товарно-материальных ценностей (сотрудники кадровой службы, бухгалтерии или материально ответственные лица)?
Разъясняем отдельные особенности составления и оформления приказов. В частности, какую терминологию лучше использовать: «признать утратившим силу», «считать утратившим силу» или «отменить» приказ? Когда писать «утвердить», а когда «утвердить и ввести в действие»? Когда приложения к приказу нумеруются, достаточно ли написать только «прилагается»? Можно ли для удобства оформить ниже текста приказа список приложений, как в сопроводительном письме? Каков порядок внешнего согласования документа и утверждения его приказом?
Показываем, каким образом можно изменить состав комиссии, утвержденной приказом: какое наименование дать приказу, в каком порядке вносить изменения, исключая старых участников и добавляя новых, когда лучше сделать точечные изменения, а когда утвердить полностью новый состав. Приводим образцы приказов (с пояснениями, когда и что лучше выбрать), вносящих изменения в локальные нормативные акты, с изложением раздела / пункта в новой редакции, отменой некоторых пунктов ЛНА, введением в действие новой версии.
Одна из будничных обязанностей кадровика – ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.
Разъясняем отдельные особенности составления и оформления приказов. В частности, какую терминологию лучше использовать: «признать утратившим силу», «считать утратившим силу» или «отменить» приказ? Когда писать «утвердить», а когда «утвердить и ввести в действие»? Когда приложения к приказу нумеруются, достаточно ли написать только «прилагается»? Можно ли для удобства оформить ниже текста приказа список приложений, как в сопроводительном письме? Каков порядок внешнего согласования документа и утверждения его приказом?
Отделу кадров нередко приходится сшивать и заверять документы и их копии (начиная с многостраничных локальных нормативных актов, должностных инструкций, приказов, трудовых книжек и заканчивая личными делами). Покажем, как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив подлинника, копии и многостороннего документа. Поясним, как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Расскажем, как делегировать заверение копий от руководителя другим сотрудникам – с образцами соответствующего приказа, доверенности и фрагмента ЛНА. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными работниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
