Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности

Подлинник приказа по основной деятельности всегда один. Так понимается термин «подлинник» в практике управления и правилах документирования.

Обратитесь к определениям, закрепленным в терминологическом ГОСТ:

Таким образом, подлинник приказа по основной деятельности должен быть издан в соответствии с полномочиями организации-автора, оформлен в соответствии с действующими правилами (стандартами и утвержденными формами), иметь все идентификационные реквизиты (автор, дата, индекс, текст, подпись). Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица в реквизите «подпись» оформляется один раз, приказ регистрируется один раз. Ни один руководитель не будет несколько раз подписывать один и тот же приказ.

Рекомендуем руководствоваться определением термина «подлинник» по ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором отражена его предметная сущность – единственный экземпляр.

Потом этот единственный экземпляр можно копировать, заверять копии и направлять их исполнителям и т.п. Кстати, термины «подлинник» и «оригинал» часто используются как синонимы, когда с единственного экземпляра документа изготавливаются копии.

При применении системы электронного документооборота (СЭД) всегда решается вопрос, в бумажной или электронной форме издается документ. Выбор носителя зависит от срока хранения документа. Поэтому в системе обычно создается и согласовывается проект приказа по основной деятельности в электронной форме. Потом проект распечатывается из СЭД по утвержденной форме (по модели бланка) вместе с листом согласования и подписывается в бумажной форме уполномоченным руководителем. Приказ регистрируется, а в СЭД созданный проект удостоверяется как копия приказа по основной деятельности (обычно с применением электронной подписи руководителя службы делопроизводства). Затем копия приказа рассылается в электронной форме исполнителям, контролируется и исполняется в обычном порядке. Копия приказа по основной деятельности хранится в СЭД сначала на этапе текущего оперативного хранения (в течение года, когда приказ исполнен, и следующего календарного года), а потом в СЭД переносится в фонд копий исполненных приказов, который является по сути фондом пользования и подлежит передаче на архивное хранение в этом статусе одновременно с подлинниками приказов по основной деятельности, срок хранения которых – постоянный.

Проверьте, поддерживает ли ваша СЭД такую технологию, и внесите необходимые изменения и в Инструкцию по делопроизводству, и в Положение о СЭД, и в Регламент издания распорядительных документов, чтобы вопросы о количестве подлинников и существовании подлинника одновременно и в бумажной, и в электронной форме в СЭД больше не возникали.

Часто организации направляют скан-копию (фактически «картинку») подписанного на бумаге подлинника приказа на ознакомление сотрудникам. Делаться это может не только через СЭД, используются электронная почта и другие инструменты информационных технологий. Если же важно документировать ознакомление с приказом (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания, об увольнении, о делегировании полномочий), т.к. это имеет важные юридические последствия, то необходимо оформить собственноручную подпись работников в отметке об ознакомлении на бумажном подлиннике приказа. Таким образом, все важные отметки собираются на одном-единственном экземпляре документа, и тогда мы избегаем ситуации, когда часть реквизитов (отметки об ознакомлении, о получении на исполнение) может оказаться на первом экземпляре, а другая часть – на другом. Это еще один аргумент в пользу того, чтобы в организации оформлялся только один экземпляр такого важного документа, как приказ. Это правило обязательно при издании приказов по основной деятельности, по личному составу и административно-хозяйственной деятельности.

Все реже встречается понятие «первый экземпляр» документа, оно практически ушло из профессиональной речи из-за изменившейся технологии документирования. Раньше, когда надо было изготовить несколько экземпляров одного документа, в пишущую машинку заправлялось сразу несколько листов бумаги, между которыми вкладывалась копировальная бумага. Тот лист, на котором буквы отпечатывала машинка, назывался «первым экземпляром», а листы, на которых изображение появлялось от копировальной бумаги, отличались внешне и считались вторым, третьим и т.п. экземплярами. Они использовались в основном для рассылки исполнителям, хотя в случае их подписания уполномоченным лицом тоже становились подлинниками документа, к которым применялось понятие «умноженный оригинал».

И тогда, и сейчас есть документы, изготавливаемые сразу в нескольких равнозначных экземплярах. Например, в тексты договоров и актов даже включается указание о числе равнозначных экземпляров этих документов.

Исключение составляет ситуация издания совместных приказов, что практикуется в деятельности федеральных органов исполнительной власти – у такого документа несколько организаций-авторов, каждой из них нужен свой подлинник. В этом случае, действительно, оформляются два (не больше трех) подлинника документа. Подписи уполномоченных руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Дата совместного приказа должна быть единой, а регистрационный номер каждая организация присваивает самостоятельно в рамках своей системы регистрации. Оформляются они через косую черту в порядке указания организаций-авторов. Такой способ оформления совместных приказов федеральных органов исполнительной власти отражен в приложении 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).