Top.Mail.Ru

Прошиваем и заверяем оригиналы и копии документов

Отделу кадров нередко приходится сшивать и заверять документы и их копии (начиная с многостраничных локальных нормативных актов, должностных инструкций, приказов, трудовых книжек и заканчивая личными делами). Покажем, как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив подлинника, копии и многостороннего документа. Поясним, как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Расскажем, как делегировать заверение копий от руководителя другим сотрудникам – с образцами соответствующего приказа, доверенности и фрагмента ЛНА. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными работниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур, kontur.ru

Как технически изготовить сшив

Обычно пачку листов прошивают на два или три прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

  • берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
  • концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
  • на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
  • а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на три прокола

Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на два прокола

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 1 указаны рекомендуемые размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – ​левое;

10 мм – ​правое;

20 мм – ​верхнее;

20 мм – ​нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала

Содержание заверительной надписи на сшиве многостраничного оригинала четко не регламентировано, мы тут скорее следуем сложившейся практике. Заверительная надпись на сшиве обычно включает в себя:

  • указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
  • должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);
  • печать организации (здесь и далее – ​при ее наличии).

Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.

Если документ многосторонний (например,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Топ-8 вопросов о согласии работника на обработку персональных данных

Работодатель обрабатывает большой массив персональных данных работников. К ним можно отнести фамилию, имя и отчество работника, дату и место его рождения, адрес проживания, номер телефона, семейное положение, образование, профессию, реквизиты паспорта и других документов и т. д. В ряде случаев для обработки этих данных требуется согласие работника. А его отсутствие или неправильное оформление может привести к серьезным штрафам. Чтобы такого не допустить, нужно четко понимать, когда необходимо получать от работников согласия на обработку персональных данных, как все правильно оформлять, какие сложности могут возникать в процессе работы с этими документами и как их разрешать. Ответим на восемь наиболее спорных вопросов работодателей, опираясь на нормы действующего законодательства, разъяснения Роскомнадзора и судебную практику.

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности (приказы о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками, о назначении ответственного лица за обработку персональных данных работников)?

Споры о выдаче документов работникам

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему копии документов, связанных с работой. Перечень документов является открытым, в связи с чем у работодателя нередко возникает вопрос, копии каких документов представить он обязан, а какие может отказаться представлять. Чтобы найти ответ на этот вопрос, проанализируем судебную практику.

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности (приказы о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками, о назначении ответственного лица за обработку персональных данных работников)?

Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок

Любой работник компании (в том числе и бывший) имеет право обратиться в организацию за информацией о своей трудовой деятельности в компании. Если в ней нет архива, архивные справки, выписки и копии из документов по личному составу должен предоставить отдел кадров. Рассмотрим порядок подготовки архивных документов для выдачи сотрудникам, а также дадим рекомендации отделу кадров, как справиться с подобными запросами.

Споры о выдаче документов работникам

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему копии документов, связанных с работой. Перечень документов является открытым, в связи с чем у работодателя нередко возникает вопрос, копии каких документов представить он обязан, а какие может отказаться представлять. Чтобы найти ответ на этот вопрос, проанализируем судебную практику.