Top.Mail.Ru
Казалось бы, в век цифровых технологий понятие копии трудовой книжки должно бы уйти в прошлое: выписку со сведениями о трудовой деятельности СТД-ПФР можно получить, кликнув пару раз мышкой на портале госуслуг. Но пока в сейфах работодателей хранится хоть одна бумажная трудовая книжка, вопрос правильного оформления ее копии останется актуальным. Объясняем, когда работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки работнику, как правильно копировать этот документ (можно ли на 1 странице копии размещать сразу 2 разворота или нужно копировать только по 1 развороту на каждой странице), каким способом скреплять листы копии и в каком месте ставить заверительную надпись, а также как зафиксировать вручение заверенной копии книжки сотруднику. Приводим образцы заявления работника о выдаче копии трудовой книжки и, собственно, отметки о заверении копии (с указанием, где именно ее лучше расположить). Рассказываем про любопытную судебную практику по вопросу о том, какой способ заверения копии считать надлежащим.

Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки?

Правила выдачи документов, связанных с работой, и их копий определены в ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в случае соблюдения одновременно двух условий:

  • если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки
  • и работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.

Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 или не передавал работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.

ТК РФ также установлены:

  • срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления)
  • и требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.

Где найти правила заверения копии трудовой книжки?

В Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н 3, о копиях и их надлежащем заверении упоминается лишь вскользь в абз. 7 п. 29. Причем говорится о копиях документов, подтверждающих стаж работы, а не конкретно о копии трудовой книжки. И как именно надлежит заверять – ​увы, ответа в названных выше нормативных правовых актах нет.

Общие правила оформления отметки о копии документа приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 4.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Здесь справедливо заметить, что трудовая книжка не является организационно-распорядительным документом (т. е. не попадает под действие данного ГОСТ), да и сам стандарт применяется на добровольной основе 5.

Но у нас есть еще один нормативный правовой акт – ​Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» 6. Он является действующим и обязательным...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

7 ответов на кадровые вопросы по мобилизованным

Что делать, если работник исчез без предъявления повестки или не успел оформить заявление о приостановлении действия трудового договора, как того требует ТК РФ? А если он пропал и скрывается, не будучи официально мобилизованным? Как работодателю принять нового работника на место мобилизованного? Как уволить срочника после возвращения мобилизованного? Что делать с замещающим работником, если мобилизованный не вышел на работу после окончания мобилизации и его уволили за это? По каким основаниям разрешено увольнять мобилизованных? Как прекратить трудовой договор в случае смерти или признания безвестно отсутствующим ранее мобилизованного сотрудника? В статье даем ответы на эти вопросы и разбираем связанные с ними ситуации. Приводим образцы отдельных формулировок и оформления документов: условия трудового договора о сроке его действия при заключении с работником, замещающим мобилизованного, и приказа о приеме на работу; допсоглашения к трудовому договору с замещающим мобилизованного о том, что он трансформируется в действующий неопределенный срок в связи с увольнением замещаемого сотрудника; приказа об увольнении в связи с невыходом на работу в течение 3 месяцев после окончания военной службы по контракту, записей в бумажную трудовую книжку и подраздел ЕФС-1 для этой ситуации; приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника и расписки в получении трудовой книжки погибшего работника его супругой.

Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Можно ли сделать ее заверенную копию?

Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Мы ему выдали ее на руки. Можем ли мы после этого сделать заверенную копию трудовой по его просьбе? А если он попросит ее заверить до того момента, как мы внесли запись в трудовую книжку и выдали ему ее на руки?

Что делать с испорченными бланками трудовой книжки и вкладыша?

В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Когда без создания комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее не обойтись? Каким образом правильно составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какие есть варианты по исправлению записей, если поспешили внести сведения о выданной трудовой книжке или вкладыше в книгу учета их движения, а потом этот бланк оказался испорчен? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Приводим образцы приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, актов об уничтожении указанных бланков (составленных как комиссионно, так и единолично); примеры заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланков.

Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР

Рассказываем про изменения, которые произошли в правилах заполнения и сдачи отчета по форме СЗВ-ТД в ПФР. Читайте о новых сроках его представления, порядка указания кода выполняемой функции, а также тонкостей заполнения в случае, если временный перевод стал постоянным, когда совместитель переведен на работу по основному месту и если требуется скорректировать сведения о трудовой деятельности. Все рекомендации даны на основе актуальной позиции Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов. Приведем и разъяснения Роструда и его официальных консультантов, а также Минтруда России, чтобы вы могли сравнить порядок заполнения бумажных трудовых книжек и отчетов по форме СЗВ-ТД при спорных ситуациях.

7 ответов на кадровые вопросы по мобилизованным

Что делать, если работник исчез без предъявления повестки или не успел оформить заявление о приостановлении действия трудового договора, как того требует ТК РФ? А если он пропал и скрывается, не будучи официально мобилизованным? Как работодателю принять нового работника на место мобилизованного? Как уволить срочника после возвращения мобилизованного? Что делать с замещающим работником, если мобилизованный не вышел на работу после окончания мобилизации и его уволили за это? По каким основаниям разрешено увольнять мобилизованных? Как прекратить трудовой договор в случае смерти или признания безвестно отсутствующим ранее мобилизованного сотрудника? В статье даем ответы на эти вопросы и разбираем связанные с ними ситуации. Приводим образцы отдельных формулировок и оформления документов: условия трудового договора о сроке его действия при заключении с работником, замещающим мобилизованного, и приказа о приеме на работу; допсоглашения к трудовому договору с замещающим мобилизованного о том, что он трансформируется в действующий неопределенный срок в связи с увольнением замещаемого сотрудника; приказа об увольнении в связи с невыходом на работу в течение 3 месяцев после окончания военной службы по контракту, записей в бумажную трудовую книжку и подраздел ЕФС-1 для этой ситуации; приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника и расписки в получении трудовой книжки погибшего работника его супругой.

Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА

С введением электронных трудовых книжек круг должностных обязанностей кадровиков, по сути, расширился, ведь далеко не каждый работник откажется от бумажной формы трудовой книжки. Ответим на два наиболее часто встречающихся вопроса: требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников, а также в Положения о кадровой службе и/или иные ЛНА? Приведем образцы документов, которые понадобится составить на практике, если придется вносить изменения и/или дополнения в трудовые договоры, ЛНА, включая должностные инструкции. Узнаете, когда можно обойтись без подобных корректировок.

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Как уволиться, если скончался работодатель

Пандемия коронавируса поднимает важный вопрос, связанный со смертью работодателя: когда скончался генеральный директор, являющийся единственным участником ООО, или работодатель – ​индивидуальный предприниматель. В статье даем советы, куда обращаться в зависимости от конкретных обстоятельств и как получить невыплаченную зарплату. Приводим образцы документов – ​обращения к наследнику работодателя и уведомления о приостановке работы.