Вопрос
Заводил сотруднику вкладыш и случайно поставил штамп «Выдан вкладыш» на сам вкладыш. Что делать?
Отвечает

В ситуации, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее – Правила ведения трудовых книжек). Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Отдельно от трудовой книжки он юридической силы не имеет.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). Вместе с тем Правила ведения трудовых книжек не регламентируют конкретное место в трудовой книжке, где работодатель обязан поставить соответствующий штамп. Место проставления штампа выбирается кадровым специалистом в трудовой книжке самостоятельно при условии, что штамп не будет закрывать другие записи и будет читаемым. Выбор внутренней стороны обложки в начале трудовой книжки также не будет ошибкой, тем более что вкладышей может быть несколько. Следовательно, и штамп будет не один, а места на титульном листе не всегда достаточно1.

Таким образом, штамп с надписью «Выдан вкладыш» в любом случае проставляется в трудовой книжке, а не на вкладыше.

Если работодатель внес неверную или неточную запись (как в трудовую книжку, так и во вкладыш в нее), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Однако в рассматриваемом случае это общее правило неприменимо, поскольку штамп «Выдан вкладыш» не является записью сведений о работнике, выполняемой им работе и иной информации о трудовых отношениях организации с сотрудником.

В описанной ситуации можно сделать вывод об испорченном бланке вкладыша. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Форма акта законодательством для обычных коммерческих организаций не установлена, поэтому работодатель вправе составить его по разработанной им самим форме (см. образец акта в Примере 1).

Пример 1. Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Мнение эксперта

Для организаций государственного сектора установлен ряд обязательных правил. В частности, для списания бланков трудовых книжек и вкладышей в них следует применять форму акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)2. Связано это с тем, что согласно п. 337 Инструкции № 157н3 к бланкам строгой отчетности (БСО), учитываемым на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», относятся в том числе и бланки трудовых книжек, вкладышей в них. Предусмотрено, что перечень бланков, относимых к строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики4. Выбытие БСО при их списании (уничтожении) производится на основании акта по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Остальные же работодатели при желании могут использовать данную форму, закрепив это в своих документах в установленном порядке, или взять ее за основу при разработке и утверждении собственной.

На практике для осуществления списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них формируется комиссия из нескольких сотрудников для подтверждения уничтожения бланков (см. образец приказа о ее создании в Примере 2). Комиссия может быть временной или постоянной.

Пример 2. Приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Таким образом, кадровик должен уничтожить вкладыш с неверным штампом и оформить новый вкладыш в трудовую книжку.

Обращаем внимание, что в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине сотрудника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения трудовых книжек).

Из рассматриваемой ситуации следует, что штамп «Выдан вкладыш» не был поставлен в трудовую книжку. Поэтому работодатель должен поставить в ней штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер нового вкладыша (см. Пример 4).

И наконец, не забудьте внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись об испорченном бланке: «Бланк испорчен при первичном заполнении, подлежит уничтожению», удостоверив ее подписью лица, назначенного ответственным за ведение книги. Подпись датируется, дается ее расшифровка. Ниже дается ссылка на дату и номер акта об уничтожении (образец записи см. в Примере 3, где первая строчка с испорченным бланком, а вторая – с новым).

Пример 3. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланка трудовой книжки или вкладыша в нее

Пример 4. Титульный лист трудовой книжки со штампом «Выдан вкладыш»

Обратите внимание: об испорченном бланке также нужно внести запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу обычно ведут в бухгалтерии. В графах 2, 3, 4 данной книги указывается дата уничтожения (списания) бланка вкладыша, а в графе 6 дается ссылка на соответствующий акт уничтожения.

Сноски 4

  1. Данная точка зрения поддерживается и консультантами Роструда (см. https://онлайнинспекция. рф/questions/view/90181; https://онлайнинспекция.рф/questions/view/98779). Вернуться назад
  2. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». Вернуться назад
  3. Имеется в виду Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Вернуться назад
  4. См. также письмо Минфина России от 27.11.2014 № 02-07-10/60399 «Об учете бланков строгой отчетности». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как уволиться, если скончался работодатель

Пандемия коронавируса поднимает важный вопрос, связанный со смертью работодателя: когда скончался генеральный директор, являющийся единственным участником ООО, или работодатель – ​индивидуальный предприниматель. В статье даем советы, куда обращаться в зависимости от конкретных обстоятельств и как получить невыплаченную зарплату. Приводим образцы документов – ​обращения к наследнику работодателя и уведомления о приостановке работы.

Что делать, если на титульном листе трудовой книжки зачеркнута запись об образовании?

Работник принес трудовую книжку, в которой в графе «образование» на титульном листе зачеркнута надпись «среднее» и сверху написано «высшее». Никаких пояснений, когда и на основании какого документа сделано исправление, в трудовой книжке не дано (работник получил высшее образование в 2000 году). Надо ли вносить какие-то исправления или оставить все как есть?

Избран, назначен или принят: выбираем формулировку для кадровых документов

Между кадровиками, юристами и иногда даже руководителями периодически возникает спор – ​какой термин лучше использовать в документах при трудоустройстве лица в качестве руководителя: «избран», «назначен», «утвержден» или «принят»? На самом деле данный спор не имеет смысла, так как в разных нормативных документах это действие называется по-разному. Поэтому допустима ситуация, при которой юрист в корпоративных документах будет использовать термин «избран», а специалист по персоналу в кадровых документах – ​«назначен». Давайте разбираться.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Новый работник просит оформить ему бумажную трудовую книжку. Можно ли это сделать или бумажной книжки ему уже не положено? 2. Работник в прошлом году написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, а в этом передумал. Он может в любой момент написать новое заявление или есть какие-то ограничения?

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Новый работник просит оформить ему бумажную трудовую книжку. Можно ли это сделать или бумажной книжки ему уже не положено? 2. Работник в прошлом году написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, а в этом передумал. Он может в любой момент написать новое заявление или есть какие-то ограничения?

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Что делать, если на титульном листе трудовой книжки зачеркнута запись об образовании?

Работник принес трудовую книжку, в которой в графе «образование» на титульном листе зачеркнута надпись «среднее» и сверху написано «высшее». Никаких пояснений, когда и на основании какого документа сделано исправление, в трудовой книжке не дано (работник получил высшее образование в 2000 году). Надо ли вносить какие-то исправления или оставить все как есть?

О приеме на работу в трудовой книжке: бумажной и электронной

Записи о приеме на работу среди кадровиков считаются самыми простыми с точки зрения внесения в бумажные трудовые книжки. Но ровно до тех пор, пока не столкнешься с нетипичной ситуацией: можно ли заводить трудовую книжку или вносить в нее записи с первого дня работы сотрудника? а использовать штамп с названием организации? обязательно ли указывать структурное подразделение, в которое работник принят? нужно ли отражать вахтовый метод работы? какую запись внести в трудовую руководителя организации: принят на работу, избран или назначен на должность? и что указывать в графе «Основание» – ​приказ или протокол общего собрания? С появлением «электронных трудовых книжек» к этому списку добавились новые вопросы: как понять, какую трудовую книжку – ​бумажную или электронную – ​надо вести на нового сотрудника? в какой срок направить отчет по форме СЗВ-ТД при приеме нового работника и можно ли его сдать в бумажном виде? нужно ли его оформлять при приеме на работу по совместительству? что делать, если при приеме новый работник сразу подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.