Вопрос
Заводил сотруднику вкладыш и случайно поставил штамп «Выдан вкладыш» на сам вкладыш. Что делать?
Отвечает

В ситуации, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее – Правила ведения трудовых книжек). Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Отдельно от трудовой книжки он юридической силы не имеет.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). Вместе с тем Правила ведения трудовых книжек не регламентируют конкретное место в трудовой книжке, где работодатель обязан поставить соответствующий штамп. Место проставления штампа выбирается кадровым специалистом в трудовой книжке самостоятельно при условии, что штамп не будет закрывать другие записи и будет читаемым. Выбор внутренней стороны обложки в начале трудовой книжки также не будет ошибкой, тем более что вкладышей может быть несколько. Следовательно, и штамп будет не один, а места на титульном листе не всегда достаточно1.

Таким образом, штамп с надписью «Выдан вкладыш» в любом случае проставляется в трудовой книжке, а не на вкладыше.

Если работодатель внес неверную или неточную запись (как в трудовую книжку, так и во вкладыш в нее), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Однако в рассматриваемом случае это общее правило неприменимо, поскольку штамп «Выдан вкладыш» не является записью сведений о работнике, выполняемой им работе и иной информации о трудовых отношениях организации с сотрудником.

В описанной ситуации можно сделать вывод об испорченном бланке вкладыша. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Форма акта законодательством для обычных коммерческих организаций не установлена, поэтому работодатель вправе составить его по разработанной им самим форме (см. образец акта в Примере 1).

Пример 1. Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Мнение эксперта

Для организаций государственного сектора установлен ряд обязательных правил. В частности, для списания бланков трудовых книжек и вкладышей в них следует применять форму акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)2. Связано это с тем, что согласно п. 337 Инструкции № 157н3 к бланкам строгой отчетности (БСО), учитываемым на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», относятся в том числе и бланки трудовых книжек, вкладышей в них. Предусмотрено, что перечень бланков, относимых к строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики4. Выбытие БСО при их списании (уничтожении) производится на основании акта по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Остальные же работодатели при желании могут использовать данную форму, закрепив это в своих документах в установленном порядке, или взять ее за основу при разработке и утверждении собственной.

На практике для осуществления списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них формируется комиссия из нескольких сотрудников для подтверждения уничтожения бланков (см. образец приказа о ее создании в Примере 2). Комиссия может быть временной или постоянной.

Пример 2. Приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Таким образом, кадровик должен уничтожить вкладыш с неверным штампом и оформить новый вкладыш в трудовую книжку.

Обращаем внимание, что в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине сотрудника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения трудовых книжек).

Из рассматриваемой ситуации следует, что штамп «Выдан вкладыш» не был поставлен в трудовую книжку. Поэтому работодатель должен поставить в ней штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер нового вкладыша (см. Пример 4).

И наконец, не забудьте внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись об испорченном бланке: «Бланк испорчен при первичном заполнении, подлежит уничтожению», удостоверив ее подписью лица, назначенного ответственным за ведение книги. Подпись датируется, дается ее расшифровка. Ниже дается ссылка на дату и номер акта об уничтожении (образец записи см. в Примере 3, где первая строчка с испорченным бланком, а вторая – с новым).

Пример 3. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланка трудовой книжки или вкладыша в нее

Пример 4. Титульный лист трудовой книжки со штампом «Выдан вкладыш»

Обратите внимание: об испорченном бланке также нужно внести запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу обычно ведут в бухгалтерии. В графах 2, 3, 4 данной книги указывается дата уничтожения (списания) бланка вкладыша, а в графе 6 дается ссылка на соответствующий акт уничтожения.

Сноски 4

  1. Данная точка зрения поддерживается и консультантами Роструда (см. https://онлайнинспекция. рф/questions/view/90181; https://онлайнинспекция.рф/questions/view/98779). Вернуться назад
  2. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». Вернуться назад
  3. Имеется в виду Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Вернуться назад
  4. См. также письмо Минфина России от 27.11.2014 № 02-07-10/60399 «Об учете бланков строгой отчетности». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Об отмене неверной записи в трудовой книжке

Сотрудница уволена с прежнего места работы 31.12.2013. На новом месте работает с 01.01.2014 (по приказу от 31.12.2013). Ошибку заметили только сейчас. Как правильно отменить неверную запись и внести верную? Какой датой?

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

В рамках цикла статей, посвященных вопросам внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки, мы уже разобрали ситуации приема на работу, переводов на работу к тому же работодателю и другому, переименования организации, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности/подчиненности, изменения типа учреждения. Сейчас же рассмотрим: переименование должности (профессии), структурного подразделения (как внутреннего, так и внешнего); присвоение работнику нового разряда, установление иной профессии, специальности, квалификации; награждение (поощрение); работу по совместительству; ситуацию, когда сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Также расскажем, как вносить в бумажную книжку информацию о времени военной и иной установленной службы работника, записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Узнаете, надо ли сейчас вносить отдельные записи о стаже. Приведем образцы заполнения бумажной трудовой книжки, а также покажем, как в аналогичных случаях следует поступать с данными в отчете по форме СЗВ‑ТД.

В трудовой книжке пропустили запись – как ее внести

В трудовой книжке работника пропустили запись о переводе и присвоении разряда. После этой даты в нее уже было внесено несколько записей у того же работодателя. Как правильно оформить пропущенную запись?

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: переименование организации

Продолжаем цикл статей о внесении записей в трудовую книжку. На этот раз расскажем, как заполнять бумажную трудовую книжку в случае переименования организации. На конкретных примерах рассмотрим ситуации обычного изменения наименования компании, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности / подчиненности и пр. Разъясним, как подается СЗВ-ТД в этих случаях (с образцом заполненной формы).

О приеме на работу в трудовой книжке: бумажной и электронной

Записи о приеме на работу среди кадровиков считаются самыми простыми с точки зрения внесения в бумажные трудовые книжки. Но ровно до тех пор, пока не столкнешься с нетипичной ситуацией: можно ли заводить трудовую книжку или вносить в нее записи с первого дня работы сотрудника? а использовать штамп с названием организации? обязательно ли указывать структурное подразделение, в которое работник принят? нужно ли отражать вахтовый метод работы? какую запись внести в трудовую руководителя организации: принят на работу, избран или назначен на должность? и что указывать в графе «Основание» – ​приказ или протокол общего собрания? С появлением «электронных трудовых книжек» к этому списку добавились новые вопросы: как понять, какую трудовую книжку – ​бумажную или электронную – ​надо вести на нового сотрудника? в какой срок направить отчет по форме СЗВ-ТД при приеме нового работника и можно ли его сдать в бумажном виде? нужно ли его оформлять при приеме на работу по совместительству? что делать, если при приеме новый работник сразу подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: переименование организации

Продолжаем цикл статей о внесении записей в трудовую книжку. На этот раз расскажем, как заполнять бумажную трудовую книжку в случае переименования организации. На конкретных примерах рассмотрим ситуации обычного изменения наименования компании, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности / подчиненности и пр. Разъясним, как подается СЗВ-ТД в этих случаях (с образцом заполненной формы).

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: перевод на другую работу у того же работодателя

За время работы по найму в отношении работника могут производиться разные кадровые мероприятия: переводы на другую работу, переименования должности и структурного подразделения. Он может пройти повышение квалификации, получить вторую профессию и быть награжден за успехи в работе. Да и сам работодатель может претерпеть изменения, начиная от переименования и заканчивая реорганизацией. Как понять, какие записи надо обязательно вносить в бумажные трудовые книжки, а от каких лучше отказаться? Все ли из привычных нам записей имеют аналоги в подаваемых работодателем сведениях о трудовой деятельности в электронном виде? С помощью первой статьи из цикла вы проверите ранее внесенные в трудовые книжки работников записи и убедитесь, все ли правильно делаете в связи с переходом в этом году на электронный формат сведений о трудовой деятельности. Поймете, в чем разница между записями о переводах на другую должность и в иное структурное подразделение (как внутреннее, так и обособленное); когда запись о фактически измененном подразделении можно не вносить; нужно ли дублировать в записи о переводе название структурного подразделения, если оно не меняется, а меняется только должность; как отразить трансформацию временного перевода в постоянный и пр.

Сотрудника уволили по «статье». Как исправить запись в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию»

Сотрудник был уволен «по статье» за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию». Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать такое исправление.