В ситуации, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее – Правила ведения трудовых книжек). Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Отдельно от трудовой книжки он юридической силы не имеет.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). Вместе с тем Правила ведения трудовых книжек не регламентируют конкретное место в трудовой книжке, где работодатель обязан поставить соответствующий штамп. Место проставления штампа выбирается кадровым специалистом в трудовой книжке самостоятельно при условии, что штамп не будет закрывать другие записи и будет читаемым. Выбор внутренней стороны обложки в начале трудовой книжки также не будет ошибкой, тем более что вкладышей может быть несколько. Следовательно, и штамп будет не один, а места на титульном листе не всегда достаточно1.
Таким образом, штамп с надписью «Выдан вкладыш» в любом случае проставляется в трудовой книжке, а не на вкладыше.
Если работодатель внес неверную или неточную запись (как в трудовую книжку, так и во вкладыш в нее), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Однако в рассматриваемом случае это общее правило неприменимо, поскольку штамп «Выдан вкладыш» не является записью сведений о работнике, выполняемой им работе и иной информации о трудовых отношениях организации с сотрудником.
В описанной ситуации можно сделать вывод об испорченном бланке вкладыша. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Форма акта законодательством для обычных коммерческих организаций не установлена, поэтому работодатель вправе составить его по разработанной им самим форме (см. образец акта в Примере 1).
Пример 1. Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Для организаций государственного сектора установлен ряд обязательных правил. В частности, для списания бланков трудовых книжек и вкладышей в них следует применять форму акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)2. Связано это с тем, что согласно п. 337 Инструкции № 157н3 к бланкам строгой отчетности (БСО), учитываемым на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», относятся в том числе и бланки трудовых книжек, вкладышей в них. Предусмотрено, что перечень бланков, относимых к строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики4. Выбытие БСО при их списании (уничтожении) производится на основании акта по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.
Остальные же работодатели при желании могут использовать данную форму, закрепив это в своих документах в установленном порядке, или взять ее за основу при разработке и утверждении собственной.
На практике для осуществления списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них формируется комиссия из нескольких сотрудников для подтверждения уничтожения бланков (см. образец приказа о ее создании в Примере 2). Комиссия может быть временной или постоянной.
Пример 2. Приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Таким образом, кадровик должен уничтожить вкладыш с неверным штампом и оформить новый вкладыш в трудовую книжку.
Обращаем внимание, что в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине сотрудника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения трудовых книжек).
Из рассматриваемой ситуации следует, что штамп «Выдан вкладыш» не был поставлен в трудовую книжку. Поэтому работодатель должен поставить в ней штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер нового вкладыша (см. Пример 4).
И наконец, не забудьте внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись об испорченном бланке: «Бланк испорчен при первичном заполнении, подлежит уничтожению», удостоверив ее подписью лица, назначенного ответственным за ведение книги. Подпись датируется, дается ее расшифровка. Ниже дается ссылка на дату и номер акта об уничтожении (образец записи см. в Примере 3, где первая строчка с испорченным бланком, а вторая – с новым).
Пример 3. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланка трудовой книжки или вкладыша в нее
Пример 4. Титульный лист трудовой книжки со штампом «Выдан вкладыш»
Обратите внимание: об испорченном бланке также нужно внести запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу обычно ведут в бухгалтерии. В графах 2, 3, 4 данной книги указывается дата уничтожения (списания) бланка вкладыша, а в графе 6 дается ссылка на соответствующий акт уничтожения.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.
Кто должен подготовить и выдать документы работнику в день прекращения трудового договора (сотрудник отдела кадров или бухгалтерии)? Какие документы обязан выдать работодатель при увольнении работнику, в отношении которого ведется бумажная трудовая книжка?
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если работник был учредителем и директором ООО в своей фирме. Мы его приняли заместителем директора по совместительству, потом перевели директором тоже по совместительству. Затем работа в качестве директора (по совместительству) становится основной. Записи по основному месту работы о совместительстве не было, там его уволили и сделали запись об увольнении. Как правильно внести запись в трудовую книжку о том, что он был принят сначала по совместительству заместителем директора, потом по совместительству директором, а потом на основную работу директором? Очень прошу написать и объяснить примером.
Обязан ли работодатель письменно уведомлять работников за 2 месяца об изменении названия учреждения (переименовании)?
Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.
Пандемия коронавируса поднимает важный вопрос, связанный со смертью работодателя: когда скончался генеральный директор, являющийся единственным участником ООО, или работодатель – индивидуальный предприниматель. В статье даем советы, куда обращаться в зависимости от конкретных обстоятельств и как получить невыплаченную зарплату. Приводим образцы документов – обращения к наследнику работодателя и уведомления о приостановке работы.
С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.
Сотрудник был уволен «по статье» за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию». Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать такое исправление.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
