Заводил сотруднику вкладыш и случайно поставил штамп «Выдан вкладыш» на сам вкладыш. Что делать?

Вопрос
Заводил сотруднику вкладыш и случайно поставил штамп «Выдан вкладыш» на сам вкладыш. Что делать?
Отвечает

В ситуации, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее – Правила ведения трудовых книжек). Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Отдельно от трудовой книжки он юридической силы не имеет.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). Вместе с тем Правила ведения трудовых книжек не регламентируют конкретное место в трудовой книжке, где работодатель обязан поставить соответствующий штамп. Место проставления штампа выбирается кадровым специалистом в трудовой книжке самостоятельно при условии, что штамп не будет закрывать другие записи и будет читаемым. Выбор внутренней стороны обложки в начале трудовой книжки также не будет ошибкой, тем более что вкладышей может быть несколько. Следовательно, и штамп будет не один, а места на титульном листе не всегда достаточно1.

Таким образом, штамп с надписью «Выдан вкладыш» в любом случае проставляется в трудовой книжке, а не на вкладыше.

Если работодатель внес неверную или неточную запись (как в трудовую книжку, так и во вкладыш в нее), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Однако в рассматриваемом случае это общее правило неприменимо, поскольку штамп «Выдан вкладыш» не является записью сведений о работнике, выполняемой им работе и иной информации о трудовых отношениях организации с сотрудником.

В описанной ситуации можно сделать вывод об испорченном бланке вкладыша. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Форма акта законодательством для обычных коммерческих организаций не установлена, поэтому работодатель вправе составить его по разработанной им самим форме (см. образец акта в Примере 1).

Пример 1. Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Мнение эксперта

Для организаций государственного сектора установлен ряд обязательных правил. В частности, для списания бланков трудовых книжек и вкладышей в них следует применять форму акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)2. Связано это с тем, что согласно п. 337 Инструкции № 157н3 к бланкам строгой отчетности (БСО), учитываемым на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», относятся в том числе и бланки трудовых книжек, вкладышей в них. Предусмотрено, что перечень бланков, относимых к строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики4. Выбытие БСО при их списании (уничтожении) производится на основании акта по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Остальные же работодатели при желании могут использовать данную форму, закрепив это в своих документах в установленном порядке, или взять ее за основу при разработке и утверждении собственной.

На практике для осуществления списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них формируется комиссия из нескольких сотрудников для подтверждения уничтожения бланков (см. образец приказа о ее создании в Примере 2). Комиссия может быть временной или постоянной.

Пример 2. Приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Таким образом, кадровик должен уничтожить вкладыш с неверным штампом и оформить новый вкладыш в трудовую книжку.

Обращаем внимание, что в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине сотрудника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения трудовых книжек).

Из рассматриваемой ситуации следует, что штамп «Выдан вкладыш» не был поставлен в трудовую книжку. Поэтому работодатель должен поставить в ней штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер нового вкладыша (см. Пример 4).

И наконец, не забудьте внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись об испорченном бланке: «Бланк испорчен при первичном заполнении, подлежит уничтожению», удостоверив ее подписью лица, назначенного ответственным за ведение книги. Подпись датируется, дается ее расшифровка. Ниже дается ссылка на дату и номер акта об уничтожении (образец записи см. в Примере 3, где первая строчка с испорченным бланком, а вторая – с новым).

Пример 3. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланка трудовой книжки или вкладыша в нее
Пример 4. Титульный лист трудовой книжки со штампом «Выдан вкладыш»

Обратите внимание: об испорченном бланке также нужно внести запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу обычно ведут в бухгалтерии. В графах 2, 3, 4 данной книги указывается дата уничтожения (списания) бланка вкладыша, а в графе 6 дается ссылка на соответствующий акт уничтожения.

Сноски 4

  1. Данная точка зрения поддерживается и консультантами Роструда (см. https://онлайнинспекция. рф/questions/view/90181; https://онлайнинспекция.рф/questions/view/98779). Вернуться назад
  2. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». Вернуться назад
  3. Имеется в виду Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Вернуться назад
  4. См. также письмо Минфина России от 27.11.2014 № 02-07-10/60399 «Об учете бланков строгой отчетности». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Запись о выдаче дубликата вкладыша трудовой книжки – как правильно аннулировать

Как аннулировать запись о том, что был выдан дубликат вкладыша трудовой книжки? Сотрудник долго не мог устроиться на работу; чтобы благополучно выглядеть перед работодателем, купил второй вкладыш в ТК. В отделе кадров на предыдущей работе, заявил, что потерял вкладыш и нужно восстановить записи. Внесли запись об увольнении и соответственно написали: «выдан дубликат вкладыша номер такой-то». Человек после этого сделал запись по знакомству о том, что якобы работает (в оригинале вкладыша, естественно, другие записи с перерывами, в зависимости от мест работ, где задерживался недолго). В тот же период времени обращался в центр занятости и вставал на учет. Потом понял, что совершил глупость с созданием дубликата вкладыша, ведь, возможно, придется обращаться в центр занятости, и вся ситуация «всплывает» наружу. Решено было оставить оригинал вкладыша, а дубликат выбросить во избежание проблем. Проблема – ​на трудовой книжке есть запись о выдаче вкладыша с номером таким-то и о выдаче дубликата с номером таким-то. Как правильно аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша? Просто зачеркнуть, наверное, нельзя?

Как работодателю подготовиться к электронным трудовым книжкам

С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на так называемые электронные трудовые книжки. В чем суть новшеств? Как они повлияют на работу кадровиков и отразятся на интересах работников? Уйдут ли в прошлое привычные нам бумажные трудовые книжки? Как теперь сотрудники смогут подтвердить свой стаж? И какие обязанности возникнут у работодателей в связи с переходом на новые правила? Давайте разбираться уже сейчас. А в мартовском номере журнала мы подробно с примерами для разных ситуаций расскажем, как заполнить форму СЗВ-ТД и на что обратить внимание при ее подаче.

Как утвердить формы первичных учетных документов

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1), без их изменения, то надо ли их утверждать руководителю организации? Если надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому приказу? Можно ли ввести в действие в своей организации «госкомстатовские» формы сейчас «задним числом», если вовремя к 2013 году это сделано не было? Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?

Проверяем бланки трудовых книжек

Какие существуют бланки трудовых книжек? Куда направить запрос, чтобы уточнить, не подделан ли документ? На что обратить внимание при приеме работника на работу? Кто и как должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них? Как прописать в ЛНА, что трудовая книжка выдается работнику безвозмездно?

Запись о выдаче дубликата вкладыша трудовой книжки – как правильно аннулировать

Как аннулировать запись о том, что был выдан дубликат вкладыша трудовой книжки? Сотрудник долго не мог устроиться на работу; чтобы благополучно выглядеть перед работодателем, купил второй вкладыш в ТК. В отделе кадров на предыдущей работе, заявил, что потерял вкладыш и нужно восстановить записи. Внесли запись об увольнении и соответственно написали: «выдан дубликат вкладыша номер такой-то». Человек после этого сделал запись по знакомству о том, что якобы работает (в оригинале вкладыша, естественно, другие записи с перерывами, в зависимости от мест работ, где задерживался недолго). В тот же период времени обращался в центр занятости и вставал на учет. Потом понял, что совершил глупость с созданием дубликата вкладыша, ведь, возможно, придется обращаться в центр занятости, и вся ситуация «всплывает» наружу. Решено было оставить оригинал вкладыша, а дубликат выбросить во избежание проблем. Проблема – ​на трудовой книжке есть запись о выдаче вкладыша с номером таким-то и о выдаче дубликата с номером таким-то. Как правильно аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша? Просто зачеркнуть, наверное, нельзя?

Как работодателю подготовиться к электронным трудовым книжкам

С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на так называемые электронные трудовые книжки. В чем суть новшеств? Как они повлияют на работу кадровиков и отразятся на интересах работников? Уйдут ли в прошлое привычные нам бумажные трудовые книжки? Как теперь сотрудники смогут подтвердить свой стаж? И какие обязанности возникнут у работодателей в связи с переходом на новые правила? Давайте разбираться уже сейчас. А в мартовском номере журнала мы подробно с примерами для разных ситуаций расскажем, как заполнить форму СЗВ-ТД и на что обратить внимание при ее подаче.

Проверяем бланки трудовых книжек

Какие существуют бланки трудовых книжек? Куда направить запрос, чтобы уточнить, не подделан ли документ? На что обратить внимание при приеме работника на работу? Кто и как должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них? Как прописать в ЛНА, что трудовая книжка выдается работнику безвозмездно?

Как утвердить формы первичных учетных документов

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1), без их изменения, то надо ли их утверждать руководителю организации? Если надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому приказу? Можно ли ввести в действие в своей организации «госкомстатовские» формы сейчас «задним числом», если вовремя к 2013 году это сделано не было? Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?