Наверное, все-таки не 2–3 экземпляра заявлений, а 2 или 3 копии заявлений работников с подлинными визами руководителей структурных подразделений и других уполномоченных лиц. Формировать копии в отдельные дела и присваивать им 50-летний срок хранения не следует.
Вы правильно руководствуетесь Перечнем 2019 года, из статьи 434 которого следует, что в кадровом делопроизводстве приказы оформляются, регистрируются в рамках отдельных документопотоков и потом формируются в дела в соответствии с вопросом (предметом регулирования) и сроками хранения. Причем документы, которые являются основаниями для издания приказов по личному составу, хранятся в течение тех же сроков, что и сами приказы.
Такой принцип формирования и единство применяемых сроков хранения обусловлены тем, что в трудовых отношениях действуют 2 стороны (работодатель и работник), многие действия с работником можно совершать только с его согласия. А свое согласие (и даже несогласие) работник часто официально оформляет в заявлении. Поэтому хранить заявления как доказательство согласия работника и приказы по личному составу необходимо вместе в одном деле в последовательности: приказ + заявление (подлинный экземпляр, подписанный работником собственноручно). Такой порядок оптимален в вашей ситуации, когда личные дела работников не ведутся.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
| № статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
| 434 |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; <…>
|
50/75 лет ЭПК
|
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет |
Но если организация труда работников вахтовым методом является для вас основной, то рекомендуем подумать о выделении нового документопотока. Обычно приказы по личному составу, которыми регулируются трудовые отношения с работниками, регистрируются в валовом порядке в пределах календарного года, если в них идет речь о приеме, переводе, увольнении и т. п. (см. ст. 434 а) Перечня 2019 года). Но приказы о работе вахтовым методом и документы-основания к ним возможно регистрировать, формировать в дела и хранить в течение 50 лет в рамках отдельного, самостоятельного документопотока. Это будет удобно в настоящее время, когда документы по данному вопросу будут идентифицированы как отдельный комплекс, а также в будущем, когда потребуется поиск уже архивных документов, подтверждающих стаж и условия работы граждан в вашей организации.
Подумайте также, как без ведения личных дел работников обеспечить сохранность всего комплекса документов – доказательств заключения срочных (или на неопределенный срок) трудовых договоров при вахтовом режиме работы. Возможно, при формировании каждой «вахты» будет целесообразно в 1 комплекс (дело) включить приказы и заявления работников. Условный заголовок дела может быть следующим: «Приказы по личному составу работников с установленным вахтовым режимом работы».
Но в следующее дело необходимо сформировать и трудовые договоры, а при наличии и договоры о материальной ответственности, ученические договоры, медицинские документы и документы о медицинском и социальном страховании, рабочие инструкции с отметкой работников об ознакомлении (экземпляры работодателя), возможные дополнительные соглашения и др. Подобные дела могут формироваться по всем работникам конкретного объекта за конкретный период или на каждого работника, на каждый объект работы и т. п. Примерный заголовок дела может быть следующим: «Трудовые договоры работников с установленным вахтовым режимом работы и документы к ним».
Это поможет обеспечить комплекс доказательств трудовых отношений с конкретным работником для обеспечения его будущих социальных прав при вахтовом методе работы при отсутствии личного дела.
