С 2021 г. сотрудники во всех регионах начали получать пособия не от работодателей, а прямо из Фонда социального страхования РФ. Это касается всех основных соцвыплат по болезни, из-за несчастного случая, беременности и родов, рождения и ухода за маленьким ребенком.
Технически это выглядит так. Работник получает лист в поликлинике и передает его в компанию. Если больничный электронный – сообщает номер. В зависимости от типа выплаты потребуются и другие документы: справка с реквизитами счета для начисления, справка о рождении ребенка и др. Работодатель передает информацию в Фонд, а последний затем переводит деньги на зарплатный или другой личный счет человека. Но надо помнить, что некоторые пособия начисляются на банковскую карту «Мир», скажем пособие по материнству. То есть выплату переведут на счет, к которому привязана такая карта, или на счет, к которому не привязаны никакие карты.
Компания должна отправить больничный в ФСС РФ не позднее 6 месяцев со дня его закрытия. Если этот срок пропущен, сотрудник будет вынужден сделать это самостоятельно. Кроме того, придется обосновать причину задержки – в выплате могут отказать, если она будет неуважительной.
За работодателями оставили всего три выплаты:
- пособие за первые три дня больничного,
- пособие на погребение и
- выплата среднего заработка за дополнительные выходные дни для ухода за ребенком с инвалидностью.
Если работник болел 10 дней: первые три дня на совести компании, остальные – оплачивает ФСС РФ. Но важнее здесь даже другое. Отныне для бизнеса отменили систему компенсаций по пособиям. Если вы решите полностью оплатить больничный работнику, возместить расходы из ФСС РФ уже не получится. Следовательно, нельзя уменьшить на них и страховые взносы, даже за три дня больничного.
Более того, в связи с новой схемой начисления в больничном не надо указывать ту сумму, которую перечислит сам Фонд, и общий размер всего пособия. В противном случае могут возникнуть споры о страховых взносах и налогах из-за расхождений в суммах.
Что касается заявлений, то Постановление Правительства РФ № 2375 изменило правила предоставления документов для пособий. В соответствии с ним список документов должен быть определен нормативными правовыми актами. Простой пример: перечень документов для выплаты больничного указан в ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». И в нем нет такого документа, как заявление на получения пособия. Но на практике пока происходит иначе. Несколько компаний уже получили официальные отказы из отделений ФСС РФ. В них сказано, что при наступлении страхового случая работник должен обратиться с заявлением о выплате пособия. Поэтому мы рекомендуем работодателям все же получать такое заявление от сотрудников.
Вы справедливо обратили внимание на вопрос хранения больничных в связи с новым порядком выплат. Дело в том, что статья 618 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) указывает, что срок хранения больничных составляет 5 лет. А подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ уточняет, что документы для исчисления страховых взносов хранятся в течение 6 лет. Листки нетрудоспособности к ним относятся напрямую. Причем отсчет срока лучше вести не с даты закрытия документа, а с 1 января следующего года. Именно такой вывод мы делаем, исходя из ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В связи с этим рекомендуем хранить листки нетрудоспособности по большему сроку – 6 лет.
Порядок хранения листков нетрудоспособности законодательно не утвержден. Поэтому компания может сама его установить в локальном нормативном акте. Только не забывайте о требованиях законодательства о персональных данных, ведь медицинские сведения считаются личной информацией особой категории. В связи с этим можно придерживаться трех правил:
1) назначить приказом ответственного за хранение листков нетрудоспособности с предоставлением ему доступа к персданным;
2) регистрировать поступившие больничные от работников;
3) предусмотреть специальное место для хранения, например несгораемый запирающийся шкаф или сейф, и обеспечить защиту информации, чтобы у посторонних не было к нему доступа.