Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим

Зачем?

От ответа на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?» зависит, как минимум, половина успеха проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Как ни странно, очень часто можно услышать ответ типа: «У конкурента/партнера уже есть – чем мы хуже?» Но если поставить такую цель внедрения СЭД, результаты вряд ли будут впечатляющими.

Итак, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении СЭД? Рассмотрим возможные варианты.

Поскольку достижение каждой из этих целей последовательно увеличивает как бюджет проекта автоматизации, так и риски того, что проект не будет успешно завершен, к постановке завышенных целей следует относиться с максимальной осторожностью.

Еще одной распространенной ошибкой при внедрении системы является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота. Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос»».

Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании. Пилотные проекты типа «на одном отделе попробуем» в большинстве случаев не помогут даже понять, нужен электронный документооборот компании или нет.

Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу – выбору системы электронного документооборота.

Как выбрать?

Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.

В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас – достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот.

Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:

1. Системы организации архива (хранилища) документов.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота.

Большинство современных СЭД содержит элементы каждой из трех групп, но «полноценные универсалы» встречаются редко. Как правило, каждая система ориентирована на автоматизацию какой-то определенной группы процессов.

1. Системы организации архива документов

У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:

• Специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов. Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор). Таких систем не так уж и много, они решают достаточно узкий круг задач, и мы их в данной статье рассматривать не будем.
• «Облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним.

Если говорить об архиве документов как об «облегченной» системе документооборота, то в данном подходе к автоматизации документооборота наиболее популярны следующие решения:

В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых предприятий (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10–20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:

• Архив документов:
• хранение и архивирование документов,
• поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
• сканирование и распознавание документов;
• Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):
• регистрация документов,
• организация номенклатуры дел,
• разграничение прав доступа.
• Документооборот:
• маршрутизация документов,
• выдача поручений,
• визуализация бизнес-процессов.

Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества. Подробную информацию о системах можно получить сайте http://www.doc-online.ru и на сайтах производителей СЭД.

3. Комплексные системы автоматизации документооборота

Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, – выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.

Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.

Что дальше?

После того как определились фавориты на покупку, не забудьте учесть следующие аспекты, которые обязательно скажутся на успешности проекта внедрения СЭД:

• Поинтересуйтесь, какие у системы возможности «на вырост», чтобы не пришлось с ростом масштаба бизнеса тратить деньги на внедрение новой СЭД.
• При сравнении стоимости систем оценивайте полную стоимость проекта. Очень часто значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
• Перед покупкой посмотрите на систему «вживую», а еще лучше – у клиентов поставщика решения. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней.
• Некоторые из представленных на рынке систем относятся к так называемым «коробочным» СЭД. Под этим подразумевается возможность установить и настроить систему собственными силами. Посчитайте, такой вариант может оказаться выгоднее, даже если придется отправить на обучение ваших ИТ-специалистов.
• Убедитесь в том, что сотрудники вашей компании «потянут» систему – любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения. Если в компании нехватка персонала – надо или увеличить его количество, или выбрать СЭД с более простыми функциями.
• Процедура внедрения системы – важный элемент успешности проекта. Перед покупкой системы обязательно заранее спланируйте этот этап и обговорите его особенности с поставщиком решения! Очень часто без тщательной проработки этого этапа СЭД повисает «мертвым грузом» на компании.

Внедрение системы электронного документооборота – ответственный шаг для компании, в особенности для средних и малых компаний, где любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе». Поэтому правильность выбора СЭД и поставщика решения, учитывающих особенности работы компаний среднего и малого бизнеса, – очень важный фактор. В данной статье мы постарались дать представление о современном состоянии рынка СЭД для компаний среднего и малого бизнеса и помочь в правильном выборе системы электронного документооборота. Успехов вам.