Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6 / 2008

Екатерина Каменева

эксперт в области документационного обеспечения управления

Если вы уже познали вкус планирования при помощи обычного бумажного ежедневника, то эта статья может стать поводом для его перевода в электронный вид. Тем более что такие возможности предоставляет программа MS Outlook, которая установлена на большинстве персональных компьютеров. Вы наверняка используете ее для работы с электронной почтой. Если вы воспользуетесь нашими советами, то вам будет удобнее планировать повторяющиеся события, вы сможете задействовать систему оповещений, вести не один, а несколько электронных ежедневников (для себя и своего руководителя), настроить параметры отображения информации по своему вкусу, быть более мобильными (календарь можно переносить на любой компьютер, экспортировать в MS Access, Excel и Word, а также распечатывать в бумажном виде).

Планирование помогает оптимальнее использовать свое рабочее время для выполнения должностных обязанностей. Кроме того, планировать можно не только свое, но и чужое время. Например, секретари-референты и помощники руководителей осуществляют планирование рабочего дня своего шефа.
Мы знаем, что в большинстве организаций установлена программа Microsoft Outlook, которую используют в основном для работы с электронной почтой. Но у MS Outlook есть еще и функция «Календарь», которая как раз и предназначена для планирования времени. При этом календарь MS Outlook имеет целый ряд преимуществ по сравнению с бумажным еженедельником. Так почему же не начать использовать их?!

Ведь это позволит вам:

удобнее планировать повторяющиеся события;

задействовать систему оповещений, которая заблаговременно предупредит о приближающемся событии и не позволит забыть о нем;

одновременно вести несколько календарей, например, для планирования собственного рабочего времени и времени руководителя;

гибко настраивать параметры отображения дат и времени, что позволяет открывать для одновременного просмотра события одного или нескольких дней;

быстро найти нужную дату и посмотреть назначенные на нее события.

С нашей помощью вы сможете разобраться, как выполнять те или иные действия по планированию рабочего времени в этой программе. Для наглядности пошаговое выполнение процедур мы будем иллюстрировать изображением экранных окон календаря из MS Outlook версии 2003. Если на вашем компьютере стоит более ранняя или более поздняя версия программы, то расхождения ее возможностей с описываемыми в статье будут незначительными. Главное – понять принцип работы!

Чтобы просмотреть свой Календарь или внести в него новые записи о событиях, необходимо, во-первых, открыть MS Outlook, а во-вторых, щелкнуть на кнопку «Календарь» в области переходов (см. Рисунок 1).

Рисунок 1

Виды записей в календаре

В Календаре MS Outlook существуют записи трех типов:

Встреча – событие или действие, касающееся только «владельца календаря».
Собрание – событие, касающееся других людей. Собрание похоже на встречу, но оно включает организатора и других участников, а также место проведения собрания. Собрание в вашем Календаре может быть организовано вами или может быть добавлено в случае, если вас пригласит участвовать в нем кто-то другой. То есть собрания появляются в календаре организатора и календарях участников. Во время создания собрания организатор готовит «приглашения на собрание», которые доставляются его участникам по электронной почте.
Событие на целый день – оно длится целые сутки, но не блокирует время в календаре. Назначив его, можно включать в свое расписание и другие события на этот день. Событие на целый день целесообразно использовать в том случае, если нужно показать действие, которое происходит в конкретный день, не занимая все интервалы времени в календаре MS Outlook. Например, данный тип записи можно использовать для повторяющихся ежегодных событий, таких, как день рождения или годовщина.

В данной статье мы остановимся только на двух типах записей, а именно – на встречах и событиях на целый день. Работа с собраниями – достаточно объемная тема, которую можно рассмотреть в рамках отдельной статьи.

Создание встреч

Создать новую встречу можно одним из следующих трех способов:

В панели инструментов «Стандартная» выбрать команду «Создать», далее – «Встреча» (см. Рисунок 2).
В строке меню выбрать «Действия», далее – команду «Новая встреча» (см. Рисунок 3).
В сетке календаря выбрать время для встречи, выделить его, а потом щелкнуть правой кнопкой «мыши» и в открывшемся контекстном меню выбрать команду «Новая встреча» (см. Рисунок 4).

Рисунок 2