эксперт Объединенной редакции деловых
журналов Издательства «Источник-книга»
Все более широкое распространение получает сейчас последняя версия MS Office 2007. В связи с этим у нас, офисных работников, возникают проблемы. Те, кто уже работает на обновленных Word`e, Excel`e, PowerPoint`e, сталкиваются с тем, что их файлы не могут открыть коллеги, которые пока работают на более старых версиях. Не легче и самим получателям таких «весточек из будущего». Но решение найдено!
Все больше и больше людей начинают пользоваться последней версией Microsoft Office 2007. Однако, несмотря на то что с момента выхода в свет этого офисного пакета прошло значительное время, многие пользователи продолжают работать в Word и Excel 2003 или даже в более ранних версиях. И это вполне понятно: новые версии своих продуктов компания Microsoft «выстреливает» на рынок с завидной скоростью. Не успели мы привыкнуть к одной модификации офиса, как нам уже предлагают осваивать новую, более совершенную. Последнее детище Office 2007 помимо принципиально нового интерфейса, на освоение которого придется потратить некоторое время, имеет еще один сюрприз. Все вновь создаваемые документы известных офисных программ Word, Excel, PowerPoint по умолчанию сохраняются в новом формате и открыть эти файлы в старых версиях офисных программ просто так невозможно!
«Весточки» из будущего
Как открыть файл формата Word (Excel, PowerPoint) версии MS Office 2007, используя MS Office 2003? Что же делать, если ваш друг или коллега прислал по е-mail очень важный документ, но при попытке его открыть система выводит сообщение о том, что файл был сохранен в более поздней версии программы? Есть несколько вариантов решения этой проблемы.
Способ первый под названием «чайник»
Перезвоните отправителю письма, выскажите все, что вы о нем думаете в максимально ласковой форме, чтобы он согласился прислать вам документ в старом формате, который можно открыть Word`ом (Excel`ем, PowerPoint`ом) 2003. Ах, да! Можно еще попросить впредь присылать файлы только в старом формате.
Способ второй – «директор»
Перезвонить системному администратору компании и попросить решить проблему. Как правило, способ работает безотказно, правда, только до тех пор, пока сисадмин на месте...
Способ третий – «продвинутый потребитель»
Купить и установить новую версию MS Office 2007. После этого проблем с открытием файлов нового формата точно не возникнет. Зато появится чувство сопричастности к прогрессу. Здесь будет ждать не вполне приятный сюрприз: придется потратить некоторое время на освоение интерфейса нового офисного пакета, который довольно сильно отличается от интерфейса MS Office 2003.
Способ четвертый – «продвинутый пользователь начального уровня»
Чтобы самостоятельно решить проблему чтения в «старой программе» файлов нового формата, придется приложить несколько больше усилий и покопаться в Интернете. Для того чтобы в программах Word 2003 или Excel 2003 можно было открывать, редактировать и сохранять документы, книги и презентации в новых форматах файлов, появившихся в соответствующих программах позже, компания Microsoft выпустила специальный пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов Word, Excel и PowerPoint 2007. Этот пакет можно бесплатно загрузить с узла компании Microsoft по прямой ссылке:
«Протяженность» этой ссылки делает затруднительным ее безошибочный набор на клавиатуре. Поэтому мы разместили ее и на сайте нашего издательства. Зайдите по адресу www.delo-press.ru, щелкните «мышкой» по обложке журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии». На открывшейся странице в разделе «Наши консультации» найдите и щелкните по ссылке с названием «Как в Office 2003 открыть файлы, созданные в Office 2007?». Страница, которая откроется, будет содержать активный текст «Скачать FileFormatConverters.exe с сайта компании Microsoft», нажмите на него и вы увидите сообщение о загрузке файла:
Рисунок 1
Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Показываем, как создать оглавление в начале
локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.
Дарья Конева
документовед и методолог построения процессов
ДОУ в СЭД
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р
7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения
Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
Какой функционал системы электронного
документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.
Как сгруппированы метаданные о документе
в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Режим «Рецензирование» существенно облегчает
разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных
систем управления
Приведен список из более 60 действующих
нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра
и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент
Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
Раскрыты секреты создания эффектной презентации
в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Наталья Клочкова
заместитель исполнительного директора
торгово-производственной компании
Автор напоминает основные принципы организации
контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Антипов Денис
специалист по электронному документообороту
ООО «Тулпар Техник»
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Пожалуйста, укажите e-mail, который Вы использовали для входа на сайт
Подписка на почте
Оформить подписку на журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» можно в любом отделении почты:
Журнал / Каталог
Индекс на полугодие / год
Делопроизводство и документооборот на предприятии
«Почта России»
П1501 / П3473
Кадровая служба и управление персоналом предприятия
«Почта России»
П2576 / П3474
Юридический справочник руководителя
«Почта России»
П2577 / П3454
Подпишитесь на бесплатную рассылку материалов!
Получайте материалы по интересующему вас направлению - лучшие статьи от надежных экспертов, ответы на волнующие вопросы. Только самые актуальные материалы и ничего лишнего!
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту
