Все больше и больше людей начинают пользоваться последней версией Microsoft Office 2007. Однако, несмотря на то что с момента выхода в свет этого офисного пакета прошло значительное время, многие пользователи продолжают работать в Word и Excel 2003 или даже в более ранних версиях. И это вполне понятно: новые версии своих продуктов компания Microsoft «выстреливает» на рынок с завидной скоростью. Не успели мы привыкнуть к одной модификации офиса, как нам уже предлагают осваивать новую, более совершенную. Последнее детище Office 2007 помимо принципиально нового интерфейса, на освоение которого придется потратить некоторое время, имеет еще один сюрприз. Все вновь создаваемые документы известных офисных программ Word, Excel, PowerPoint по умолчанию сохраняются в новом формате и открыть эти файлы в старых версиях офисных программ просто так невозможно!
Как открыть файл формата Word (Excel, PowerPoint) версии MS Office 2007, используя MS Office 2003? Что же делать, если ваш друг или коллега прислал по е-mail очень важный документ, но при попытке его открыть система выводит сообщение о том, что файл был сохранен в более поздней версии программы? Есть несколько вариантов решения этой проблемы.
Перезвоните отправителю письма, выскажите все, что вы о нем думаете в максимально ласковой форме, чтобы он согласился прислать вам документ в старом формате, который можно открыть Word`ом (Excel`ем, PowerPoint`ом) 2003. Ах, да! Можно еще попросить впредь присылать файлы только в старом формате.
Перезвонить системному администратору компании и попросить решить проблему. Как правило, способ работает безотказно, правда, только до тех пор, пока сисадмин на месте...
Купить и установить новую версию MS Office 2007. После этого проблем с открытием файлов нового формата точно не возникнет. Зато появится чувство сопричастности к прогрессу. Здесь будет ждать не вполне приятный сюрприз: придется потратить некоторое время на освоение интерфейса нового офисного пакета, который довольно сильно отличается от интерфейса MS Office 2003.
Чтобы самостоятельно решить проблему чтения в «старой программе» файлов нового формата, придется приложить несколько больше усилий и покопаться в Интернете. Для того чтобы в программах Word 2003 или Excel 2003 можно было открывать, редактировать и сохранять документы, книги и презентации в новых форматах файлов, появившихся в соответствующих программах позже, компания Microsoft выпустила специальный пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов Word, Excel и PowerPoint 2007. Этот пакет можно бесплатно загрузить с узла компании Microsoft по прямой ссылке:
«Протяженность» этой ссылки делает затруднительным ее безошибочный набор на клавиатуре. Поэтому мы разместили ее и на сайте нашего издательства. Зайдите по адресу www.delo-press.ru, щелкните «мышкой» по обложке журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии». На открывшейся странице в разделе «Наши консультации» найдите и щелкните по ссылке с названием «Как в Office 2003 открыть файлы, созданные в Office 2007?». Страница, которая откроется, будет содержать активный текст «Скачать FileFormatConverters.exe с сайта компании Microsoft», нажмите на него и вы увидите сообщение о загрузке файла:
Рисунок 1
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.
Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.
В Excel многие ведут таблицы, журналы, реестры. Мы рассказываем о том, как работать в них эффективнее. Данные больших таблиц можно группировать в строках / колонках с промежуточными итогами. И когда надо, скрывать строки / колонки с излишней детализацией либо раскрывать их. Показываем, как удобнее фильтровать, сортировать и искать данные. Как помогает многоуровневый фильтр и сортировка. Как можно автоматически заменить одно значение на другое (сразу во всей таблице либо с оценкой ее целесообразности в каждой найденной ячейке).
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
