Top.Mail.Ru
В майском номере журнала мы делились опытом коллег из Белгорода о создании Табеля и Альбома форм документов организации на корпоративном сайте. Статью из июльского номера журнала можно считать продолжением данной темы. Сейчас мы пошагово рассказываем, как можно создать в Word`е и потом использовать защищенные шаблоны документов в электронном виде на примере служебного задания для направления работника в командировку.

При подготовке некоторых документов используются унифицированные формы. Часто в организациях создаются шаблоны документов в электронном виде (обычно в MS Word), которыми могут пользоваться все сотрудники.

Создавая унифицированную форму в MS Word, можно использовать разные функции текстового процессора, которые повлияют на свойства формы. Так, если не пользоваться никакими специальными средствами, то постоянная часть формы не будет защищена от каких-либо правок и работник, заполняя форму, может случайно (или по злому умыслу) удалить часть текста, изменить или отформатировать его. Помочь в данной ситуации могут специальные функции MS Word, позволяющие создавать «защищенные» формы. Рассмотрим особенности использования данных форм и технологию их создания.

Подготовка документа с использованием «защищенной» формы

Под «защищенной» формой в данной статье будем понимать электронную форму, созданную в текстовом процессоре MS Word 2007, позволяющую вводить данные в определенные поля и запрещающую редактировать и форматировать неизменяемую ее часть. Использование «защищенных» форм при подготовке документов рассмотрим на примере.

Допустим, требуется подготовить служебное задание для направления работника в командировку. Для оформления служебных заданий 1 была заранее создана «защищенная» форма, сохраненная в виде файла (шаблона) MS Word в папке на сервере организации.

Для начала работы необходимо открыть сетевую папку и 2 раза щелкнуть левой кнопкой «мыши» по файлу с «защищенной» формой служебного задания. В результате в MS Word откроется новый документ, представляющий собой копию нашей формы (Рисунок 1). То есть все данные по определенному служебному заданию будут вводиться в новый документ, а сама форма будет всегда оставаться незаполненной. Таким образом, подготовленная «защищенная» форма служебного задания может служить основой для неограниченного числа документов и при подготовке определенного документа не придется удалять неактуальные данные.

Открывшийся документ (копию формы) можно сразу сохранить под любым именем и в любой папке, а затем периодически производить сохранение заполняемого документа.

Во время заполнения открывшегося документа работник сможет внести данные только в определенные его поля. При этом вносимая информация будет отформатирована в соответствии с параметрами, установленными при создании «защищенной» формы. Соответственно, у работника не получится изменить размер шрифта вводимого текста, межстрочный интервал, параметры выравнивания текста и т.д.

Остальная область служебного задания не будет доступна для редактирования и форматирования. Текст в данной области даже не получится выделить.

На Рисунке 1 видно, что практически все кнопки на вкладках MS Word являются неактивными, т.е. с помощью них не получится выполнить какие-либо команды в заполняемом служебном задании. Так, на вкладке «Главная» останутся доступными только три кнопки: «Вставить», «Копировать», «Вырезать». Эти кнопки можно использовать для заполнения некоторых полей формы.

Поля, в которые должны вводиться данные, имеют определенный тип (формат). При этом в форме могут использоваться следующие типы полей:

  • текстовое поле, заполняемое с помощью ввода информации с клавиатуры или копированием данных из буфера обмена (Рисунок 1);
  • текстовое поле, для заполнения которого используется раскрывающийся список (Рисунок 3);
  • текстовое поле, которое можно заполнять с помощью раскрывающегося списка или в которое можно вводить информацию с использованием клавиатуры (буфера обмена);
  • поле, содержащее дату. Формат отображения даты в поле устанавливается при создании формы. Дата может быть представлена следующим образом:
    • dd.MM.yyyy (например, 07.07.2011),
    • dddd, d MMMM yyyy ‘г.’ (например, четверг, 7 июля 2011 г.),
    • d MMMM yyyy ‘г.’ (например, 7 июля 2011 г.),
    • dd.MM.yy (например, 07.07.11) и т.д.
    Для ввода даты может использоваться календарь (Рисунок 4);
  • числовое поле, в которое значение вводится с клавиатуры или из буфера обмена (Рисунок 2);
  • поле с флагом, которое может принимать два значения: флаг установлен или флаг снят. Данное поле обычно используется в анкетах.

Для того чтобы было понятно, какую информацию следует вводить в то или иное поле, в форме может использоваться пояснительный текст (см. Рисунок 1) или справка, отображаемая в строке состояния (см. Рисунок 2) или отдельном окне.

Рисунок 1. Заполнение служебного задания в MS Word

Рисунок 2. Заполнение служебного задания в MS Word

Рисунок 3. Заполнение служебного задания в MS Word

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Какого «офисного» ПО мы лишаемся, и на что его заменить

Почему России необходимо суверенное информационное пространство. Какие последние шаги сделаны в этом направлении. Где иностранное ПО уже запретили. Список аналогов, на которые Минцифры России рекомендует переходить (мессенджеры и соцсети, программы для видеоконференций, антивирусы, редакторы документов, почтовые сервисы, браузеры, сервисы бронирования жилья, вызова такси, заказа авиабилетов и др.). На какие отечественные бесплатные шрифты переходить с популярных Times New Roman, Arial и др. шрифтов американской компании Monotype.

Система электронного документооборота: путь от меньшего к большему

Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.

Куда переходить из запрещенных соцсетей Instagram и Facebook

Отключение Instagram и Facebook (запрещены на территории РФ) для многих стало неожиданным шоком, ведь все мы не только привыкли к этим сетям, но и вкладывались в них временным и материальным ресурсами. В настоящее время ситуация развивается таким образом, что вполне возможны санкции и в отношении других западных площадок, например, YouTube и Google. Что делать, какие выбирать альтернативные социальные сети и как максимально легко пережить этот переход, рассмотрим в статье.

Как перенести таблицу из Excel в Word

В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.