Вы узнаете, как грамотно и корректно преподнести себя и свою организацию в электронной переписке. Кроме того, мы покажем вам несколько практических приемов экономии времени и оптимизации работы с исходящими сообщениями в самом, пожалуй, популярном почтовом клиенте – MS Outlook. В преддверии Нового года вам особенно помогут советы по осуществлению массовой рассылки новогодних поздравлений.

Ваш аккаунт в корпоративной почте

Любая уважающая себя компания давно имеет сайт, к которому привязаны аккаунты корпоративной электронной почты. Каждый сотрудник компании (в крайнем случае – каждый отдел) имеет собственный почтовый ящик. Пользоваться личными почтовыми ящиками, заведенными на бесплатных серверах Google, Yandex, Mail или Rambler, в деловых коммуникациях нежелательно, если только вы не работаете в упомянутых компаниях или не являетесь фрилансером. Но в любом случае ваше сетевое имя должно быть корректным и состоять по возможности из настоящих имени и фамилии (например, VolkovaAL@omega.ru или val@omega.ru). Согласитесь, трудно отправлять серьезное деловое предложение на адрес kisulechka@sitename.ru или superbumer@sitename.ru.

Подпись

Особое внимание стоит уделить настройкам подписи. Однажды настроенная, она будет автоматически помещаться в каждое ваше исходящее письмо. Если у вас на компьютере в MS Outlook настроены две и более учетные записи электронной почты (адресов), то подписи для них можно сделать разные (например, у одного писать данные отдела или компании, а у другого – ваши личные с должностью).

Чтобы настроить подпись, создайте новое сообщение (например, нажав в верхнем меню экранную кнопку ), перейдите во вкладку Вставка, в отрывшейся панели «кликните» на Подпись и выберите команду подписи... См. Рисунок 1. Позже в одном списке со словом подписи... будут появляться все настроенные вами варианты, из которых вы сможете выбирать необходимый для конкретного письма.

Рисунок 1. Настройка подписи
Рисунок 2. Создание новой подписи
Рисунок 3. Настройка текста подписи

Но вернемся к созданию подписи. В открывшемся окне «Подписи и бланки» (см. Рисунок 2) нажмите на кнопку Создать. Появится небольшое окно «Новая подпись»; в предложенное поле нужно ввести имя для подписи и подтвердить его, выбрав ОК.

Затем в нижнем поле окна «Подписи и бланки» можно приступить к написанию подписи. В строке над полем вам предлагаются шрифты и набор опций для форматирования текста. Кроме того, в подпись можно вставить визитную карточку из системы Outlook, логотип вашей компании или любую иллюстрацию, а также гиперссылку на ваш сайт. Закончив работу над текстом, нажмите ОК.

Текст подписи не должен быть объемным, достаточно 3–5 строк. В подписи обязательно нужно отразить:

  • ваши имя, фамилию (если в вашей сфере принято...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.