Предположим, что вы уже осознали острую необходимость внедрения в организации системы электронного документооборота. Однако в этом еще требуется убедить ваше руководство, которое и должно выделить деньги на ее внедрение. Как это лучше ­сделать? А как документировать инициацию проекта в целом? Ответы на эти вопросы вы получите из уст специалиста по проектному менеджменту с учетом требований ГОСТов и с примерами оформления документов.

Азы проектного менеджмента

Начнем с общих азов проектного менеджмента. В российском стандарте ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к ­управлению проектом» выделены следующие процессы управления проектом:

  • процесс инициации;
  • планирования;
  • организации исполнения;
  • контроля исполнения;
  • завершения.

Процесс инициации плавно перетекает в процессы планирования проекта. Более того, как правило, компании объединяют их в один – инициация, т.к. все-таки достаточно сложно провести черту между ними и сказать четко, где заканчивается инициация и начинается планирование. Частенько эти процессы идут параллельно, чтобы не ­терять времени.

Итак, в вышеупомянутом ГОСТе даны определения таким терминам, как:

  • «проект» (комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений),
  • «архив проекта» (структурированный комплект документации проекта, представленный в бумажном и / или электронном виде),
но нет определения термину «документ проекта» , хотя управлению документами проекта посвящен целый раздел – 6.

Документирование проекта

С точки зрения российского законодательства, опираться в документировании проектов практически не на что (не считая отраслевых ГОСТов, но об этом далее в статье), поэтому будем разбираться в этом самостоятельно.

Прежде всего в проектной деятельности всю проектную документацию принято делить на:

  • «управленческую» – это те документы, с помощью которых происходит непосредственное управление проектом (протоколы совещаний, отчеты о ходе проекта и т.д.);
  • «продуктовую» – документация на продукт проекта. Именно состав и структура продуктовой документации регулируется отраслевыми ГОСТами. Что касается проектов по внедрению информационных систем, то это ГОСТы серии 34 (Комплекс стандартов на автоматизированные системы). Однако применение этих ГОСТов – дело добровольное (в соответствии со статьей 1 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Наглядная агитация руководства

Как показывает практика, руководство предпочитает «наглядную» подачу материала. В этом случае необходимость проекта лучше показать в небольшой, но содержательной презентации. Кроме того, руководство мыслит с точки зрения таких понятий, как «выгода», «экономия», «эффективность», потому в презентации рекомендуется сделать акцент на этом.

Если говорить о внедрении систем электронного документооборота (СЭД), то акцентировать внимание руководства необходимо, скорее, на исключении потерь бумажных версий документов, увеличении скорости согласования да и просто повышении уровня исполнительской дисциплины сотрудников, т.к. экономическую выгоду от внедрения системы просчитать достаточно сложно. Для подготовки такой презентации совместно с ИТ-специалистами требуется проанализировать рынок существующих информационных систем с точки зрения их функциональных возможностей, ­сроков внедрения, ­примерной стоимости внедрения, стоимости владения и т.д.

Таким образом, примерная структура презентации для руководства может выглядеть следующим образом:

Пример 1. Структура презентации для собственного руководства необходимости внедрения СЭД
Номер и наименование проекта: № ИТ-055 Корпоративная информационная система электронного документооборота
Руководитель проекта: Перепелкин П.П.
Организационный объем проекта: ООО «РАССВЕТ»
Бюджет проекта: 3 000 000 руб.
Срок внедрения информационной системы: 12 месяцев
Цели проекта:
  • сокращение времени обработки входящих документов;
  • сокращение времени подготовки и согласования исходящих документов;
  • снижение трудозатрат участников процессов путем уменьшения операций, выполняемых «вручную»;
  • исключение возможности потери документов в процессе согласования;
  • увеличение скорости принятия решений;
  • повышение уровня управляемости компании;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины работников, руководителей структурных подразделений;
  • обеспечение внутреннего документооборота компании.
Краткий обзор конкурентного рынка решений:

Укрупненный прогнозный план проекта:

Бюджет проекта ИТ-решения 1 (руб. с НДС):
  • Капитальные затраты:
    • Оборудование: 400 000 руб.
    • Лицензии ПО: 200 000 руб.
    • Работы: 2 400 000 руб.
  • Операционные затраты (в дальнейшем):
    • Сопровождение и поддержка информационной системы (в год): 400 000 руб.
Ожидаемые результаты от внедрения ИТ-решения 1:
  • увеличение скорости принятия решений;
  • повышение уровня управляемости компании;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины работников, руководителей структурных подразделений;
  • увеличение скорости распространения информации внутри компании;
  • повышение безопасности хранения и передачи информации;
  • обеспечение внутреннего документооборота компании.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.