Электронный документ (файл) – книга Excel – состоит из листов, которые, в свою очередь, состоят из ячеек, находящихся на пересечении строк и столбцов (в Excel версий 2007/2010/2013 лист содержит 16 384 столбцов и 1 048 576 строк). Ячейки могут содержать до 32 767 числовых или текстовых символов, кроме того, в ячейки могут быть записаны формулы для вычислений с максимальной длиной записи 8 192 символа. Объектами форматирования в Excel могут быть не только ячейки, но также таблицы, картинки и диаграммы, при работе с которыми появляется отдельная контекстная вкладка Форматирование.
У каждой ячейки есть свой адрес, который состоит из имени столбца и строки, на пересечении которых ячейка находится. Адрес ячейки отображается в поле Имя (на Рисунке 1 оно отмечено цифрой 2).
Часть настроек атрибутов форматирования ячеек находится на вкладке Главная верхнего меню. На Рисунке 2 (цифра 1) показано, как можно войти в соответствующий режим через выпадающее меню кнопки Формат из группы Ячейки. Так мы попадаем в окно Формат ячеек (показано на Рисунке 3), в котором находится ряд вкладок, содержащих полный набор команд форматирования. А наиболее популярные команды форматирования продублированы в верхнем меню в соответствующих группах: Шрифт, Выравнивание, Число, Стили, Ячейки.
Окно Формат ячеек можно открыть и иным способом – с помощью мини-панели, которая появляется, если «кликнуть» по ячейке правой кнопкой «мыши» (Рисунок 1, цифра 1).
Попасть сразу в числовой раздел окна Формат ячеек можно по значку в нижнем правом углу группы Число во вкладке Главная (цифра 1 на Рисунке 3).
Рисунок 1. Открытие окна Формат ячеек с помощью мини-панели из любой ячейки
Рисунок 2. Атрибуты форматирования ячеек на вкладке Главная
Рисунок 3. Окно Формат ячеек
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.
Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.
В Excel многие ведут таблицы, журналы, реестры. Мы рассказываем о том, как работать в них эффективнее. Данные больших таблиц можно группировать в строках / колонках с промежуточными итогами. И когда надо, скрывать строки / колонки с излишней детализацией либо раскрывать их. Показываем, как удобнее фильтровать, сортировать и искать данные. Как помогает многоуровневый фильтр и сортировка. Как можно автоматически заменить одно значение на другое (сразу во всей таблице либо с оценкой ее целесообразности в каждой найденной ячейке).
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
