Как часто вы составляете и распечатываете документы из Microsoft Word и Excel? Мы познакомим вас с тонкостями, которые помогут вам: объединить в одном документе сильные стороны этих программ (форматирование текста с размещением каждого реквизита на своем месте и математические расчеты в таблицах); устанавливать разную ориентацию страницам Word`овского документа (одним вертикальную – обычно с текстовым наполнением, другим горизонтальную – для широких таблиц и схем); указывать номер страницы начиная со 2-й (актуально для управленческих документов) или продолжить нумерацию в другом документе (пригодится для приложений, создаваемых в отдельных файлах); автоматически подгонять масштаб таблицы в Excel, чтобы все ее строки (длина) или все столбцы (ширина) либо она целиком поместилась на одном листе.
В этой статье мы будем говорить о возможностях работы в Microsoft Word и Excel версии 2010. Но более поздние версии 2013 и 2016 обладают аналогичными функциями со схожим интерфейсом, потому статья пригодится и их пользователям.
В какой программе набирать таблицу для текстового документа?
Microsoft Office, установленный на большинстве офисных компьютеров, включает программы различного назначения. Всем известно, что набирать и особенно форматировать текстовые документы, расставляя все реквизиты по своим местам, удобнее в Word, но обработку статистических данных и выполнение расчетов удобнее делать в таблицах Excel.
Так зачем мучиться и выбирать что-то одно? При подготовке конкретного документа можно воспользоваться сильными сторонами обеих программ! Есть несколько вариантов действий, выбор конкретного будет зависеть от того, насколько сложные расчеты необходимо сделать в таблице.
Если наполнение таблицы преимущественно текстовое и значения ячеек не связаны математическими расчетами, то удобнее создавать таблицу непосредственно в тексте документа в MS Word. Для быстрого выполнения этой задачи на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее в разделе «Вставка таблицы» выберите ячейку в предложенной матрице в соответствии с необходимым вам числом столбцов и строк. Если вы щелкнете «мышкой» по ячейке, отмеченной на Рисунке 1 цифрой 1, то создастся таблица из 3-х строк и 5-ти столбцов. Далее можете форматировать и наполнять ее стандартными для Word способами.
Рисунок 1. Быстрая вставка таблицы в Word
Если значения таблицы основаны на расчетах, которые, как известно, удобнее производить в Excel, то лучше воспользоваться интеграцией Word с Excel. Есть 2 варианта.
Первый из них применим для случаев однократной разработки документа без необходимости формирования отдельного Excel-файла с последующим его использованием в иных документах. Для этого в Word на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее «Таблица Excel» (отмечена цифрой 2 на Рисунке 1). В тексте документа откроется окно Excel с панелью инструментов, в нем вы можете составить таблицу и произвести необходимые операции с числовыми данными с использованием стандартных функций MS Excel. Данный вариант больше подходит для элементарных математических расчетов. Для возвращения к тексту документа достаточно щелкнуть мышью по внешнему полю.
Второй вариант используется в случае необходимости создания таблицы в отдельном файле Excel с целью ее последующего использования в различных документах (вам это особенно пригодится при подготовке, например, аналитических отчетов, статистических исследований). Вы сможете текстовую часть документа набирать в Word, а сложные большие расчеты делать в Excel, и потом готовую таблицу помещать в документ Word. Причем можно установить связь: при изменении таблицы Excel данные в Word будут актуализироваться.
Сначала выделите и скопируйте данные в файле Excel, затем перейдите в Word, установите курсор туда, куда будут добавлены данные из Excel, щелкните правой кнопкой «мыши» и выберите из контекстного меню команду «Связать и использовать конечные...
