Как удобнее оформлять и печатать страницы документов из MS Word и Excel?

Как часто вы составляете и распечатываете документы из Microsoft Word и Excel? Мы познакомим вас с тонкостями, которые помогут вам: объединить в одном документе сильные стороны этих программ (форматирование текста с размещением каждого реквизита на своем месте и математические расчеты в таблицах); устанавливать разную ориентацию страницам Word`овского документа (одним вертикальную – обычно с текстовым наполнением, другим горизонтальную – для широких таблиц и схем); указывать номер страницы начиная со 2-й (актуально для управленческих документов) или продолжить нумерацию в другом документе (пригодится для приложений, создаваемых в отдельных файлах); автоматически подгонять масштаб таблицы в Excel, чтобы все ее строки (длина) или все столбцы (ширина) либо она целиком поместилась на одном листе.

В этой статье мы будем говорить о возможностях работы в Microsoft Word и Excel версии 2010. Но более поздние версии 2013 и 2016 обладают аналогичными функциями со схожим интерфейсом, потому статья пригодится и их пользователям.

В какой программе набирать таблицу для текстового документа?

Microsoft Office, установленный на большинстве офисных компьютеров, включает программы различного назначения. Всем известно, что набирать и особенно форматировать текстовые документы, расставляя все реквизиты по своим местам, удобнее в Word, но обработку статистических данных и выполнение расчетов удобнее делать в таблицах Excel.

Так зачем мучиться и выбирать что-то одно? При подготовке конкретного документа можно воспользоваться сильными сторонами обеих программ! Есть несколько вариантов действий, выбор конкретного будет зависеть от того, насколько сложные расчеты необходимо сделать в таблице.

Если наполнение таблицы преимущественно текстовое и значения ячеек не связаны математическими расчетами, то удобнее создавать таблицу непосредственно в тексте документа в MS Word. Для быстрого выполнения этой задачи на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее в разделе «Вставка таблицы» выберите ячейку в предложенной матрице в соответствии с необходимым вам числом столбцов и строк. Если вы щелкнете «мышкой» по ячейке, отмеченной на Рисунке 1 цифрой 1, то создастся таблица из 3-х строк и 5-ти столбцов. Далее можете форматировать и наполнять ее стандартными для Word способами.

Рисунок 1. Быстрая вставка таблицы в Word

Если значения таблицы основаны на расчетах, которые, как известно, удобнее производить в Excel, то лучше воспользоваться интеграцией Word с Excel. Есть 2 варианта.

Первый из них применим для случаев однократной разработки документа без необходимости формирования отдельного Excel-файла с последующим его использованием в иных документах. Для этого в Word на вкладке «Вставка» панели инструментов выберите функцию «Таблица», далее «Таблица Excel» (отмечена цифрой 2 на Рисунке 1). В тексте документа откроется окно Excel с панелью инструментов, в нем вы можете составить таблицу и произвести необходимые операции с числовыми данными с использованием стандартных функций MS Excel. Данный вариант больше подходит для элементарных математических расчетов. Для возвращения к тексту документа достаточно щелкнуть мышью по внешнему полю.

Второй вариант используется в случае необходимости создания таблицы в отдельном файле Excel с целью ее последующего использования в различных документах (вам это особенно пригодится при подготовке, например, аналитических отчетов, статистических исследований). Вы сможете текстовую часть документа набирать в Word, а сложные большие расчеты делать в Excel, и потом готовую таблицу помещать в документ Word. Причем можно установить связь: при изменении таблицы Excel данные в Word будут актуализироваться.

Сначала выделите и скопируйте данные в файле Excel, затем перейдите в Word, установите курсор туда, куда будут добавлены данные из Excel, щелкните правой кнопкой «мыши» и выберите из контекстного меню команду «Связать и использовать конечные стили» (цифра 4 на Рисунке 2). В текст вордовского документа будут добавлены данные Excel.

Рисунок 2. Вставка данных Excel в документ Word с или без сохранения связи с исходным файлом

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?