Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

– Илона, для начала расскажите немного о своей компании, чтобы понять основы вашей кадровой политики.

– ÓBI – это немецкая торговая сеть магазинов строительных и хозяйственных товаров, принадлежащая компании OBI GmbH & Co. DeutschlandKG. Сеть включает более 570 магазинов в разных странах, часть из которых работает по франчайзингу. Первый магазин OBI в России открылся в 2003 году. В настоящее время у нас трудится более чем 5 000 сотрудников в 28 магазинах и 12 городах России, в трех разных часовых поясах.

– При автоматизации документооборота мы традиционно сталкиваемся со сложностями его внедрения в кадровое делопроизводство, т.к. во многих случаях Трудовой кодекс РФ прямо требует оформления письменных документов или ознакомления с ними. Каким образом электронный документооборот у Вас «завязан» на отдел кадрового администрирования?

– С 2009 года у нас внедрена 1С ЗУП, в которой настроены блоки учета заработной платы, подбора и обучения персонала. Программа является основным источником данных о структуре компании и работниках и для системы учета рабочего времени, корпоративных порталов, программой электронного документооборота компании в целом. Оставаясь в рамках правового поля, мы по максимуму, там где это возможно, перевели кадровый документооборот в электронный вид. Естественно, все процессы электронного документооборота строим, исходя из требований Трудового кодекса Российской Федерации – строгой кадровой дисциплины, соблюдения сроков и своевременности выплат.

– Расскажите подробнее. Что конкретно было сделано для перехода в систему электронного документооборота?

– Первое, что мы сделали, – автоматизировали цепочку утверждений документов руководством. Ведь самое дорогостоящее время компании – это время наших руководителей. Документы стали утверждаться и визироваться с невероятной скоростью. Если руководителя нет на месте, система автоматически перенаправляет задачу вышестоящему руководству.

Второе – мы отказались абсолютно ото всех форм «бумажных» документов, которые закон не требовал: заявления, внутренние бланки, KPI для премирования и прочее. Все это «ушло» в цифру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которое позволило отказаться от командировочных удостоверений, мы и это сделали. Для компании с разветвленной региональной сетью – это весьма актуальный вопрос. У нас практически все работники постоянно в пути. Отказ от командировочного удостоверения и перевод абсолютно всех действий, связанных с командировками, в электронный документооборот дали возможность сократить работников в отделе кадрового администрирования, которые раньше этим занимались. Процесс выглядит следующим образом. Работник самостоятельно в системе указывает пожелания по командировке. Эти данные передаются в агентство по организации деловых поездок, а отдел кадрового администрирования компании автоматически из системы электронного документооборота получает...