Изменения в оформлении документов согласно новым методическим рекомендациям

Долгожданный подарок... и вовремя!

К новогодним праздникам страна получила долгожданный подарок - 23 декабря 2009 г. были утверждены приказом Росархива Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Рекомендации).

Рекомендации были обещаны Правительством России еще 15 июня 2009 года, когда постановлением № 477 был утвержден новый нормативный документ - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила). Согласно этому постановлению в федеральных органах исполнительной власти вопросы делопроизводства должны регулироваться упомянутыми Правилами и инструкцией по делопроизводству, которую каждый орган исполнительной власти должен разработать для себя на основе Правил.

Правила встряхнули мирную жизнь документоведов рядом новаций и оставили много вопросов, на которые нельзя было ответить до выхода Рекомендаций. Давайте посмотрим, что "день грядущий нам готовит" в таком старом вопросе, как оформление служебных документов.

От перемены мест слагаемых сумма не меняется?

Прежде всего перестала существовать "библия" документоведов - Типовая инструкция по делопроизводству для Федеральных органов исполнительной власти. На протяжении десятилетий она служила надежным ориентиром для всех организаций, независимо от формы собственности и характера деятельности, при составлении ими инструкций по делопроизводству, наряду с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Большая часть содержания Типовой инструкции перекочевала в Методические рекомендации, но с потерей статуса нормативного документа будут ли Рекомендации так же авторитетны?

Судьба ГОСТа Р 6.30-2003 неизвестна

Остался открытым вопрос с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании " от 27.12.2002 № 184-ФЗ "Регулирование в области требований к документации, документационным процессам и операциям, а также к условиям хранения, использования и утилизации (уничтожения - в архивной терминологии) должно оформляться в форме стандартов". Все современные стандарты, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003, носят рекомендательный характер. Обязательность положениям ГОСТа можно придать законодательным, распорядительным или нормативным документом. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 года содержала статью, которая делала положения ГОСТа Р 6.30-2003 обязательными в части оформления документов.

Перечень нормативных правовых актов

Следует обратить внимание на перечень "законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела", приведенный в Рекомендациях. При составлении инструкции по делопроизводству в раздел "Общие положения" всегда включается статья с таким перечнем, тем самым обозначается правовое поле делопроизводственной деятельности организации.

Списком правовых актов, приведенным в Рекомендациях, нужно пользоваться, но он не является исчерпывающим, в нем отсутствуют требования к языку документа. А именно:

• Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" устанавливает использование государственного языка в официальных документах;
• Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации";
• Постановление Правительства РФ от 07.12.1996 № 1463 "Об использовании в наименованиях организаций наименований "Россия", "Российская Федерация" (с изм. от 02.02.1998).

В приведенных актах содержатся актуальные требования об обязательном использовании государственного языка Российской Федерации в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов…, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства; в наименованиях федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов…; во взаимоотношениях федеральных органов государственной власти…; при написании наименований географических объектов… При этом в разделе Рекомендаций 3.3.2. "Оформление реквизитов документов", в части, посвященной реквизиту "текст документа" есть фраза: "В федеральных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации", но она не подкреплена ссылкой на упомянутые законы. Нет такой ссылки и в разделе Рекомендаций 3.3.1. "Бланки документов".

Изменился состав реквизитов!

Впервые со времени выхода ГОСТа Р 6.30-2003 в 2003 году Правила вторглись в состав и наименование реквизитов документа. Общее их число сократилось с 30 до 24, появилось несколько новых, часть реквизитов сменила название.

Много недоразумений вызвал новый реквизит "должность лица, подписавшего документ", который, казалось, являлся частью реквизита "подпись должностного лица" (ранее по ГОСТу - реквизит "подпись"). Только после выхода Рекомендаций стало ясно, что авторы имели в виду наименование должности в должностном бланке или, как теперь в Рекомендациях, "бланке письма должностного лица".

Трудно доказать целесообразность новых имен старых реквизитов:

• "наименование документа" вместо "заголовок к документу",
• "указания по исполнению документа" вместо "резолюция",
• "отметка об исполнении документа" вместо "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Содержание и оформление этих реквизитов осталось прежним, но внимательный читатель узнает об этом впервые только на 18 странице текста Рекомендаций, где рядом с новым, в скобках, начинают указывать старое название реквизита. Сами авторы Рекомендаций путаются, и в тексте то и дело проскакивают старые "заголовок к документу" и "должностной бланк". В любом случае службам ДОУ придется потрудиться, меняя названия реквизитов в инструкциях по делопроизводству своих организаций.

В ряде случаев есть изменения по содержанию старых реквизитов. Например, в ГОСТе 2003 года есть положение, что заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. В Рекомендациях наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

В ГОСТе Р 6.30-2003 о согласовании сказано, что оно может быть оформлено грифом согласования, а также справкой о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. В Рекомендациях согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Рекомендации вернули старый, но нужный реквизит "отметка о конфиденциальности". В последний раз этот реквизит появлялся в государственном стандарте 1997 года "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", тогда он назывался "гриф ограничения доступа к документу". Все эти годы сам гриф никуда из документов не исчезал, но из ГОСТа Р 6.30-2003 он был выведен, так как его написание и содержание регулируется не стандартом, а соответствующими законами (ФЗ "О государственной тайне" 21.07.1993; Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233; ФЗ "О коммерческой тайне" 29.07.2004 и др.).

Бланк документа

Рекомендации содержат следующее определение бланка документа: "бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа". Давайте рассмотрим новый набор реквизитов.

Рекомендации "облегчили" бланки документов, избавив их от кодов ОКПО (ОКОГУ), ОГРН, ИНН/КПП, которые ранее были обязательными для бланка письма, и хотя помещались они в зоне справочных данных, справочными не являлись, а входили в набор реквизитов, придающих документу свойство юридической силы.

Наверное, можно обойтись без кодов ОКПО (ОКОГУ) и ИНН/КПП, но что делать с ОГРН? Ведь согласно Статье 8 Правил ведения ЕГРЮЛ и предоставления содержащихся в нем сведений (постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438) основной государственный регистрационный номер юридического лица должен указываться во всех документах юридического лица.

Обратим ваше внимание на еще один важный аспект. С 1 января 2010 года вступает в действие Федеральный закон РФ от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" Согласно закону средствами обеспечения доступа являются:

• письменный запрос, в т.ч. по электронной почте;
• устный запрос, в т.ч. прием граждан должностным лицом;
• наглядная информация на стендах в приемных и др. доступных помещениях;
• опубликование в печати;
• интернет-сайт организации.

Из этого следует, что с 1 января нынешнего года не только адрес электронной почты, но и интернет-сайт организации перестают быть просто справочными сведениями, которые включались в бланк по усмотрению руководителя организации. Отныне это обязательные реквизиты, помещаемые в зоне справочных данных бланка письма. Рекомендации не учли данное требование закона в разделе, где устанавливается состав реквизитов, обязательных для бланка письма. Интернет-сайт организации здесь отсутствует: "Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения)".

Рекомендации расширили видовой состав бланков документов федерального органа исполнительной власти. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в разделе 2.5.2 говорилось о применении общего бланка, бланка письма и бланка конкретного вида документа. В Рекомендациях бланки конкретного вида документа подробно расписаны:

• бланк приказа;
• бланк распоряжения;
• бланк указания;
• бланк постановления;
• бланк протокола;
• а бланк письма приводится в трех вариантах:
  • бланк письма федерального органа исполнительной власти;
  • бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);
  • бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

В приложениях к Рекомендациям образцы общего бланка и бланка указания отсутствуют. Бланк указания упоминается лишь однажды в разделе 3.3.1. "Бланки документов", далее по тексту он больше не встречается. Более того, в разделе 3.3.4. "Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти" нет указаний в перечне нормативных правовых актов, издаваемых федеральными органами исполнительной власти. Нет указаний и в разделе 3.3.5.1. "Состав документов федерального органа исполнительной власти". Нужно ли в таком случае вводить указания в Инструкцию по делопроизводству?

Рекомендации исправили ошибку Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в части полей документа. Типовая инструкция жестко требовала, чтобы каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имел поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Любой человек, хоть раз имевший опыт работы с документами знает, что левое поле в 20 мм не позволяет подшить документ в папку. Рекомендации внесли поправку: не менее 20 мм.

Хочется предостеречь сотрудников служб ДОУ, которым придется перерабатывать инструкции по делопроизводству, от бездумного копирования образцов бланков, приведенных в приложениях к Рекомендациям. Во-первых, набор образцов не полон; во-вторых, все образцы приведены без Государственного герба Российской Федерации; в-третьих, справочные данные приведены вразнобой: где-то есть адрес электронной почты и интернет-сайт организации, а где-то только почта.