Реквизит «адресат»: все тонкости оформления

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 5 / 2008

Екатерина Каменева

эксперт в области документационного обеспечения управления

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. И каждый вариант имеет свои особенности оформления. Вы узнаете, зачем и как в «Адресат» включается почтовый адрес, как адресовать документ нескольким получателям и как составить список рассылки. Каждое правило оформления, которое объясняется в статье, для наглядности иллюстрируется примером.

Реквизит «Адресат» используется в большинстве организационно-распорядительных документов. Требования к его оформлению мы можем найти в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на наличие положений ГОСТа Р 6.30-2003, при оформлении данного реквизита в документах возникают вопросы. Поэтому и появилась идея написания статьи, которая отразила бы все нюансы оформления реквизита «Адресат».

Итак, в соответствии с пунктом 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003 в качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Рассмотрим по отдельности особенности оформления реквизита во всех этих случаях.

Адресат – организация

Документ адресуют организации в том случае, если автору неизвестно, в компетенцию какого структурного подразделения или должностного лица входит решение вопроса, содержащегося в документе.

При этом наименование организации следует указывать в именительном падеже (это требование содержится в ГОСТе Р 6.30-2003). Соответственно, указание наименования организации в дательном или винительном падеже будет являться ошибкой.

Пример 1

Правильное оформление реквизита:

Администрация

городского округа Домодедово

Неправильное оформление реквизита:

Администрации

городского округа Домодедово

или

В Администрацию городского

округа Домодедово

Отметим, что в ГОСТе Р 6.30-2003 не указано, в какой форме должно приводиться наименование организации: в полной или сокращенной. Поэтому можно использовать любой из этих вариантов.

Пример 2

Полное наименование организации:

Федеральное архивное

агентство

Сокращенное наименование организации:

Росархив

При этом наименование организационно-правовой формы организацииадресата, как правило, указывают в сокращенном варианте.

Пример 3

ЗАО «Рассвет»

или

ООО «Восход»

Адресат – структурное подразделение

Наименование структурного подразделения, так же как и наименование организации, в реквизите «Адресат» следует указывать в именительном падеже.

Кроме того, при адресовании документа в другую организацию над наименованием структурного подразделения необходимо размещать наименование самой организации (о правилах его написания мы рассказали выше). Получается, что в данном случае реквизит «Адресат» будет состоять из нескольких составных частей:

наименования организации,
наименования структурного подразделения.

А методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 комментируют особенности оформления таких реквизитов:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. – М., 2003

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат» … отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реализация этих простых правил (об одинарном межстрочном интервале «внутри», а также о 1,5-2 межстрочном интервале «между» наименованием организации и ее подразделения) продемонстрирована в Примере...