Служебные письма во многих организациях составляют до 80% всей корреспонденции, поэтому ошибки оформления, которые затрудняют их обработку, нельзя назвать совершенно безобидными (вы не только усложняете жизнь получателю письма, но и рискуете получить весьма «долго-долгожданный» ответ). Кроме того, разобраны распространенные ошибки, которые подрывают юридическую силу составленного документа или же делают возможным несанкционированное добавление текста в уже подписанное письмо. Автор все объясняет на наглядных примерах.
С лужебные письма1 во многих организациях можно отнести к наи более часто создаваемому виду документов, где они занимают до 80% входящей и исходящей корреспонденции организации. Поэтому вопросы подготовки и оформления служебных писем будут актуальны в любое время.
Общее описание правил оформления служебных писем можно найти во многих наших статьях и учебниках по делопроизводству. Но типичные ошибки в оформлении писем рассматриваются крайне редко. Так почему бы нам не разобраться в этом вопросе? А для лучшего восприятия информации сгруппируем ошибки по тем последствиям, к которым они могут привести.
Ошибки, которые увеличивают трудоемкость и сроки обработки письма получателем
Сначала рассмотрим ошибки, которые увеличивают трудоемкость обработки входящих служебных писем в организации-адресате и делают работу с документом менее удобной.
Письмо посвящено нескольким вопросам, не связанным между собой
Вы можете возразить: ну какая это ошибка – составить письмо по двумчетырем вопросам, даже не связанным между собой, ведь организация-адресат одна. Данное мнение может быть характерно для небольших организаций, где один сотрудник или одно подразделение курирует ряд вопросов.
Но перед тем как составить такое письмо, нужно задуматься, в какую организацию оно адресуется. Если организацию нельзя отнести к небольшой, то не связанные между собой вопросы, скорее всего, будут решать разные структурные подразделения. В связи с этим на работу с таким письмом будет затрачено больше времени не только у службы документационного обеспечения управления2, которое уйдет на снятие дополнительных копий, но также у руководителей и исполнителей, которые будут вынуждены ознакамливаться со всем текстом и со всеми вопросами, для того чтобы не упустить информацию, которая относится к их вопросу и адресуется им.
Ни один руководитель или работник не хочет тратить свое время на чтение и осмысление информации, которая не связана с его деятельностью. В связи с этим в деловой переписке принято письмо готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные служебные письма по каждому из них.
Однако все-таки письмо может касаться нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Письмо не содержит реквизита «отметка об исполнителе»
Достаточно часто можно встретить письма, на которых не оформлен реквизит «отметка об исполнителе». Из бланка письма можно выяснить только, в какой организации было создано данное письмо, а из реквизита «подпись» – какой руководитель подписал документ.
Хорошо, если у сотрудника, получившего данное письмо, не возникнет никаких вопросов по его содержанию. А если возникнет какой-нибудь вопрос, то что делать? Звонить в организацию по общему телефону, указанному на бланке, и пытаться найти сотрудника, подготовившего письмо и способного ответить на вопрос? При этом существует вероятность, что такого сотрудника не получится найти или придется потратить на поиски много времени, сил и нервов.
Именно поэтому на служебных письмах принято оформлять реквизит «отметка об исполнителе». Он позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который готовил письмо и хорошо знает все нюансы вопроса, может предоставить всю интересующую информацию. Отметим, что в «отметке об исполнителе» указывают именно сотрудника, который готовил письмо (а не просто печатал текст) вместе с его контактным телефоном (сравните Примеры 2 и 3, в образце правильно оформленного письма в нижнем левом углу в качестве исполнителя указана Ю.В. Орлова).
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
Письмо-ответ или письмо-подтверждение не содержит реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа»
При получении письма-ответа или письма-подтверждения может возникнуть потребность посмотреть содержание инициирующего письма. Но как это сделать, если в письме-ответе нет ссылки на его регистрационный номер?
Хорошо, если в организации-адресате используется система электронного документооборота, обладающая мощными поисковыми возможностями и позволяющая найти нужный инициирующий документ по другим реквизитам, например, наименованию организации и краткому содержанию. Но если такой системы нет, то поиски инициативного письма могут занять достаточно много времени.
Соответственно, в письмах-ответах и письмах-подтверждениях принято указывать, на основании какого документа создано письмо. При этом правильно делать это не в тексте письма (например, «на Ваше письмо от 20 апреля 2009 г. № 100...»), а оформлять в составе реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (см. Пример 1). Размещение сведений об инициирующем письме в отдельном реквизите позволяет визуально выделить эти данные и облегчить обработку поступающего документа.
На письме не оформлен реквизит «заголовок»
В настоящее время часто поступают письма, на которых не оформлен реквизит «заголовок». В итоге при регистрации таких писем затрачивается больше времени на их аннотирование, то есть заполнение реквизита (поля) «краткое содержание (заголовок) документа» в регистрационноконтрольной форме.
Наличие реквизита «заголовок» облегчает не только регистрацию, но и поиск нужного письма среди документов, находящихся на исполнении. Ознакомившись с заголовком и не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Соответственно, отсутствие данного реквизита усложняет работу не только службе ДОУ, но и сотрудникам других подразделений, которые будут «исполнять» данные входящие письма.
Поэтому обязательное составление заголовка – одно из требований, предъявляемых к оформлению служебных писем (в Примере 2 письмо осталось без заголовка, а в Примере 3 он звучит так: «О выполнении договора от 04.03.2009 № 563/89 «Об оказании услуг»»). Без заголовка разрешается подготавливать только короткие письма, распечатанные на бланке формата А5 (148 × 210 мм).
Заголовок должен составляться сотрудником, который осуществлял подготовку текста письма. Данный реквизит включает краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (о ком)?», например: «О невыполнении договора от 18.02.2009 № 45/65».
Заголовок должен занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
...
