В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления приказов и распоряжений. Раньше они закреплялись в нормативном документе – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Данный документ хотя и был предназначен только федеральным органам, но широко использовался другими государственными и негосударственными организациями. В настоящий момент Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления приказов и распоряжений не вошли в иной правовой акт, регламентирующий создание и организацию работы с документами. То есть сегодня информацию о том, как следует оформлять приказы и распоряжения, можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним в первую очередь нужно отнести:
Итак, стоит ли соблюдать сложившиеся правила оформления приказов и распоряжений, если они зафиксированы только в документах, носящих рекомендательный характер 1? На этот вопрос мы ответим «да»! Прежде всего федеральным органам исполнительной власти, для которых специально были созданы Методические рекомендации, не стоит их игнорировать. А всем остальным Методические рекомендации и ГОСТ позволят повысить качество создаваемых документов.
Кроме того, данные правила целесообразно отразить в локальном нормативном акте организации, например, в инструкции по делопроизводству. Именно в соответствии с требованиями данного локального документа должны оформляться приказы и распоряжения в конкретной организации.
«Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы», – сказано в приложении № 15 к Методическим рекомендациям.
Бланк приказа (или распоряжения) – это стандартный лист бумаги, который используется при создании документа и на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для приказа или распоряжения информацию.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе к бланкам приказов и распоряжений, содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003.
В соответствии с этим стандартом бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При этом для бланков приказов и распоряжений принято использовать бумагу формата А4 (210 х 297 мм).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов бланка приказа и бланка распоряжения, который зависит от учредительных документов организации:
Также данные бланки содержат ограничительные отметки, которые позволяют выделить месторасположение реквизитов, оформляемых при регистрации. К этим реквизитам относятся:
Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в зависимости от расположения реквизитов два варианта бланков (угловой бланк и продольный). Однако в практике делопроизводства для подготовки распорядительных документов преимущественно используются продольные бланки, на которых необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.
Определив состав реквизитов бланка, рассмотрим правила их оформления. Напомним, что эти правила взяты из ГОСТа Р 6.30-2003.
Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» (реквизит 01), «герб субъекта Российской Федерации» (реквизит 02), «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (реквизит 03) используют на бланке в соответствии с учредительными документами организации. При этом на бланке документа может присутствовать только один из вышеуказанных реквизитов.
Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2 ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Данный Закон устанавливает, на бланках каких организаций (органов) воспроизводится Герб Российской Федерации в многоцветном варианте, в одноцветном варианте и в одноцветном варианте без геральдического щита.
Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации помещают на бланках документов в соответствии с уставом, положением об организации (см. Пример 2). Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований четвертой части Гражданского кодекса РФ. Если организация не имеет своей эмблемы или зарегистрированного товарного знака, она не должна размещать на бланках документов какие-либо посторонние рисунки.
То есть если организация не имеет права на размещение гербов и не имеет своей эмблемы или товарного знака (знака обслуживания), то реквизиты 01, 02 и 03 на ее бланке должны отсутствовать. Отметим, что образец такого бланка приказа приведен в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 (см. Пример 1).
Наименование организации (реквизит 8), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации. В том числе нужно полностью писать организационно-правовую форму (см. Пример 2), а не аббревиатуры (ООО, ЗАО и т.д.).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. При этом его располагают в скобах ниже полного наименования или за ним (см. Примеры 1 и 3).
Пример 1. Верхняя часть бланка приказа. Пример взят из приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 (рисунок Б.4)
Пример 2. Верхняя часть бланка распоряжения
При наличии вышестоящей организации ее наименование указывают над наименованием организации – автора документа. При этом ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет, что нужно указывать сокращенное, а не полное наименование вышестоящей организации (в Примере 1 это «Росархив»), и только в случае отсутствия сокращенного наименования пишут полное. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в данной ситуации выглядят лояльнее ГОСТа (Пример 3):
Приложение № 11 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
Над наименованием федеральной службы (федерального агентства), находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.
Пример 3. Верхняя часть бланка приказа. Пример взят из приложения 8 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
На практике встречается 3 варианта оформления подписи ответственного за ведение трудовых книжек на титульном листе этого документа. Как правильно? И может ли неправильное оформление этой подписи привести к проблемам для работника или работодателя? Поводом разобраться в этом стал вопрос подписчика.
Правила оформления справок по личному составу показываем с учетом обновленных требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 (к оформлению реквизитов) и трудового законодательства. В каких ситуациях какие справки необходимо составить и что в них отразить. Когда успеть выдать, кто подпишет, штрафы за нарушение сроков. Показываем образцы 5 справок: о периоде работы в организации; об условиях работы; об использовании дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом; о стаже работы и зарплате (обычно требуют в банке и при получении визы); о предоставлении отпуска на основной работе (для совместителей).
С 1 января 2026 года организациям, предпринимателям и физлицам будет выдаваться новый документ о постановке на налоговый учет. От выдачи каких документов отказываются? Как получить документ нового образца? Надо ли менять старый документ на новый?
Правила оформления приказа показываем с учетом последних изменений ГОСТ Р 7.0.97 об оформлении организационно-распорядительных документов 2025 года. Рассматриваем каждый реквизит, в каких случаях какие варианты оформления предпочтительней, показываем оформление и целых приказов, всего в этой статье 25 примеров!Какие бланки приказов бывают. Правила использования герба, товарного знака и др. изображений. Какие шрифты, интервалы, отступы можно использовать, как нумеровать страницы. Как составить текст и заголовок к нему. Как формулировать причину издания приказа, поручения, устанавливать срок исполнения, ответственных и др. Как оформить приложение. Как документировать процедуру согласования (в бумажном виде или электронном). Когда регистрировать приказ, как оформить дату, номер, подпись.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
