Какие задачи поможет решить Положение о структурном подразделении? Какие варианты этого документа встречаются? Сколько и где хранить оригинал и копии Положения? Как часто производить его пересмотр и уточнение? Какие обязательные разделы должны войти в Положение и при каких условиях какими разделами его целесообразно дополнить? В этом номере журнала комментируется составление всех разделов и реквизитов данного документа. В следующем номере будет опубликован пример полностью оформленного Положения о службе делопроизводства.
В статье рассматриваются правила составления и оформления положения о структурном подразделении. С одной стороны, положение является хорошо известным инструментом, с помощью которого органы управления распределяют основные направления и задачи деятельности по уровням управления и закрепляют их за конкретными организационными единицами – структурными подразделениями. С другой стороны, положение о структурном подразделении рассматривается как документ подсистемы документации по управлению персоналом, факультативный документ по личному составу, т.к. на его основе разрабатываются предусмотренные трудовым законодательством должностные инструкции или должностные регламенты всем сотрудникам организации, конкретизируются задачи и функции, которые должны быть закреплены за сотрудниками и доведены до их сведения. Таким образом, комплекс положений о структурных подразделениях организации отражает и схему организационной структуры (уровни управления), и организационно-функциональную структуру (точки реализации задач и функций организации), т.е. все необходимые организационные основания для маршрутизации, оптимизации и организации документооборота.
Значение и принадлежность к системе и подсистемам документации
Положение о структурном подразделении (далее – Положение) – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения. Положение может закреплять также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих общие функции управления организацией (в этом случае документ может называться «Должностное положение» или «Положение о должности»).
Положение относится к подсистеме организационных документов системы организационно-распорядительной документации. В Общероссийском классификаторе управленческой документации положение о структурном подразделении включается в подсистему унифицированных документов по созданию организации и в подсистему унифицированных документов по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. Правовая функция положения о подразделении как организационного документа выступает на первый план и отражает цель его создания.
Классификация Положений очень проста. Они могут разрабатываться как индивидуальные документы для конкретных подразделений, а также быть примерными и типовыми для однородных подразделений с однотипными функциями.
Примерные положения о подразделениях имеют рекомендательный характер, и на их основе следует разработать и утвердить конкретное Положение, а типовые положения (обычно это типовые положения о филиале, территориальном представительстве, типовое положение о бухгалтерии в организации с территориально-распределенной структурой и т.п.) являются обязательными для применения и не требуют разработки конкретных положений.
Положения обязательны для всех подразделений и всех должностных лиц внутри самой организации, их действие распространяется на всех ее сотрудников (руководителей, штатных сотрудников и лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров о возмездном оказании услуг). На основании Положений строятся взаимоотношения внутри организации, т.к. подразделения обязаны взаимодействовать и сотрудничать, а не вмешиваться в сферы деятельности и зоны ответственности друг друга. На базе положений о структурных подразделениях разрабатываются инструкции, правила, регламенты, устанавливающие порядок выполнения основных задач и функций организации, строятся технологии. С помощью Положений упорядочивается вся деятельность организации (организационно-управленческая, финансовая, производственная, кадровая и др.) и закладывается юридическая основа для принятия управленческих решений.
Положения имеют значение официального доказательства при рассмотрении споров в судах и арбитражных судах, при проведении проверок контролирующими органами, в процессе подготовки официальных заключений оценщиками и аудиторами, а также практически во всех случаях взаимодействия организации во внешней среде.
Разработка положений о структурных подразделениях организации является, как правило, завершающим этапом сложных процессов ее создания, построения или коренного изменения организационной структуры. В соответствии с принципами организационного проектирования:
- сначала определяются основные цели деятельности в соответствии со стратегией организации,
- далее – описываются задачи и функции (бизнес-процессы),
- выбирается тип и оптимальная схема организационной структуры,
- разрабатываются положения о структурных подразделениях.
Положение как организационный документ позволяет достичь следующих управленческих целей организации:
- определение правового статуса подразделения и его места в системе управления;
- закрепление внутренней структуры подразделения;
- разграничение задач, функций, прав и ответственности;
- обеспечение более полного выполнения возложенных на подразделение и его руководителя функций;
- закрепление системы объективной и обоснованной оценки результатов деятельности;
- установление организационно-правовых основ документирования деятельности подразделения, его роли в документообороте и степени ответственности за информационные ресурсы организации.
Положение, как и любой организационный документ, подлежит обязательному пересмотру один раз в пять лет и ежегодному уточнению по итогам процесса бизнес-планирования.
Ответственными за своевременность внесения изменений и дополнений в утвержденное Положение, т.е. за поддержку версионности, предусмотренной политикой управления документами, могут быть назначены непосредственный руководитель соответствующего структурного подразделения или вышестоящий руководитель.
Комментарий о «взаимоотношениях»
Положения и штатного расписания
Иногда возникает вопрос, какой документ важнее – положение о подразделении или штатное расписание? Зачем разрабатывать положение, если при каждом изменении штатного расписания приходится менять положение и делать лишнюю работу?
Необходимо понимать, что каждый документ имеет свою конкретную цель создания. Штатные расписания действительно изменяются более оперативно и отражают структуру организации, но, к сожалению, весьма условно. Большинство оперативных изменений касается «введения должности...» и «исключения должности...». Для управления организацией важно выделять и регламентировать не только структурные звенья по уровням управления, но и закрепить направления деятельности, задачи, функции, права и ответственность. Положение является исходным документом и организационной основой для создания всех других документов подразделения и для выполнения всех необходимых управленческих действий. Поэтому при изменении задач и функций, а также в случае реструктуризации подразделений следует вносить в Положение все необходимые изменения и дополнения в режиме регулярного менеджмента, т.е. в текущем режиме.
Хранение Положений
Срок хранения Положения устанавливается статьями 55 и 56 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010). Обычно это постоянный срок хранения по месту разработки и утверждения Положения, т.е. фактически в самом подразделении. В этом случае копия Положения передается в кадровую службу, где хранится в течение 3 лет после утверждения нового Положения («замены новым»).
Но конкретное решение о месте хранения оригинала и копий Положения, порядке его направления в структурные подразделения, порядке ознакомления и контроля за соблюдением его требований принимается самой...
