Как документировать использование личного имущества работника в служебных целях (чаще всего это автомобиль или домашний компьютер) и в чьих это интересах? Как составить полный комплект документов в ситуации, когда такое имущество пострадало и работник претендует на возмещение ущерба? Каким оно может быть? Как сделать комплект документов убедительным, во-первых, для суда, куда может обратиться недовольный работник, а во-вторых, для налоговых органов, которые зорко следят за расходами налогоплательщиков?
В печати достаточно много материалов, посвященных возмещению материального вреда сотрудником работодателю или работодателем – здоровью работника. Такой интерес понятен, ведь именно эти ситуации наиболее распространены на практике. Однако в жизни встречается и обратное, например, причинение вреда имуществу работника в ходе исполнения им трудовых обязанностей. С этой ситуацией мы и предлагаем вам разобраться.
В соответствии с положениями ст. 232 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, обязана возмещать такой ущерб в полном объеме. Аналогичное требование содержит и ст. 235 ТК РФ, дополнительно указывая, что размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.
Факт использования работником личного имущества должен быть зафиксирован
Работодатель отвечает только за вред имуществу, возникший в рамках трудовых отношений. Он достаточно часто использует имущество работника. Обычно это автомобили или компьютерная техника. Порядок такого использования и перечень имущества должны быть зафиксированы в письменной форме. Под письменной формой в данном случае можно понимать:
- составление специального двустороннего документа (приложение к трудовому договору или отдельного соглашения, см. Пример 1),
- «присоединение» работника к действующему в организации порядку. Воля работника в данном случае фиксируется его подписью под локальным нормативным актом или приказом работодателя. В отношении локальных нормативных актов неоднократно указывалось, что ознакомившийся с ними работник должен ставить об этом свою подпись на самом документе или специальном листе ознакомления. С приказом относительно конкретного сотрудника необходимо поступить так же. Собственноручная подпись избавляет работника от многих соблазнов и упрощает как ведение досудебных переговоров, так и разрешение споров в суде.
Обратите внимание: приказ может не только регулировать отношения с конкретным сотрудником, но и утверждать общий порядок использования имущества работников в служебных целях (именно такой документ показан в Примере 2). Ознакомить с ним персонал можно путем его «вывешивания на доске» или электронной рассылки, но к нему позже должен быть оформлен другой документ, на котором должна стоять подпись работника и данные о его используемом имуществе с размером полагающейся ему компенсации: это будет индивидуальный приказ, соглашение или др. (см. пункт 2 приказа из Примера 2). На таком индивидуальном документе подпись работника уже обязательна.
Обратите внимание: в Примерах 1 и 2 под компенсацией подразумевается сумма, полагающаяся владельцу имущества за его использование в служебных целях (здесь пока не идет речь о возмещении возможного ущерба этому имуществу). Размер такой компенсации действующим законодательством не регулируется, главным ориентиром в данном вопросе должен служить здравый смысл и понимание того, что эти цифры будут предметом налоговой проверки и их бездумное завышение может привести к налоговому спору. В пункте 6 приказа из Примера 2 приведен размер компенсации, установленный для сотрудников органов внутренних дел постановлением Правительства РФ от 30.12.2011 № 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации».
Пример 1. Дополнительное соглашение об использовании личного имущества работника
