Составлять деловые письма сложно. С одной стороны, необходимо придерживаться официально-делового стиля речи с его исторически сложившимися чертами и языковыми особенностями, с другой – стремиться к максимальной лаконичности, ясности и доступности для адресата.
Проблемой для многих является и правописание. К счастью, нас выручает автоматическая проверка ошибок в программе Word, которая подчеркивает волнистой красной линией «подозрительные» для нее фрагменты, тем самым обращая на них наше внимание, чтобы мы могли, если нужно, исправить ошибку. Но, к сожалению, и она не все «замечает».
Незабвенная Фаина Раневская была права: «Орфографическая ошибка в письме – это как клоп на белой блузке!»
Анализ служебной переписки московских государственных служащих позволил нам выделить типичные ошибки и трудные случаи. Предлагаем их вам в систематизированном виде с объяснениями и примерами правильного и ошибочного написания. Этот материал уже прошел апробацию на программе «Деловое письмо: ясно и грамотно» курсов повышения квалификации Московского городского университета управления Правительства Москвы.
С помощью Таблицы вы можете перепроверить себя: точно ли помните те правила, на которых большинство «спотыкается», а затем использовать ее как «шпаргалку».
Таблица. Типичные ошибки в служебных письмах
| № п/п | Описание ошибки (рекомендации по ее устранению) |
Пример | |
| ошибочный | грамотный | ||
| Выбор слова или сочетания слов | |||
| 1 | Нарушение принципа лаконичности письма (указывайте только необходимые факты, ссылки, аргументы) |
По поручению (указаны должность и Ф.И.О.) Управлением и в соответствии с регламентом рассмотрено Ваше обращение. | По поручению (указаны должность и Ф.И.О.) Управлением рассмотрено Ваше обращение. |
| В соответствии с ч. 3 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения... | |||
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
На практике встречается 3 варианта оформления подписи ответственного за ведение трудовых книжек на титульном листе этого документа. Как правильно? И может ли неправильное оформление этой подписи привести к проблемам для работника или работодателя? Поводом разобраться в этом стал вопрос подписчика.
Правила оформления справок по личному составу показываем с учетом обновленных требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 (к оформлению реквизитов) и трудового законодательства. В каких ситуациях какие справки необходимо составить и что в них отразить. Когда успеть выдать, кто подпишет, штрафы за нарушение сроков. Показываем образцы 5 справок: о периоде работы в организации; об условиях работы; об использовании дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом; о стаже работы и зарплате (обычно требуют в банке и при получении визы); о предоставлении отпуска на основной работе (для совместителей).
С 1 января 2026 года организациям, предпринимателям и физлицам будет выдаваться новый документ о постановке на налоговый учет. От выдачи каких документов отказываются? Как получить документ нового образца? Надо ли менять старый документ на новый?
Правила оформления приказа показываем с учетом последних изменений ГОСТ Р 7.0.97 об оформлении организационно-распорядительных документов 2025 года. Рассматриваем каждый реквизит, в каких случаях какие варианты оформления предпочтительней, показываем оформление и целых приказов, всего в этой статье 25 примеров!Какие бланки приказов бывают. Правила использования герба, товарного знака и др. изображений. Какие шрифты, интервалы, отступы можно использовать, как нумеровать страницы. Как составить текст и заголовок к нему. Как формулировать причину издания приказа, поручения, устанавливать срок исполнения, ответственных и др. Как оформить приложение. Как документировать процедуру согласования (в бумажном виде или электронном). Когда регистрировать приказ, как оформить дату, номер, подпись.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
