Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным, для большинства случаев необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

1) чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае – главного бухгалтера);

2) какое физическое лицо – представитель сторонней организации – вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);

3) право на подписание каких конкретно документов передано по договору к уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Четко прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи должность нужно указать так: «Главный бухгалтер (согласно договору от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем, существуют исключения, распространяющиеся на сферу налоговых отношений, а также отношений, связанных с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ¹.

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации – заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.)

В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.

Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете).

Возложить обязанности по исполнению должности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и бухгалтерской фирмой. Причем последняя может предоставлять услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату.

Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговому отчету обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающей полномочия представителя на подпись этого отчетного документа. С бухгалтерской отчетностью поступают аналогично².

Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: номера и даты доверенности.

И доверенность нужно будет приложить к отчету (как было сказано выше). В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи скан доверенности также вкладывается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов. Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании – руководителя.

Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией.

Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей.

Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней?³

Итак, чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписать уполномоченным лицом.

Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители.

Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора.

По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг по договору. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами.

Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации – экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей.

Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет «вами заниматься» (а в случае его временного отсутствия – замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.