Оформляем служебные записки по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций к нему

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 ¹ закрепляют правила оформления организационно-распорядительных документов. Несмотря на небрежность разработки и недостатки в оформлении приложений, они нацеливают службы делопроизводства на разработку электронных шаблонов и унифицированных форм для создания электронных документов в статусе оригиналов. В Методических рекомендациях требования к тексту служебных записок специально не рассматриваются. Но в процессе внедрения ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы рекомендуем службам делопроизводства начинать унификацию и разработку электронных шаблонов и бланков с документов, которые массово составляются практически всеми сотрудниками организации, – например, со служебных записок.

Большинство из них имеют короткий (до 5 лет) срок хранения и вполне могут «жить» в качестве электронных оригиналов даже без распечатки на бумагу. И если обеспечить в системе электронного документооборота ² удобство их составления, маршрутизировать согласование и последующие операции, то служба делопроизводства существенно сэкономит дорогое рабочее время тех сотрудников, которые составляют такие документы, согласовывают их, ставят резолюцию и исполняют ее.

Рассмотрим типовой формуляр служебной записки с позиций управления документами, выявим необходимые реквизиты, атрибуты и метаданные для проектирования электронного шаблона или бланка.

Служебная записка во внутренних коммуникациях

Служебная записка в настоящее время стала играть роль универсального справочно-информационного документа, который составляют сотрудники организации. С помощью официальной служебной записки можно:

• зафиксировать информацию, факты, события и передать ее непосредственному руководителю, «владельцу» и контролеру бизнес-процесса (ранее эту функцию выполняла информационная справка);
• сформулировать предложения о том, как решить вопрос, усовершенствовать деятельность, и представить их на рассмотрение руководства организации (ранее эту функцию выполняла докладная записка, в которой обязательно должен был быть сформулирован проект решения);
• объяснить руководству причины каких-либо действий, нарушений или бездействия, а также пояснить содержание какого-то основного документа, проекта решения или проекта локального нормативного акта, которые будут принимать органы управления организацией (ранее эту функцию выполняли объяснительная и пояснительная записки);
• оформить предложения в рамках аттестации, повышения в должности или поощрения сотрудника (ранее эту функцию выполнял специальный документ кадрового делопроизводства – представление, этот вид документа остался в кадровой работе на государственной и муниципальной службе).

Работникам бывает сложно сориентироваться, в какой ситуации какую «записку» составлять, потому в процессе унификации и автоматизации служебные записки со временем «поглотили» другие виды «записок», упомянутые здесь. Но есть 2 исключения:

• объяснительные записки все еще оформляются в кадровом делопроизводстве так же как и заявления, т.к. их составления в определенных ситуациях прямо требует Трудовой кодекс РФ;
• а пояснительные записки являются частью многостраничных стратегий, концепций, аудиторских отчетов, а также сопровождают графические презентации проектов решений, подготовленных к заседаниям коллегиальных органов управления.

Таким образом, служебные записки стали основным документом в официальном общении сотрудника и его руководства (работодателя). Лучшей практикой является регламентация правил оформления служебной записки и других форм внутренней коммуникации в отдельном локальном нормативном акте организации – Правилах ведения внутренней регламентированной переписки. Этот документ обычно издается во исполнение требований Инструкции по делопроизводству и доводится до сведения всех сотрудников. Его можно опубликовать на внутреннем портале вместе с шаблоном (электронной формой) служебной записки, чтобы в любое время каждый сотрудник мог вспомнить правила и взять форму для создания служебной записки либо задействовать иные формы коммуникаций. В приказе об утверждении Правил ведения регламентированной внутренней переписки рекомендуем:

• контроль за их соблюдением возложить на руководителей структурных подразделений,
• а за службой делопроизводства оставить функцию методического руководства их применением.

Цель создания и типовой формуляр

Какие же сведения о служебной записке стоит включить в регламентный документ? Лучшие практики организаций показали, что до сведения всех сотрудников необходимо довести и управленческий, и делопроизводственный аспекты ее составления. Материалы этой статьи вы вполне можете использовать для разработки такого регламентного документа.

Служебная записка – справочно-информационный документ, адресованный руководству...