Мы рассказываем, как организовать работу с документами, содержащими коммерческую тайну, в т.ч. даем образцы соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, формулировок, которые необходимо внести в трудовые договоры работников и в гражданско-правовые договоры с другими компаниями. Воспользовавшись нашими рекомендациями, вы сможете ввести режим коммерческой тайны в организации, чтобы избежать неблагоприятных последствий безнаказанного разглашения своей коммерческой тайны. Но ответственность за нарушения в данной сфере тоже может быть различной – мы поясняем и этот вопрос.
Работаем с документами, содержащими коммерческую тайну
Ограничение доступа к документам
Не секрет, что для того, чтобы информация, содержащая коммерческую тайну, не распространялась среди нежелательных лиц, следует ограничить доступ к ней. Каким образом это можно сделать, если такая информация содержится не только на бумажных носителях, но и на электронных, в том числе в информационных системах организации? Ответ очевиден – ограничивать доступ необходимо к различным носителям информации.
В первую очередь следует определить, в каких помещениях, электронных базах, информационных системах и на каких носителях будет храниться информация, составляющая коммерческую тайну, а далее уже назначить ответственных лиц, в чьи обязанности будет входить надлежащее хранение, передача документов, содержащих такую информацию на различных носителях, только определенным лицам (своим сотрудникам, имеющим право доступа, и уполномоченным представителям госструктур) и с обязательной фиксацией факта выдачи и возврата соответствующих документов. Если документы содержатся в электронной базе или информационной системе, то ограничение доступа к ним должно осуществляться и с помощью технических средств защиты информации и программного обеспечения.
Перечень лиц, допускаемых к документам, содержащим коммерческую тайну, утверждается приказом организации (см. приказ и его приложение № 3 из Примера 1 в первой части статьи в №12` 2011 журнала на стр. 34 и 40).
Однако возникает справедливый вопрос: а как работник узнает о том, что он попал в такой список и что на него теперь ложится серьезная ответственность за разглашение коммерческой тайны? Закон о коммерческой тайне дает ответ на этот вопрос в ст. 11, устанавливая обязанности для работника и работодателя:
Фрагмент документа
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
(в ред. от 11.07.2011). Статья 11 «Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений»
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
(в ред. от 11.07.2011). Статья 11 «Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений»
1. В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:
1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой является работодатель и его контрагенты;
2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.
2. Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.
3. В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:
1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях...
5) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, либо уничтожить такую информацию или удалить ее с этих материальных носителей под контролем работодателя.
Незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой работник получил доступ в связи с исполнением им трудовых обязанностей, он вправе обжаловать в суд (ч. 8 ст. 11 Закона о коммерческой тайне). Однако, как правило, работники об этой норме ничего не знают и узнают, только когда дело доходит до их привлечения к ответственности за разглашение коммерческой тайны.
Чтобы условие о неразглашении коммерческой тайны было для работника обязательным, его следует закрепить одним из двух способов:
- в качестве дополнительного условия включить в трудовой договор (см. Пример 3). Это позволяет сделать ст. 57 ТК РФ;
- заключить отдельное соглашение с работником о соблюдении конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну (или неразглашении конфиденциальной информации в целом) (см. Пример 2 на следующей странице), которое также можно оформить в виде приложения к трудовому договору.
Пример 2. Соглашение с работником о конфиденциальности
Пример 3. Фрагмент трудового договора, в который включаются условия соблюдения конфиденциальности
Обратите внимание! Если трудовыми обязанностями работника не был предусмотрен доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и вы хотите ему его дать, то он может быть осуществлен только с согласия работника (ч. 2 ст. 11 Закона о коммерческой тайне), которое оформляется путем:
- внесения в трудовой договор соответствующих обязанностей, или
- заключения отдельного соглашения о соблюдении конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну (или неразглашении конфиденциальной информации в целом), как было отмечено выше, или
- дачи работником отдельного обязательства о неразглашении коммерческой тайны (см. Пример 4).
Однако надо иметь в виду, что не всегда условия трудового договора могут изменяться с согласия работника. Так, в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. При этом требуется четкое следование процедуре внесения в трудовой договор таких изменений, установленной ст. 74 ТК РФ. В частности, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. А далее, в зависимости от того, согласен работник на работу в новых условиях или нет, работодатель должен соблюсти все формальности такой ситуации, предусмотренные данной статьей ТК РФ. Очевидно, что если работник будет согласен на изменение условий трудового договора в таком порядке, то соответствующий допуск может быть оформлен одним из указанных выше способов.
Что касается руководителя организации, то ч. 6...
