На примере конкретного дела мы увидим мнения различных судебных инстанций по ряду важных для нас вопросов: по каким критериям можно отделить личные записи и черновики сотрудника от официальных документов организации, которые она должна представить по требованию контролирующего органа? каким образом следовало устанавливать сроки хранения в период, когда Перечень типовых управленческих документов 2000 года уже утратил силу, а следующий Перечень 2010 года из-за нарушения порядка его официального опубликования еще не вступил в силу? Оценка доказательств в формате видео- и фотосъемки, сделанных в процессе выездной проверки, тоже представляет интерес.
Многим известна шутка «не так страшен закон, как его трактуют». Но в истории, о которой мы вам расскажем, все произошло наоборот – правоприменительная практика вооружает организации ценными аргументами в свою защиту.
Нечасто в арбитражной практике встречаются дела, настолько богатые в плане освещения вопросов нашей тематики, как дело № А19-14668/2011, которое в ноябре 2011 года начал рассматривать арбитражный суд Иркутской области. Дело прошло два круга рассмотрения, и окончательное решение по нему было принято лишь в феврале 2013 года.
Судьям пришлось разбираться со следующими вопросами:
- По каким критериям можно отделить личные записи и черновики сотрудника от официальных документов организации, которые она должна была представить по требованию контролирующего органа?
- На основе каких нормативных документов устанавливаются сроки хранения документов? Какие документы должны иметься у организации вне зависимости от того, что их копии были уничтожены?
- Каковы сроки действия Перечней типовых управленческих документов 2000 и 2010 годов? Каким образом следовало устанавливать сроки хранения документов в период, когда один Перечень уже утратил силу, а другой из-за нарушения порядка его официального опубликования еще не вступил в силу?
Как возникла проблема
В феврале 2011 года инспекцией Федеральной антимонопольной службы (далее – ФАС) была проведена внеплановая выездная проверка ОАО «Саянскхимпласт» (далее – АО), в ходе которой велись фотосъемка и видеозапись. В результате осмотра помещений и документов АО были обнаружены признаки нарушения антимонопольного законодательства, и ФАС затребовала у АО заверенные надлежащим образом документы и материалы.
Требование содержало около 100 пунктов, в которых были перечислены как отдельные виды документов (например, «протоколы совещаний ОАО «Саянскхимпласт» с 1 января 2007 по настоящее время»), так и конкретные документы (например, «служебная записка и.о. начальника отдела продаж от 01.07.2009 на 1 л.»).
В феврале 2011 года АО представило в антимонопольный орган только часть документов:
- переписка была представлена лишь за 2011 год. Общество объяснило, что «переписка за предшествующий период отсутствует в связи с ограниченным сроком хранения»;
- были представлены протоколы совещаний ОАО «Саянскхимпласт» за 2011 год. Отсутствие аналогичных документов за предшествующий период АО опять объяснило их «ограниченным сроком хранения».
ФАС сочла, что документы не были представлены обществом в полном объеме, и привлекло организацию к административной ответственности, предусмотренной частью 5 статьи 19.8 КоАП РФ, в виде штрафа в размере 300 000 рублей. И хотя данная статья имеет отношения только к сведениям / документам, запрашиваемым ФАС, в данном деле нас будут интересовать аргументы, которыми можно мотивировать непредоставление затребованных сведений / документов и другим контролирующим органам со ссылкой на данное дело.
Фрагмент документа
Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Часть 5 статьи 19.8 «Непредставление ходатайств, уведомлений (заявлений), сведений (информации) в федеральный антимонопольный орган, его территориальные органы, органы регулирования естественных монополий или органы, уполномоченные в области экспортного контроля»
Непредставление или несвоевременное представление в федеральный антимонопольный орган, его территориальный орган сведений (информации), предусмотренных антимонопольным законодательством РФ, в том числе непредставление сведений (информации) по требованию указанных органов, за исключением случаев, предусмотренных частями 3, 4 и 7 настоящей статьи, а равно представление в федеральный антимонопольный орган, его территориальный орган заведомо недостоверных сведений (информации), за исключением случаев, предусмотренных частью 8 настоящей статьи –
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 500 до 2 500 рублей; на должностных лиц – от 10 000 до 15 000 рублей; на юридических лиц – от 300 000 до 500 000 рублей.
Первый круг судебного разбирательства
ОАО «Саянскхимпласт» не согласилось с наказанием и обратилось в арбитражный суд.
В отношении ряда непредставленных документов, перечисленных в требовании антимонопольного органа, АО сообщило, что это не документы, а личные записи и черновики сотрудника, в связи с чем у организации такие документы отсутствуют и предоставить их заверенные копии она не имеет возможности. В своей объяснительной записке начальник коммерческого управления пояснил:
- обнаруженные проверяющими в его кабинете материалы являлись личными копиями, записками и черновиками;
- копии приказов и протоколов были с истекшим сроком хранения, поэтому в архиве предприятия и у других работников данные документы отсутствуют;
- ни одного официального документа (оригинала) начальник коммерческого управления не хранил и ни одного оригинала материала, указанного проверяющими в описи и включенного в требование, у него обнаружено не было;
- планы, прогнозы продаж готовой продукции и...
