Билеты на поезд и самолет для сотрудников

Расходы должны быть связаны с производственной деятельностью компании

Начнем с того, что Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает обязанность работодателя компенсировать работнику расходы по проезду, связанные со служебной командировкой, разъездным характером работы, при ­переезде в другую местность ¹.

Также лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату 1 раз в 2 года (или чаще, если это установлено коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации) за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в ­пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно ².

Причем данные расходы организация может учесть при исчислении налога на прибыль ³, но только если они документально подтверждены, экономически обоснованы и носили производственный характер (были связаны с деятельностью, направленной на получение компанией дохода). Эти условия прямо указаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ ⁴. Поэтому бухгалтерия потребует у вас определенные подтверждающие документы.

Таким образом, чтобы бухгалтерия при исчислении налога на прибыль смогла учесть затраты по приобретаемым билетам для сотрудников, ­необходимо выполнение одного из следующих условий:

• поездка должна носить служебный (производственный) характер либо
• обязанность работодателя компенсировать данные расходы работнику предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Иногда по просьбе руководства компания заказывает и приобретает билеты для личных поездок сотрудников (например, при направлении руководителя и членов его семьи в отпуск). Расходы на такие билеты компания не сможет учесть при исчислении НДС или налога на прибыль (если только обязанность по оплате данного проезда не установлена ТК РФ или локальными актами компании), поскольку подобные ­затраты не связаны с деятельностью компании, направленной на получение дохода.

А теперь перейдем к рассмотрению нюансов и частных случаев.