Попробуем задать вам ряд практических вопросов. Что в нашу электронную эпоху считать оригиналом, подлинником и копией документа? А если копать еще глубже? Например, чем считать почти идентичные документы, различающиеся адресатом или датой; а полностью идентичные, но направленные повторно (от этого зависит, что регистрировать, а что нет)? Сколько может быть подлинников? Например, когда электронный документ пересылается контрагенту, то что получает адресат и что остается у отправителя – копия или оригинал? Когда одновременно создаются и подписываются одинаковыми лицами идентичные по содержанию бумажный и электронный документы, каков их статус? Если практически одновременно оформляются документы одного содержания, но разного формата, то чем их считать? Можно ли заверить копию с другой копии документа, не имея оригинала? В каких случаях законодательство это допускает? Если пока специалисты признают невозможность длительного (в течение десятилетия или столетия) сохранения работоспособных оригиналов электронных документов, то после их миграции что у нас останется на руках? Уничтожать ли бумажные документы после их оцифровки? А исходные электронные после переноса их в форматы и системы нового поколения? Если эти вопросы для вас актуальны, то давайте разбираться вместе!

Нужна ли архивная наука? На протяжении большей части XX века мы прекрасно обходились без нее, это скорее было ремеслом под названием «архивное дело», в рамках которого шло определенное совершенствование сложившейся ранее технологии, но не более. И так было до того момента, пока электронные документы не начали широко внедряться в деловую деятельность и государственное управление. Вдруг выяснилось (за рубежом в конце 1990-х годов, а у нас сейчас), что кафтан делопроизводства и архивного дела, добротно сшитый в 1980-е годы, начал расходиться по швам из-за того, что он давно уже не по мерке электронной эпохе.

Архивная наука, до того много лет во всем мире пребывавшая на задворках научного сообщества, стала востребованной. Электронно-цифровая революция не только автоматизировала то, что было, но и смела старые и привела к появлению совершенно новых деловых процессов и поддерживающих их инструментов. Встали вопросы о том:

  • что же такое электронный документ, можно ли его сохранить во времени, и если да, то как;
  • что в новых условиях считать оригиналом, подлинником, копией.

И это не просто любопытная тема для споров на какой-нибудь конференции. Ответы на данные вопросы определят на годы вперед развитие права, его влияние на информационные технологии и их внедрение в практическую деятельность. Эти ответы могут стать как движущей силой, так и смирительной рубашкой для всех этих процессов в нашей стране!

Ключевую роль в развитии современной мировой архивной науки, как ни парадоксально, сыграли представители малоизвестной у нас дипломатики – дисциплины, которая до недавних пор занималась анализом и определением подлинности старых, преимущественно средневековых, документов. Однако именно дипломатика в течение нескольких веков оттачивала как понятийный аппарат, так и методы подтверждения подлинности документов, и такие талантливые ее лидеры, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), сумели приспособить старый инструмент для решения новых задач.

Не менее интересно и то, что именно люди, больше всего занимавшиеся изучением тонких формальных отличий в документах, первыми стали ломать доминировавший ранее формальный подход к трактовке понятия «документ», отказались от попыток цепляться за какие-то элементы оформления и сделали упор на выполняемые функции.

Что такое документ?

Документ – это любой объект / система, выполняющая функции документа, каким бы он ни был: бумага, PDF-файл, XML-файл, база данных и записи в ней, сообщение электронной почты, SMS-сообщение, workflow-схема, смарт-контракт и т.д. С нашей точки зрения, главной функцией документа является передача во времени и пространстве информации, на которую можно положиться при принятии деловых решений. Данное определение «документа» куда глубже и практичней накрепко заученной в младые годы, но мутной по смыслу и трудноприменимой на практике мантры «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»1.

Несколько иными словами об этом же говорят 2 других авторитетных определения:

  1. Первое отражает точку зрения мирового сообщества специалистов по управлению документами:
    «документы – информация, созданная / полученная и в дальнейшем сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства или актива, как во исполнение правовых обязательств, так и в интересах деловой деятельности»2.
    Для сравнения, в редакции ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (п. 3.1.7) оно звучит так:
    «документ(ы) (record(s)): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности».
  2. Второе определение дано в законодательстве США:
    «Понятие “документы” охватывает все книги, бумаги, карты, фотографии, машинно-читаемые материалы и другие документальные материалы, независимо от их физической формы и характеристик, которые созданы или получены агентством Правительства Соединенных Штатов в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и сохраненные или подлежащие сохранению данным агентством или его правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и другой деятельности Правительства, или же вследствие информационной ценности содержащихся в них данных.
    Созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных целях; дополнительные экземпляры документальных материалов, сохраняемые для удобства или в справочных целях; и запасы печатных изданий и обработанных материалов под понятие “документы” не подпадают»3.

Чтобы познакомиться со всем разнообразием определений, рекоменду­ем использовать Международную базу архивной терминологии Международного совета архивов, в которой имеется богатый русскоязычный раздел. В нем, помимо российских, также представлены белорусские и казахстанские определения. Определения термина «документ» можно найти по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2789.

Оригинал и подлинник

Именно дипломатика, являющаяся одной из ветвей архивной науки, дает научные, тесно связанные с практикой правоприменения определения понятиям «оригинал», «подлинник», «дубликат» и «копия». Но взглянем для начала на то, что происходит в русскоязычной терминологии.

Здесь существуют 2 точки зрения на понятие «оригинал»:

  1. Одна характерна для специалистов, преимущественно имеющих дело с организационно-распорядительной документацией (ОРД):
    «Оригинал: Экземпляр документа, с которого изготавливается копия»4.
    Более четко она выражена в белорусском определении:
    «Оригинал документа (original document): Документ, созданный впервые.
    Примечание: В качестве оригиналов выступают все идентичные экземпляры документа в электронном виде»5.
  2. Иная точка зрения – у специалистов по управлению конструкторской документацией (КД), см. определения оригинала бумажного и электронного конструкторского документа в Таблице 1.
Таблица 1. Наименования конструкторских документов (КД) в зависимости от способа их выполнения и характера использования (это фрагмент таблицы 2 пункта 4.5 ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»)

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Как был организован Петербургский международный экономический форум – 2021

Интервью Алексея Валькова, директора Петербургского международного экономического форума. В какие сроки сумели организовать ведущий бизнес-форум России. Как реализовали мероприятия по противодействию COVID-19 (ПЦР-тестирование, аккредитация, дистанционное измерение температуры, обработка помещений и др.). Как было организовано питание и культурная программа для гостей. Сколько участников приехало. Какова была цена участия, и от чего она зависела. Результаты Форума в цифрах.