Попробуем задать вам ряд практических вопросов. Что в нашу электронную эпоху считать оригиналом, подлинником и копией документа? А если копать еще глубже? Например, чем считать почти идентичные документы, различающиеся адресатом или датой; а полностью идентичные, но направленные повторно (от этого зависит, что регистрировать, а что нет)?
Сколько может быть подлинников? Например, когда электронный документ пересылается контрагенту, то что получает адресат и что остается у отправителя – копия или оригинал? Когда одновременно создаются и подписываются одинаковыми лицами идентичные по содержанию бумажный и электронный документы, каков их статус? Если практически одновременно оформляются документы одного содержания, но разного формата, то чем их считать?
Можно ли заверить копию с другой копии документа, не имея оригинала? В каких случаях законодательство это допускает?
Если пока специалисты признают невозможность длительного (в течение десятилетия или столетия) сохранения работоспособных оригиналов электронных документов, то после их миграции что у нас останется на руках? Уничтожать ли бумажные документы после их оцифровки? А исходные электронные после переноса их в форматы и системы нового поколения?
Если эти вопросы для вас актуальны, то давайте разбираться вместе!
Нужна ли архивная наука? На протяжении большей части XX века мы прекрасно обходились без нее, это скорее было ремеслом под названием «архивное дело», в рамках которого шло определенное совершенствование сложившейся ранее технологии, но не более. И так было до того момента, пока электронные документы не начали широко внедряться в деловую деятельность и государственное управление. Вдруг выяснилось (за рубежом в конце 1990-х годов, а у нас сейчас), что кафтан делопроизводства и архивного дела, добротно сшитый в 1980-е годы, начал расходиться по швам из-за того, что он давно уже не по мерке электронной эпохе.
Архивная наука, до того много лет во всем мире пребывавшая на задворках научного сообщества, стала востребованной. Электронно-цифровая революция не только автоматизировала то, что было, но и смела старые и привела к появлению совершенно новых деловых процессов и поддерживающих их инструментов. Встали вопросы о том:
- что же такое электронный документ, можно ли его сохранить во времени, и если да, то как;
- что в новых условиях считать оригиналом, подлинником, копией.
И это не просто любопытная тема для споров на какой-нибудь конференции. Ответы на данные вопросы определят на годы вперед развитие права, его влияние на информационные технологии и их внедрение в практическую деятельность. Эти ответы могут стать как движущей силой, так и смирительной рубашкой для всех этих процессов в нашей стране!
Ключевую роль в развитии современной мировой архивной науки, как ни парадоксально, сыграли представители малоизвестной у нас дипломатики – дисциплины, которая до недавних пор занималась анализом и определением подлинности старых, преимущественно средневековых, документов. Однако именно дипломатика в течение нескольких веков оттачивала как понятийный аппарат, так и методы подтверждения подлинности документов, и такие талантливые ее лидеры, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), сумели приспособить старый инструмент для решения новых задач.
Не менее интересно и то, что именно люди, больше всего занимавшиеся изучением тонких формальных отличий в документах, первыми стали ломать доминировавший ранее формальный подход к трактовке понятия «документ», отказались от попыток цепляться за какие-то элементы оформления и сделали упор на выполняемые функции.
Что такое документ?
Документ – это любой объект / система, выполняющая функции документа, каким бы он ни был: бумага, PDF-файл, XML-файл, база данных и записи в ней, сообщение электронной почты, SMS-сообщение, workflow-схема, смарт-контракт и т.д. С нашей точки зрения, главной функцией документа является передача во времени и пространстве информации, на которую можно положиться при принятии деловых решений. Данное определение «документа» куда глубже и практичней накрепко заученной в младые годы, но мутной по смыслу и трудноприменимой на практике мантры «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»1.
Несколько иными словами об этом же говорят 2 других авторитетных определения:
- Первое отражает точку зрения мирового сообщества специалистов по управлению документами:
«документы – информация, созданная / полученная и в дальнейшем сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства или актива, как во исполнение правовых обязательств, так и в интересах деловой деятельности»2.
Для сравнения, в редакции ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (п. 3.1.7) оно звучит так:
«документ(ы) (record(s)): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности».
- Второе определение дано в законодательстве США:
«Понятие “документы” охватывает все книги, бумаги, карты, фотографии, машинно-читаемые материалы и другие документальные материалы, независимо от их физической формы и характеристик, которые созданы или получены агентством Правительства Соединенных Штатов в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и сохраненные или подлежащие сохранению данным агентством или его правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и другой деятельности Правительства, или же вследствие информационной ценности содержащихся в них данных.
Созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных целях; дополнительные экземпляры документальных материалов, сохраняемые для удобства или в справочных целях; и запасы печатных изданий и обработанных материалов под понятие “документы” не подпадают»3.
Чтобы познакомиться со всем разнообразием определений, рекомендуем использовать Международную базу архивной терминологии Международного совета архивов, в которой имеется богатый русскоязычный раздел. В нем, помимо российских, также представлены белорусские и казахстанские определения. Определения термина «документ» можно найти по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2789.
