Попробуем задать вам ряд практических вопросов. Что в нашу электронную эпоху считать оригиналом, подлинником и копией документа? А если копать еще глубже? Например, чем считать почти идентичные документы, различающиеся адресатом или датой; а полностью идентичные, но направленные повторно (от этого зависит, что регистрировать, а что нет)? Сколько может быть подлинников? Например, когда электронный документ пересылается контрагенту, то что получает адресат и что остается у отправителя – копия или оригинал? Когда одновременно создаются и подписываются одинаковыми лицами идентичные по содержанию бумажный и электронный документы, каков их статус? Если практически одновременно оформляются документы одного содержания, но разного формата, то чем их считать? Можно ли заверить копию с другой копии документа, не имея оригинала? В каких случаях законодательство это допускает? Если пока специалисты признают невозможность длительного (в течение десятилетия или столетия) сохранения работоспособных оригиналов электронных документов, то после их миграции что у нас останется на руках? Уничтожать ли бумажные документы после их оцифровки? А исходные электронные после переноса их в форматы и системы нового поколения? Если эти вопросы для вас актуальны, то давайте разбираться вместе!

Нужна ли архивная наука? На протяжении большей части XX века мы прекрасно обходились без нее, это скорее было ремеслом под названием «архивное дело», в рамках которого шло определенное совершенствование сложившейся ранее технологии, но не более. И так было до того момента, пока электронные документы не начали широко внедряться в деловую деятельность и государственное управление. Вдруг выяснилось (за рубежом в конце 1990-х годов, а у нас сейчас), что кафтан делопроизводства и архивного дела, добротно сшитый в 1980-е годы, начал расходиться по швам из-за того, что он давно уже не по мерке электронной эпохе.

Архивная наука, до того много лет во всем мире пребывавшая на задворках научного сообщества, стала востребованной. Электронно-цифровая революция не только автоматизировала то, что было, но и смела старые и привела к появлению совершенно новых деловых процессов и поддерживающих их инструментов. Встали вопросы о том:

  • что же такое электронный документ, можно ли его сохранить во времени, и если да, то как;
  • что в новых условиях считать оригиналом, подлинником, копией.

И это не просто любопытная тема для споров на какой-нибудь конференции. Ответы на данные вопросы определят на годы вперед развитие права, его влияние на информационные технологии и их внедрение в практическую деятельность. Эти ответы могут стать как движущей силой, так и смирительной рубашкой для всех этих процессов в нашей стране!

Ключевую роль в развитии современной мировой архивной науки, как ни парадоксально, сыграли представители малоизвестной у нас дипломатики – дисциплины, которая до недавних пор занималась анализом и определением подлинности старых, преимущественно средневековых, документов. Однако именно дипломатика в течение нескольких веков оттачивала как понятийный аппарат, так и методы подтверждения подлинности документов, и такие талантливые ее лидеры, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), сумели приспособить старый инструмент для решения новых задач.

Не менее интересно и то, что именно люди, больше всего занимавшиеся изучением тонких формальных отличий в документах, первыми стали ломать доминировавший ранее формальный подход к трактовке понятия «документ», отказались от попыток цепляться за какие-то элементы оформления и сделали упор на выполняемые функции.

Что такое документ?

Документ – это любой объект / система, выполняющая функции документа, каким бы он ни был: бумага, PDF-файл, XML-файл, база данных и записи в ней, сообщение электронной почты, SMS-сообщение, workflow-схема, смарт-контракт и т.д. С нашей точки зрения, главной функцией документа является передача во времени и пространстве информации, на которую можно положиться при принятии деловых решений. Данное определение «документа» куда глубже и практичней накрепко заученной в младые годы, но мутной по смыслу и трудноприменимой на практике мантры «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»1.

Несколько иными словами об этом же говорят 2 других авторитетных определения:

  1. Первое отражает точку зрения мирового сообщества специалистов по управлению документами:
    «документы – информация, созданная / полученная и в дальнейшем сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства или актива, как во исполнение правовых обязательств, так и в интересах деловой деятельности»2.
    Для сравнения, в редакции ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (п. 3.1.7) оно звучит так:
    «документ(ы) (record(s)): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности».
  2. Второе определение дано в законодательстве США:
    «Понятие “документы” охватывает все книги, бумаги, карты, фотографии, машинно-читаемые материалы и другие документальные материалы, независимо от их физической формы и характеристик, которые созданы или получены агентством Правительства Соединенных Штатов в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и сохраненные или подлежащие сохранению данным агентством или его правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и другой деятельности Правительства, или же вследствие информационной ценности содержащихся в них данных.
    Созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных целях; дополнительные экземпляры документальных материалов, сохраняемые для удобства или в справочных целях; и запасы печатных изданий и обработанных материалов под понятие “документы” не подпадают»3.

Чтобы познакомиться со всем разнообразием определений, рекоменду­ем использовать Международную базу архивной терминологии Международного совета архивов, в которой имеется богатый русскоязычный раздел. В нем, помимо российских, также представлены белорусские и казахстанские определения. Определения термина «документ» можно найти по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2789.

Оригинал и подлинник

Именно дипломатика, являющаяся одной из ветвей архивной науки, дает научные, тесно связанные с практикой правоприменения определения понятиям «оригинал», «подлинник», «дубликат» и «копия». Но взглянем для начала на то, что происходит в русскоязычной терминологии.

Здесь существуют 2 точки зрения на понятие «оригинал»:

  1. Одна характерна для специалистов, преимущественно имеющих дело с организационно-распорядительной документацией (ОРД):
    «Оригинал: Экземпляр документа, с которого изготавливается копия»4.
    Более четко она выражена в белорусском определении:
    «Оригинал документа (original document): Документ, созданный впервые.
    Примечание: В качестве оригиналов выступают все идентичные экземпляры документа в электронном виде»5.
  2. Иная точка зрения – у специалистов по управлению конструкторской документацией (КД), см. определения оригинала бумажного и электронного конструкторского документа в Таблице 1.
Таблица 1. Наименования конструкторских документов (КД) в зависимости от способа их выполнения и характера использования (это фрагмент таблицы 2 пункта 4.5 ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»)

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как по новым правилам привлечь к ответственности недобросовестного «удаленщика»

Эпидемия коронавируса заставила Минтруд подготовить пакет поправок о работе на удаленке. Закон № 407-ФЗ был принят 08.12.2020 с соответствующими изменениями и дополнениями в Трудовой кодекс РФ, которые вступили в силу с 1 января 2021 года. Расскажем, как по новым правилам можно закрепить обязанности удаленного сотрудника, чтобы иметь возможность контролировать его работу, а в случае недобросовестности привлечь к дисциплинарной ответственности (в чем особенности процедуры, можно ли уволить за прогул или непредставление отчета о проделанной работе и др.).

Отстранение от работы из-за повышенной температуры в период борьбы с COVID-19: как оформить приказ, ответственность за нарушения

Кто обязал работодателей ежедневно измерять температуру у своих сотрудников и в случае обнаружения повышенной температуры отстранять таких лиц от работы? Какая температура считается повышенной? Ответственность организации и человека, которые отказываются от соблюдения мер профилактики COVID-19, весьма серьезная (в исключительных случаях для граждан штраф до 2 000 000 руб. и лишение свободы до 5 лет, организацию могут оштрафовать до 1 000 000 руб., приостановить ее деятельность до 90 суток и дисквалифицировать руководителя) – разъясняем в статье все возможные варианты. Поэтому работодателю важно документировать факт отстранения от работы предположительно заболевшего сотрудника. Объясняем также, что нужно сделать потом.

Как изменилась дистанционная работа с 1 января 2021 года

Поможем вам разобраться в изменениях правил дистанционной работы, которые «заработали» с января 2021 года в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на «удаленку»; всегда ли требуется согласие работника; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; как обмениваться документами; когда и какие электронные подписи использовать; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; чем работодатель должен обеспечить таких работников; по каким причинам их можно уволить и т.д. Привели все принципиальные положения главы 49.1 ТК РФ и собрали мнения экспертов: что станет лучше для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приводим образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Рассмотрели разные варианты «выбытия» участника общества (владельца бизнеса), чтобы сориентировать вас в возможных последствиях и способах нормализации ситуации. В этом номере читайте вторую часть данной статьи.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания. Предлагается пошаговая методика его подготовки (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для ­информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.

Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

Вы узнаете, чем отличается основная печать (круглая или гербовая) от дополнительной и от штампа, как выглядят оттиски нескольких экземпляров одной печати и дубликата утерянной. Каковы обязательные реквизиты печати? Как заказать и ввести в действие новую печать? Что делать, если старая пришла в негодность или пропала, как обезопасить себя от ее несанкционированного использования? Чем грозит изготовление подделок? Как защитить печати и штампы своего предприятия, организовав их учет и закрепив ­за ответственными должностными лицами?