Проводим проверку состояния делопроизводства и архивного дела

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 2 / 2008

Христинина Л.Ф.

начальник отдела делопроизводства департамента управления делами межрегиональной телекоммуникационной компании

Кого и зачем стоит проверять? Как подготовиться к проверке и как ее организовать? Какие типичные ошибки чаще всего встречаются и как документально оформить выявленные нарушения? В этом номере читайте первую часть статьи.

В данной статье мы с вами, уважаемые читатели, обсудим одно из важных направлений деятельности делопроизводственных служб, а именно – проведение проверок документационного обеспечения управления деятельностью предприятия, основанное на практическом опыте автора.
И речь здесь пойдет о необходимости контроля за организацией работы с документами не столько в самой службе ДОУ, специалисты которой делают это обычно на профессиональном уровне, сколько в других подразделениях (кадровой службе, финансовой, юридической, производственной и т.д.), где порой не придают должного внимания данному аспекту деятельности.
В территориально распределенной компании тоже остро встает вопрос об организации качественной работы с документами на местах, для чего головная компания должна предпринимать ряд действий. И плановые выездные проверки здесь незаменимы.

Подготовительный период

Проверки документационного обеспечения управления и архивного дела проводятся сотрудниками Управления делами на основании приказов генерального директора компании.

Проверки могут быть:

тематическими, т.е. по одному из направлений работы (например, формирование документов в дела во всех структурных подразделениях, оформление кадровых документов в кадровой службе и т.п.) или
комплексными – включают несколько проверяемых направлений.

Как правило, в ноябре-декабре текущего года мы разрабатываем календарный план проверок структурных подразделений на следующий год. Перечень вопросов, проверяемых во время обследования, мы оформляем в виде приложения к такому плану. Итак, на что стоит обратить внимание?

Пример 1