Корпоративные стандарты: разработка регламента

Регламент бизнес-процесса фиксирует порядок проведения работ и описывает технологию взаимодействия работников. Обычно регламенты разрабатывают для внутреннего пользования, но иногда они используются для упорядочения взаимодействия нескольких организаций в рамках выполнения общей задачи. Автор предлагает методику сбора информации о бизнес-процессе, ее систематизации и превращения в текстовое и графическое описание выполняемых в организации работ. А в качестве образца опубликован текст Регламента обработки входящей корреспонденции.

Регламент – это важнейший нормативный документ, который определяет порядок работ, выполняемых сотрудниками организации для достижения определенных результатов, он описывает взаимодействие между структурными подразделениями или организациями.

При внедрении в организации системы корпоративных стандартов разработка таких документов обычно вызывает наибольшее количество затруднений. Итак, подойдем к решению этой задачи основательно и рассмотрим все по-порядку.

Процессом (бизнес-процессом) называют устойчивую во времени последовательность действий, приводящую в конечном итоге к созданию ценности для внутреннего либо внешнего потребителя. Любой бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных действий (процедур).

Пример 1

К примеру, процессом1 классического документооборота является обработка входящей корреспонденции в организации (процедура). Потребителем создаваемой ценности при этом является сама организация, то есть при этом мы имеем дело с внутренним потребителем. При проведении большей детализации мы можем определить потребителя до уровня структурного подразделения либо конкретного работника.

Разработкой регламента называют процесс документирования порядка и условий проведения работ, а также требований к входам и выходам процесса, его ресурсам и управлению. Зачастую дополнительно к разработке регламента относят документирование механизмов управления жизненным циклом самого документа.

Обследование и сбор информации

Еще перед началом обследования необходимо определиться, какой регламент вы хотите создать, – каковы будут его характеристики:

  1. Наименование регламентируемого процесса. Какую зону в него включить и как назвать? Ответ на этот вопрос очень важен, здесь очерчивается зона, которую мы собираемся регламентировать.
  2. Его входы и выходы. Здесь необходимо понять:
  • что именно является результатом процесса,
  • какую ценность он создает для потребителя,
  • из чего он ее создает.
  • Точку зрения на регламентируемый процесс. Ведь согласитесь, что процесс получения денег в кассе банка для клиента и для кассира выглядит совершенно по-разному. Таким образом, определив точку зрения, мы четко выявим потребителя – кто будет пользоваться будущим регламентом.
  • Степень детализации процесса (и регламента). Нужно найти золотую середину, чтобы регламент содержал четкие, однозначно воспринимаемые требования к порядку проведения работ и при этом не перегружал пользователя малозначащими деталями.
  • Необходимо также определить должностное лицо, ответственное за процесс и его результаты. Именно это должностное лицо в дальнейшем будет отслеживать появление отклонений живого процесса от его слепка, изображенного в регламенте. Оно же должно инициировать процедуру пересмотра и актуализации регламента.
  • При определении наименования регламентируемого процесса следует сразу определиться в том, относится ли разрабатываемый документ к одной организации либо к двум и более.

    Последний вид регламентов относится к регламентам взаимодействия и обычно определяет порядок взаимодействия между сторонними организациями, являясь одновременно приложением к какому-либо договору между ними. Образец оформления титульного листа такого регламента показан в Примере 3.

    Если же регламент создан для описания процесса в рамках одной организации, то его титульный лист оформляется по образцу из Примера 2.

    Важно определить группу экспертов, опросив которых Вы сможете получить первичные данные, необходимые для подготовки проекта регламента. Неоценимую помощь в этом отношении может оказать ответственное за результат должностное лицо, которое может указать имена и должности исполнителей-экспертов, выполняющих свою ролевую функцию наиболее...

    Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

    Купить эту статью
    за 300 руб.
    Подписаться на
    журнал сейчас
    Получать бесплатные
    статьи на e-mail

    Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
    Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

    • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
    • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

    А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

    Внимание!
    20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

    Рекомендовано для вас

    Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

    Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

    Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

    Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

    Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

    Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

    Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

    Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

    Классификатор приказов вам поможет

    Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

    Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

    По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

    Сколько дней отводится для ответа на обращение?

    Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

    Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

    Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.