Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов

Как показали осенние конференции 2010 года, вопросов, которые поставил перед специалистами новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ¹, оказалось гораздо больше, чем решенных им проблем. А ведь выхода этого Перечня ждали давно, работа над ним продолжалась почти пять лет.

Уже само название документа ставит два важных вопроса, на которые рано или поздно Росархиву и ВНИИДАД придется дать конкретные и четкие ответы:

• Когда «просто» документ становится архивным документом?
• Какие документы относятся к типовым и чем они отличаются от нетиповых?

Очень важно также определиться с тем, какие задачи подобные перечни могут и должны решать в современных условиях и чем они на самом деле являются – основными нормативными документами или все-таки методическими рекомендациями.

Задачи, решаемые Перечнем в современных условиях

В утвержденном Перечне отсутствуют традиционные «Указания по применению перечня», хотя в проекте такой раздел имелся. Официальных объяснений этому не было, но можно с большой вероятностью предположить, что «Указания» были убраны по требованию Министерства юстиции. Как мне кажется, это было правильное решение, поскольку именно «Указания» содержали целый ряд спорных, а то и прямо противоречащих законодательству положений.

В то же время из проекта «Указаний» можно выяснить, какие цели и задачи, по мнению разработчиков, должен решать Перечень:

Стоит еще раз обратить внимание на то, что данное утверждение не соответствует существующему законодательству – в первую очередь, п. 1 ст. 17 закона об архивном деле, – и сроки хранения у нас могут быть установлены и законами, и подзаконными нормативными актами. Да, Перечень – единственный нормативный документ, который разрабатывается специально для обобщения информации по срокам хранения документов, но это не ставит его выше законов и ведомственных нормативных актов. Всегда существует риск того, что сроки хранения отдельных видов документов, указанные в Перечне, могут не соответствовать срокам хранения, установленным законодательством РФ.

Я считаю, что основная функция Перечня – дать в руки специалисту ДОУ среднего уровня, не имеющему опыта работы с законодательно-нормативными актами, простой и понятный общепризнанный инструмент, используя который он не сделает слишком много серьезных ошибок. Однако, если опираться только на Перечень, ошибки неизбежно будут, тем более что законодательство в последнее время стремительно меняется: только за 2009 год нормативными актами были установлены или изменены сроки хранения нескольких сот видов документов!

Откровенно говоря, Перечень в целом представляет собой документ типа стандарта, не претендующий на истину в последней инстанции и не способный оперативно отслеживать изменения в законодательстве. Никакие ссылки на Перечень в суде не помогут, если нарушены требования законодательства.

Хочется предупредить пользователей Перечня о наиболее распространенных ошибках при установлении сроков хранения. К ним, в частности, относятся следующие:

• Перечень, как правило, отражает потребность в документах нашего государства. Самой организации для защиты своих интересов документы могут быть нужны дольше, и здесь нужно всегда принимать во внимание потребности собственной деловой деятельности, сроки исковой давности, а также историческую ценность документов для организации и общества (эта тема в Перечне вообще отсутствует!). В некоторых случаях следует учесть потребность в документах третьих сторон и даже международное и зарубежное законодательство и обычаи деловой практики.
• Много дорогостоящих ошибок связано с тем, что пользователи Перечня не понимают, а составители не объясняют, что указанные в нем сроки хранения относятся к первичной функции документов. Сейчас достаточно часто (особенно при общении с налоговыми органами) документы используются в своей вторичной функции, например, для подтверждения права на налоговые вычеты. В этом случае, наряду с первоначальным, де-факто устанавливается еще один срок хранения, определяемый уже по другой статье, и документы нужно сохранять до истечения всех сроков.
• Если документы имеют отношение к незаконченному расследованию, судебному спору и т.д., их уничтожение должно быть как минимум приостановлено до завершения расследования или спора. Этот...