Что затрудняет использование нового Перечня типовых архивных документов со сроками хранения? Мы постарались ответить на данный вопрос, предупредив о скрытых проблемах, а еще разобрали некоторые конкретные статьи Перечня, которые противоречат действующему законодательству.
Что мешает использовать новый Перечень типовых архивных документов со сроками хранения (или, по крайней мере существенно усложняет этот процесс)? Мы постарались ответить на данный вопрос, предупредив о скрытых проблемах, а также разобрали некоторые конкретные статьи Перечня, которые противоречат действующему законодательству.
Как показали осенние конференции 2010 года, вопросов, которые поставил перед специалистами новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 1, оказалось гораздо больше, чем решенных им проблем. А ведь выхода этого Перечня ждали давно, работа над ним продолжалась почти пять лет.
Уже само название документа ставит два важных вопроса, на которые рано или поздно Росархиву и ВНИИДАД придется дать конкретные и четкие ответы:
- Когда «просто» документ становится архивным документом?
- Какие документы относятся к типовым и чем они отличаются от нетиповых?
Очень важно также определиться с тем, какие задачи подобные перечни могут и должны решать в современных условиях и чем они на самом деле являются – основными нормативными документами или все-таки методическими рекомендациями.
Задачи, решаемые Перечнем в современных условиях
В утвержденном Перечне отсутствуют традиционные «Указания по применению перечня», хотя в проекте такой раздел имелся. Официальных объяснений этому не было, но можно с большой вероятностью предположить, что «Указания» были убраны по требованию Министерства юстиции. Как мне кажется, это было правильное решение, поскольку именно «Указания» содержали целый ряд спорных, а то и прямо противоречащих законодательству положений.
В то же время из проекта «Указаний» можно выяснить, какие цели и задачи, по мнению разработчиков, должен решать Перечень:
«Указания по применению перечня» (Проект)
(Согласовано решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15.09.2009 г.)
1.3. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов.
Стоит еще раз обратить внимание на то, что данное утверждение не соответствует существующему законодательству – в первую очередь, п. 1 ст. 17 закона об архивном деле, – и сроки хранения у нас могут быть установлены и законами, и подзаконными нормативными актами. Да, Перечень – единственный нормативный документ, который разрабатывается специально для обобщения информации по срокам хранения документов, но это не ставит его выше законов и ведомственных нормативных актов. Всегда существует риск того, что сроки хранения отдельных видов документов, указанные в Перечне, могут не соответствовать срокам хранения, установленным законодательством РФ.
Я считаю, что основная функция Перечня – дать в руки специалисту ДОУ среднего уровня, не имеющему опыта работы с законодательно-нормативными актами, простой и понятный общепризнанный инструмент, используя который он не сделает слишком много серьезных ошибок. Однако, если опираться только на Перечень, ошибки неизбежно будут, тем более что законодательство в последнее время стремительно меняется: только за 2009 год нормативными актами были установлены или изменены сроки хранения нескольких сот видов документов!
Откровенно говоря, Перечень в целом представляет собой документ типа стандарта, не претендующий на истину в последней инстанции и не способный оперативно отслеживать изменения в законодательстве. Никакие ссылки на Перечень в суде не помогут, если нарушены требования законодательства.
Хочется предупредить пользователей Перечня о наиболее распространенных ошибках при установлении сроков хранения. К ним, в частности, относятся следующие:
- Перечень, как правило, отражает потребность в документах нашего государства. Самой организации для защиты своих интересов документы могут быть нужны дольше, и здесь нужно всегда принимать во внимание потребности собственной деловой деятельности, сроки исковой давности, а также историческую ценность документов для организации и общества (эта тема в Перечне вообще отсутствует!). В некоторых случаях следует учесть потребность в документах третьих сторон и даже международное и зарубежное законодательство и обычаи деловой практики.
- Много дорогостоящих ошибок связано с тем, что пользователи Перечня не понимают, а составители не объясняют, что указанные в нем сроки хранения относятся к первичной функции документов. Сейчас достаточно часто (особенно при общении с налоговыми органами) документы используются в своей вторичной функции, например, для подтверждения права на налоговые вычеты. В этом случае, наряду с первоначальным, де-факто устанавливается еще один срок хранения, определяемый уже по другой статье, и документы нужно сохранять до истечения всех сроков.
-
Если документы имеют отношение к незаконченному расследованию, судебному спору и т.д., их уничтожение должно быть как минимум приостановлено до завершения расследования или спора. Этот...
