Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов

Что затрудняет использование нового Перечня типовых архивных документов со сроками хранения? Мы постарались ответить на данный вопрос, предупредив о скрытых проблемах, а еще разобрали некоторые конкретные статьи Перечня, которые противоречат действующему законодательству.
Что мешает использовать новый Перечень типовых архивных документов со сроками хранения (или, по крайней мере существенно усложняет этот процесс)? Мы постарались ответить на данный вопрос, предупредив о скрытых проблемах, а также разобрали некоторые конкретные статьи Перечня, которые противоречат действующему законодательству.

Как показали осенние конференции 2010 года, вопросов, которые поставил перед специалистами новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»1, оказалось гораздо больше, чем решенных им проблем. А ведь выхода этого Перечня ждали давно, работа над ним продолжалась почти пять лет.

Уже само название документа ставит два важных вопроса, на которые рано или поздно Росархиву и ВНИИДАД придется дать конкретные и четкие ответы:

  • Когда «просто» документ становится архивным документом?
  • Какие документы относятся к типовым и чем они отличаются от нетиповых?

Очень важно также определиться с тем, какие задачи подобные перечни могут и должны решать в современных условиях и чем они на самом деле являются – основными нормативными документами или все-таки методическими рекомендациями.

Задачи, решаемые Перечнем в современных условиях

В утвержденном Перечне отсутствуют традиционные «Указания по применению перечня», хотя в проекте такой раздел имелся. Официальных объяснений этому не было, но можно с большой вероятностью предположить, что «Указания» были убраны по требованию Министерства юстиции. Как мне кажется, это было правильное решение, поскольку именно «Указания» содержали целый ряд спорных, а то и прямо противоречащих законодательству положений.

В то же время из проекта «Указаний» можно выяснить, какие цели и задачи, по мнению разработчиков, должен решать Перечень:

Справка
«Указания по применению перечня» (Проект)
(Согласовано решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15.09.2009 г.)

1.3. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов.

Стоит еще раз обратить внимание на то, что данное утверждение не соответствует существующему законодательству – в первую очередь, п. 1 ст. 17 закона об архивном деле, – и сроки хранения у нас могут быть установлены и законами, и подзаконными нормативными актами. Да, Перечень – единственный нормативный документ, который разрабатывается специально для обобщения информации по срокам хранения документов, но это не ставит его выше законов и ведомственных нормативных актов. Всегда существует риск того, что сроки хранения отдельных видов документов, указанные в Перечне, могут не соответствовать срокам хранения, установленным законодательством РФ.

Я считаю, что основная функция Перечня – дать в руки специалисту ДОУ среднего уровня, не имеющему опыта работы с законодательно-нормативными актами, простой и понятный общепризнанный инструмент, используя который он не сделает слишком много серьезных ошибок. Однако, если опираться только на Перечень, ошибки неизбежно будут, тем более что законодательство в последнее время стремительно меняется: только за 2009 год нормативными актами были установлены или изменены сроки хранения нескольких сот видов документов!

Откровенно говоря, Перечень в целом представляет собой документ типа стандарта, не претендующий на истину в последней инстанции и не способный оперативно отслеживать изменения в законодательстве. Никакие ссылки на Перечень в суде не помогут, если нарушены требования законодательства.

Хочется предупредить пользователей Перечня о наиболее распространенных ошибках при установлении сроков хранения. К ним, в частности, относятся следующие:

  • Перечень, как правило, отражает потребность в документах нашего государства. Самой организации для защиты своих интересов документы могут быть нужны дольше, и здесь нужно всегда принимать во внимание потребности собственной деловой деятельности, сроки исковой давности, а также историческую ценность документов для организации и общества (эта тема в Перечне вообще отсутствует!). В некоторых случаях следует учесть потребность в документах третьих сторон и даже международное и зарубежное законодательство и обычаи деловой практики.
  • Много дорогостоящих ошибок связано с тем, что пользователи Перечня не понимают, а составители не объясняют, что указанные в нем сроки хранения относятся к первичной функции документов. Сейчас достаточно часто (особенно при общении с налоговыми органами) документы используются в своей вторичной функции, например, для подтверждения права на налоговые вычеты. В этом случае, наряду с первоначальным, де-факто устанавливается еще один срок хранения, определяемый уже по другой статье, и документы нужно сохранять до истечения всех сроков.
  • Если документы имеют отношение к незаконченному расследованию, судебному спору и т.д., их уничтожение должно быть как минимум приостановлено до завершения расследования или...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.