Сколько хранить и куда подшивать приложения, допсоглашения к договорам, протоколы разногласий и иную договорную документацию? К каким письмам стоит отнестись особенно трепетно? Как быть с документами, отражающими ход исполнения договоров? Какие варианты группировки документов в дела существуют, какие из них оптимальны? Даны дополнительные пояснения относительно документации по государственным и муниципальным контрактам. Определены сроки хранения журналов регистрации договоров и выдачи их копий, а также регистрационных баз данных.
В мартовском и апрельском номерах журнала мы изучали новый Перечень типовых управленческих архивных документов на предмет сроков хранения различных видов договоров. А сейчас предлагаем наши пояснения относительно «сопутствующей» документации, которая касается согласования условий сделки до ее заключения, которая подписывается вместе с договором или позже, чтобы изменить его условия, а также отражает ход исполнения договора. Мы поможем выбрать оптимальный способ формирования договорных документов в дела, расскажем, как систематизировать их внутри дела. Объясним, сколько хранить журналы регистрации договоров и выдачи их копий, а также регистрационные базы данных.
Хранение документов, являющихся неотъемлемой частью договора
Напомним, что договор в соответствии со статьей 420 ГК РФ –это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Стороны в тексте самого договора устанавливают определенные условия сотрудничества. Но очень часто конкретные условия договора фиксируются еще и в приложениях к нему, которые подписываются одновременно с договором. Все приложения поименованы в тексте договора, поэтому они являются его неотъемлемой частью. Примером таких приложений могут служить следующие документы:
- генеральные спецификации, спецификации;
- графики поставок;
- сметы строительных или подрядных работ;
- технические задания;
- календарный план выполнения работ;
- формы различных документов, которые стороны будут подписывать в процессе выполнения договора;
- план арендуемых помещений и др.
В отличие от приложений, подписываемых сторонами одновременно, выделяется такой документ, как протокол разногласий1, который составляет и подписывает одна из сторон при несогласии с предложенными условиями договора. Смысл протокола разногласий состоит в том, что в случае его подписания всеми сторонами спорные условия договора действуют в редакции протокола разногласий. Подписание протокола сторонами свидетельствует об их согласии с его положениями без каких-либо оговорок. При этом протокол разногласий становится неотъемлемой частью договора, его условия имеют такую же силу, что и условия в договоре, поэтому и подписывать такой протокол должны уполномоченные лица.
Протоколу разногласий, который является неотъемлемой частью договора, посвящена отдельная статья Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту – Перечень).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558), извлечения:
Как видим, в Перечне протокол разногласий к договору выделен как самостоятельный документ – ему назначен свой индивидуальный срок хранения. Но, являясь неотъемлемой частью любого договора, такой документ должен храниться ровно столько, сколько хранится сам договор. Если договор имеет срок хранения «постоянно», то протокол разногласий к нему должен храниться столько же. А если мы уничтожим его раньше (согласно статье 437 Перечня срок хранения 5 лет ЭПК), то как мы потом узнаем, какие условия и как стороны договорились изменить? Ведь в протокол разногласий (и в протокол урегулирования разногласий) попадают значимые для сторон условия, первоначальная редакция которых мешала подписать договор.
Выделять протокол разногласий и остальные приложения к договору в отдельные единицы хранения нельзя! Все приложения к договору, протокол разногласий, протокол согласования (урегулирования) разногласий подшиваются к самому договору в той хронологической последовательности, в какой они подписаны, и с учетом той нумерации, которая присвоена приложениям в самом тексте договора. Все эти документы имеют такой же срок хранения, как и сам договор.
Итак, мы разобрали документы, которые могут быть подписаны в комплекте с договором. Но стороны могут и позже (после заключения договора) изменить его условия. Это может сделать любая сторона в любой момент (если иное прямо не оговорено). Например, стороны могут изменить стоимость работ, сроки выполнения работ, срок поставки или принять решение о расторжении договора. Все эти изменения фиксируются документально и приобретают форму дополнительного соглашения к договору (а в случае прекращения условий договора такой документ называют соглашением о расторжении договора). Эти документы также являются неотъемлемой частью договора и хранятся вместе с договором (т.е. не выделяются в отдельные единицы хранения). Они имеют такой же срок хранения, как и сам договор.
Перечисленные выше документы подшиваются к договору в том хронологическом порядке, в котором они подписаны. Все приложения к договору, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий к договору, дополнительные соглашения, а также соглашение о прекращении договора, как правило, имеют ссылку на конкретный номер и дату договора, что значительно облегчает формирование дел по договорам.
Но встречаются и другие ситуации. Например, договор содержит пункт о возможности одностороннего изменения или расторжения договора путем направления письма, подписанного...
