Табель и Альбом форм документов организации чрезвычайно полезны в работе. Только чтобы их использование сделать максимально удобным, пора перевести эти документы в электронный вид. В статье описан успешный опыт размещения и использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Вам покажут, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.
Чем поможет электронный Табель?
Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, с установлением обязательной формы. В настоящее время Табель является общепризнанным способом упорядочения процесса документирования, ведь он наглядно демонстрирует схему работы.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов. В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы используемых документов.
Несмотря на очевидные преимущества, перечисленные выше, Табели унифицированных форм документов в реальной практике составляются довольно редко. Думается, что в настоящее время необходимо пересмотреть как технологию составления Табеля, так и технологию его использования.
При использовании Табеля в его традиционном бумажном варианте каждое структурное подразделение организации должно иметь свой экземпляр Табеля. Для крупной организации размножение Табеля становится достаточно трудоемкой и затратной процедурой. Но дело даже не в этом. Самое главное, что сохраняется громоздкий механизм, не позволяющий оперативно вносить коррективы и изменения в Табель. При этом развитие информационных технологий позволяет использовать принципиально иные варианты. Этой статьей мы делимся с вами опытом представления Табеля в электронном виде для размещения его на официальном сайте организации. В своем родном Белгородском государственном университете мы это уже сделали.
Технология программной реализации такого проекта может быть самой различной. В данном случае у авторов имеется опыт реализации такого проекта на основе использования 1С-Битрикс. Оценка достоинств и недостатков 1С-Битрикс не является предметом настоящей статьи, скажем только, что эта система сейчас довольно популярна в России.
Группировка информации в Табеле
Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе:
- Первый вариант – создание единого табеля, в который в качестве разделов войдут все виды документации, используемой в организации.
- Второй вариант предполагает создание нескольких Табелей унифицированных форм документов и размещение их в качестве разделов единого информационного ресурса на общей веб-странице. Например, можно составить:
- Табель унифицированных форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов;
- Табель унифицированных форм бухгалтерской документации 1;
- Табель унифицированных форм кадровой документации;
- Табель унифицированных форм документации системы менеджмента качества;
- Табель унифицированных форм документации по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций, пожарной безопасности, обучению работающего населения в области ГО, ЧС и пожарной безопасности, воинскому учету и бронированию граждан, подлежащих призыву, и граждан, пребывающих в запасе;
- в зависимости от профиля деятельности организации могут быть разработаны и другие Табели.
В свою очередь каждый Табель будет разделяться на соответствующие разделы и подразделы. При их выделении можно использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). При этом следует помнить, что указанная УСД входит в число действующих, но фактически не применяется в деятельности организаций. В настоящее время 1-я очередь УСОРД, утвержденная в 1979 г., в значительной степени устарела, а 2-я очередь, утвержденная Росархивом в 1993 г., не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 г. не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами 2. Поэтому окажется весьма полезным действующий типовой Перечень 3.
В качестве примера рассмотрим в этой статье разработку Табеля унифицированных форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.
Утверждение и форма самого Табеля
Для утверждения Табель оформляется в бумажном варианте. Он утверждается приказом по основной деятельности и в качестве контрольного экземпляра хранится как приложение к приказу. Структурно бумажный вариант включает в себя следующие элементы:
- титульную страницу и введение (показаны в Примере 2);
- алфавитный указатель форм документов;
- список сокращений, а также
- непосредственно разделы Табеля.
Содержание разделов зависит от особенностей документирования в каждой конкретной организации. Каждый раздел может делиться на подразделы, а может не иметь их. В качестве примера подраздела можно привести следующий фрагмент структуры Табеля:
Пример 1. Структура подраздела Табеля
Раздел 4. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации
4.1. Договор на производство работ (оказание услуг).
4.1.1. Государственный контракт на поставку товара.
4.1.2. Государственный контракт на возмездное оказание услуг.
4.1.3.1. Договор оказания платных образовательных услуг.
4.1.3.2. Договор оказания платных образовательных услуг для обучающихся из дальнего зарубежья.
4.1.4. Договор возмездного оказания услуг.
4.1.5. Договор подряда.
(. . .)
Пример 2. Титульная страница и введение оригинала Табеля в бумажном виде
