Top.Mail.Ru
Утрата документов – случай нередкий, особенно в организациях, где не налажена работа с документами. Законодательство не предусматривает определенной процедуры при утрате документов, не относящихся к бухгалтерским. Тогда как быть с остальными документами? В какие органы и сторонние организации стоит обратиться для подтверждения пропажи? И какие документы нужно будет оформить самим? В зависимости от ситуации ответы на последние два вопроса будут отличаться. Как можно восстановить утраченные документы и что делать, если часть из них восстановлению не подлежит? Основной упор в статье сделан на документальное оформление этой процедуры.

Утеря и утрата – в чем разница?

Понятия «утеря» и «утрата» имеют разное значение. Так, в Толковом словаре русского языка под ред. Д.Н. Ушакова 1 утеря означает «пропажа, потеря». Утрата же означает «ущерб, потеря, урон». То есть утрата всегда влечет ущерб, урон, убыток, в отличие от утери. И хотя результат утери или утраты документов одинаков – их фактическое отсутствие, разница в последствиях исчезновения документов все-таки есть: при утере документы просто пропадают по невыясненным причинам, а при утрате – портятся, и причины их порчи в большинстве случаев известны.

Что делать?

Итак, если в организации по каким-либо причинам утеряны или утрачены документы, то важно четко определить порядок действий, которые необходимо предпринять для фиксации факта пропажи или гибели документов, чтобы в дальнейшем исключить вину самой организации и ее должностных лиц в их исчезновении или порче.

Законодательством установлены лишь требования к порядку действий при утрате первичных учетных документов, при этом отсутствуют четкие правила их восстановления. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 отмечено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Законодательство не предусматривает порядок действий при утере или утрате иных документов, не относящихся к бухгалтерским. Поэтому, по нашему мнению, было бы полезно применять этот порядок и в отношении пропажи / гибели всех видов документов: кадровых, организационно-распорядительных общего характера и др., обычно используемых в организациях.

Итак, порекомендуем следующий порядок действий при утере / утрате документов:

  • назначение приказом комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов 2;
  • обращение в уполномоченные государственные органы, а также проведение инвентаризации в случае утраты документов в чрезвычайных ситуациях: стихийные бедствия, пожар и другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями 3;
  • принятие мер по восстановлению документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока 4.

Далее по тексту статьи для упрощения изложения формулировку «утеря или утрата» мы будем заменять просто «утратой» документов, т.к. порядок действий в обоих случаях будет одинаковым.

Обычно в комиссию по расследованию причин утраты документов включают специалистов, имеющих непосредственное отношение к утраченным документам (см. Пример 1). Это могут быть работники бухгалтерии, кадровой службы, службы делопроизводства или канцелярии, юридической службы. В случае утраты документов при необходимости, в зависимости от причин этого происшествия, в комиссию могут быть отдельно привлечены сотрудники следственных органов, органов государственного пожарного надзора, эксплуатирующей организации, а также независимых экспертов. Заметьте, в участии данных лиц в комиссии заинтересована прежде всего сама организация, поскольку они могут документально подтвердить отсутствие вины организации и ее работников в утрате каких-либо документов, что имеет большое значение.

Пример 1. Приказ о назначении комиссии по расследованию причин утраты документов

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?