В последнее время российские специалисты в области управления документами все чаще говорят о том, что наша система установления сроков хранения документов работает не очень эффективно. Сложившаяся в советские времена система объемных типовых и ведомственных перечней в тех условиях справлялась со своими задачами, однако для 21 века она слишком неповоротлива. В результате получается, что часть статей перечней успевает устареть еще в процессе их разработки и официального утверждения, а вследствие повышенной активности законодателей и ведомств типовой перечень управленческих документов отстает от жизни, по моей оценке, еще примерно на 5% ежегодно.
Пример 1
Летом 2011 года ревизии подверглись сроки хранения, установленные несколькими законами, причем в большинстве случаев они были увеличены и/или был расширен состав документов, которые требуется сохранять. Так, были внесены изменения в Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ: 
Таким образом, срок хранения декларации соответствия и соответствующих доказательных материалов был увеличен с 3 до 10 лет (а в результате устарели и требуют актуализации формулировки ст. 110-111 типового Перечня 2010 года, см. его фрагмент ниже), и отменена обязанность по хранению второго экземпляра уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее по тексту – Перечень 2010 года):
Подобных примеров можно привести десятки, и они наглядно показывают глубину проблем, связанных с использованием и разработкой Перечней.
В этом плане интересно посмотреть, как такая работа налажена в других странах мира.
Любопытный опыт накоплен в США: в этой стране сложилась достаточно стройная и эффективная система управления сроками хранения, организованная и контролируемая Национальными Архивами страны (National Archives and Records Administration, NARA).
Право Национальных Архивов устанавливать сроки хранения документов федеральных органов власти закреплено в Своде законов США 1. Основным нормативным документом, регламентирующим эту работу, являются разработанные NARA «Правила делопроизводства в федеральных органах власти», новая редакция которых вступила в силу 2 ноября 2009 года 2.
Ключевым является следующее правило: до тех пор, пока для документов органов власти Национальными Архивами не будет утвержден срок хранения, они рассматриваются как документы постоянного срока хранения и их уничтожение запрещено по закону 3.
Есть и еще один интересный момент: установленные сроки хранения являются не минимальными, как у нас, а должны соблюдаться в точности. Задержка с уничтожением документов, установленные сроки хранения которых истекли, рассматривается как достаточно серьезное нарушение, приводящее к избыточным расходам на хранение документов и, что еще важнее, подвергающее государственные органы ненужному риску в случае судебных исков и запросов на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации.
В системе управления сроками хранения документов федеральных органов государственной власти США одновременно используются два механизма:
Поощряется использование типовых перечней, в которые включаются виды документов и сроки их хранения, одинаковые хотя бы у двух государственных органов. Если же по каким-либо причинам приведенные в перечнях сроки государственный орган не устраивают, он вправе согласовать с Национальными Архивами индивидуальный срок хранения.
В соответствии с законодательством Архивист США (руководитель Национальных Архивов) делегирует федеральным ведомствам полномочия, связанные с принятием решения об уничтожении либо передаче на архивное хранение их документов. Федеральные агентства оформляют свои предложения о судьбе документов с использованием стандартной формы SF-115 «Запрос на установление срока хранения и действий по его истечении» 4, также называемой «указание по срокам хранения» (records schedule, см. Рисунок 1 на следующей странице). Формы затем согласовываются и утверждаются Национальными Архивами США.
В формы SF-115 включаются только документы, попадающие в одну из трех перечисленных ниже категорий:
Оформлять форму SF-115 отдельно на каждый вид документов не требуется, поскольку допускается включать в одну форму сведения о нескольких видах документов.
Если речь...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
