Управление сроками хранения документов в федеральных органах исполнительной власти: американский опыт

Как организована работа по определению сроков хранения документов федеральных органов власти для их включения в типовые перечни в США? Как пользуются этими перечнями? Что полезного нам можно было бы позаимствовать?

Скорость «устаревания»

В последнее время российские специалисты в области управления документами все чаще говорят о том, что наша система установления сроков хранения документов работает не очень эффективно. Сложившаяся в советские времена система объемных типовых и ведомственных перечней в тех условиях справлялась со своими задачами, однако для 21 века она слишком неповоротлива. В результате получается, что часть статей перечней успевает устареть еще в процессе их разработки и официального утверждения, а вследствие повышенной активности законодателей и ведомств типовой перечень управленческих документов отстает от жизни, по моей оценке, еще примерно на 5% ежегодно.

Пример 1

Летом 2011 года ревизии подверглись сроки хранения, установленные несколькими законами, причем в большинстве случаев они были увеличены и/или был расширен состав документов, которые требуется сохранять. Так, были внесены изменения в Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ:

Таким образом, срок хранения декларации соответствия и соответствующих доказательных материалов был увеличен с 3 до 10 лет (а в результате устарели и требуют актуализации формулировки ст. 110-111 типового Перечня 2010 года, см. его фрагмент ниже), и отменена обязанность по хранению второго экземпляра уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее по тексту – Перечень 2010 года):

Подобных примеров можно привести десятки, и они наглядно показывают глубину проблем, связанных с использованием и разработкой Перечней.

В этом плане интересно посмотреть, как такая работа налажена в других странах мира.

Система управления сроками хранения документов в США

Любопытный опыт накоплен в США: в этой стране сложилась достаточно стройная и эффективная система управления сроками хранения, организованная и контролируемая Национальными Архивами страны (National Archives and Records Administration, NARA).

Право Национальных Архивов устанавливать сроки хранения документов федеральных органов власти закреплено в Своде законов США 1. Основным нормативным документом, регламентирующим эту работу, являются разработанные NARA «Правила делопроизводства в федеральных органах власти», новая редакция которых вступила в силу 2 ноября 2009 года 2.

Ключевые правила

Ключевым является следующее правило: до тех пор, пока для документов органов власти Национальными Архивами не будет утвержден срок хранения, они рассматриваются как документы постоянного срока хранения и их уничтожение запрещено по закону 3.

Есть и еще один интересный момент: установленные сроки хранения являются не минимальными, как у нас, а должны соблюдаться в точности. Задержка с уничтожением документов, установленные сроки хранения которых истекли, рассматривается как достаточно серьезное нарушение, приводящее к избыточным расходам на хранение документов и, что еще важнее, подвергающее государственные органы ненужному риску в случае судебных исков и запросов на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации.

В системе управления сроками хранения документов федеральных органов государственной власти США одновременно используются два механизма:

  • сроки хранения отдельных видов документов или групп документов согласуются с Национальными архивами США по специальной процедуре;
  • на основе уже согласованных сроков хранения разрабатываются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Поощряется использование типовых перечней, в которые включаются виды документов и сроки их хранения, одинаковые хотя бы у двух государственных органов. Если же по каким-либо причинам приведенные в перечнях сроки государственный орган не устраивают, он вправе согласовать с Национальными Архивами индивидуальный срок хранения.

Процедура согласования сроков хранения на основе формы SF-115

В соответствии с законодательством Архивист США (руководитель Национальных Архивов) делегирует федеральным ведомствам полномочия, связанные с принятием решения об уничтожении либо передаче на архивное хранение их документов. Федеральные агентства оформляют свои предложения о судьбе документов с использованием стандартной формы SF-115 «Запрос на установление срока хранения и действий по его истечении» 4, также называемой «указание по срокам хранения» (records schedule, см. Рисунок 1 на следующей странице). Формы затем согласовываются и утверждаются Национальными Архивами США.

В формы SF-115 включаются только документы, попадающие в одну из трех перечисленных ниже категорий:

  • документы, еще не охваченные Типовыми перечнями;
  • документы, предлагаемые сроки хранения которых отличаются от сроков, указанных в Типовых перечнях;
  • документы, описание и/или сроки хранения которых предлагается изменить.

Оформлять форму SF-115 отдельно на каждый вид документов не требуется, поскольку допускается включать в одну форму сведения о...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.