Top.Mail.Ru

Правительство определило, сколько будет стоить государственная информация

В конце октября Правительство утвердило новые «Правила взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». Какой объем информации в бумажном и электронном виде теперь можно получить бесплатно? Сколько придется платить за превышение «лимита»? Какие сложности появятся у госструктур, к которым будут обращаться с подобными запросами (как их регистрировать, что нужно успеть сделать за 7 дней с даты регистрации и др.)? Автор анализирует новые Правила, проводит параллели с зарубежным опытом и в конце статьи дает несколько «вредных» советов желающим получить/предоставить государственную информацию подешевле.

Законодательство о свободе доступа к государственной информации в настоящее время существует в большинстве стран мира. Исполнение запросов недешево обходится государственным органам, причем основные расходы связаны с трудозатратами на поиск, извлечение и копирование информации. В таблице приведены средние затраты в английских фунтах (1 фунт стерлингов сейчас составляет чуть меньше 50 рублей) на исполнение запроса в ряде стран в 2010 году.

Таблица 1. Затраты органов государственной власти на исполнение законов о доступе к государственной информации.1

Поэтому, как правило, объемные и сложные запросы выполняются на платной основе – в первую очередь для того, чтобы остудить пыл тех, кто пытается злоупотреблять этим правом. Само по себе взимание платы за доступ к государственной информации считается нормальным явлением, однако системы оплаты различаются.

Зарубежный опыт взимания платы за доступ к государственной информации

Во многих странах законы о доступе к государственной информации явным образом разрешают государственным органам и организациям взимать за нее плату.

Фрагмент документа

США: «Закон о сокращении бумажного делопроизводства», раздел 1506 (1995 год)

Запрещается, за исключением указанных в законе случаев, брать плату за предоставление информации, превышающую стоимость ее распространения.

Фрагмент документа

Закон о гласности информации Латвийской Республики, 1998 год2
Статья 13. Плата за предоставление информации

Закон о гласности информации Латвийской Республики, 1998 год2
Статья 13. Плата за предоставление информации

(1) Общедоступная информация, не требующая дополнительной обработки, предоставляется бесплатно.

(2) Плата за предоставление информации не должна превышать расходы на дополнительную обработку информации (копирование, поиск и т.п.). При издании нормативных актов о платных услугах за выдачу информации учитывается, что в плату не должны включаться расходы, возникшие при решении юридических или политических вопросов, связанных с предоставлением ответа на запрос информации, а также расходы на поиск информации, за исключением случая выдачи информации из архивного фонда или музейного фонда.

(3) Любое запрашивающее информацию лицо может ходатайствовать об освобождении от платы за услугу. Кабинет министров устанавливает случаи уменьшения для частного лица платы за представление информации или его освобождения от платы.

(4) Порядок внесения платы за предоставление информации, а также платные услуги и их размер устанавливаются Кабинетом министров.

Фрагмент документа

Австралия: Закон «О свободе информации» 1982 г3.,
Часть 2 «Схема публикации информации», раздел 3 «Доступ к документам»

Австралия: Закон «О свободе информации» 1982 г3.,
Часть 2 «Схема публикации информации», раздел 3 «Доступ к документам»

11С (4) - Агентство может установить плату, взимаемую с лица за доступ к информации, только в том случае, если:

  • a) лицо не осуществляет доступа к информации напрямую путем доступа к ней с веб-сайта и
  • б) эта плата компенсирует агентству расходы на репродукцию и другие расходы, возникшие при предоставлении доступа к информации.

Если существует плата за доступ к информации, то агентство должно опубликовать сведения об оплате.

Стоимость информации определяется в различных странах по разным принципам:

Фрагмент документа

Великобритания: Закон о свободе доступа к информации 2000 года

Плата за информацию не взимается, если стоимость подготовки информации по запросу не превышает 600 ф. ст. для центральных правительственных органов и 450 ф. ст. для органов местного самоуправления, за исключением платы за изготовление копий документов, а также стоимости почтовых услуг.

Фрагмент документа

Австралия: Постановление Правительства о свободе информации (плата и сборы) 1982 г. (с поправками 2010 г.)4

Поиск и извлечение документа – 15 австралийских долларов за человеко-час.

Время на принятие решения (выполнять запрос или отказать, изучение документов, консультация с третьими сторонами, цензурирование) – 5 часов бесплатно, последующие – 20 австр. долл. за час.

Транскрибирование/расшифровка звукозаписей, собственноручных заметок и т.д. – 4,4 австр. долл. за страницу.

Ксерокопирование – 1 цент за страницу.

Стоит отметить, что Директива Евросоюза 2003/98/EC «О повторном использовании информации государственного сектора» 2003 года по вопросу о взимании платы за информацию рекомендует:

  • ограничивать размер платы за информацию;
  • устанавливать разумный размер оплаты, которая должна включать, прежде всего затраты на предоставление информации и, возможно, разумную прибыль;
  • приветствуется предоставление информации по низким ценам или бесплатно;
  • государственные органы обязаны обосновывать расценки.

Известный специалист в области доступа к государственной информации Дэвид Банисар в своем исследовании «Свобода информации в мире 2006 год. Общий обзор законодательства по доступу к правительственной информации в мире»5 отмечает, что «распространенными видами платы являются платежи за подачу запроса, поиск информации, изготовление копий и подачу апелляции. Часто подобные платежи являются спорными. Они ограничивают возможности запрашивать информацию у правительственных органов». Примером тому может служить история, произошедшая в Канаде в 2005 году:

Пример 1

В Королевскую канадскую конную полицию поступил запрос от журналиста на доступ к информации о 2,8 млн уголовных документов, содержащихся в компьютерных системах информационного центра полиции. Заявитель специально попросил предоставить информацию в электронной и деперсонифицированной форме. Полиция сочла, что исполнение запроса потребует 15 рабочих дней программирования в одной базе данных и 183 дня – в другой. При этом она оценила стоимость минуты времени работы центрального процессора в 16,5 канадских долларов. В итоге журналисту был выставлен счет на 1,6 миллиона канадских долларов, причем полиция, ссылаясь на законодательство, потребовала оплатить всю сумму авансом.

Журналист подал протест в Управление уполномоченного по информации, подчеркнув, что ранее он направлял аналогичный запрос в полицейскую службу г. Торонто, в котором просил предоставить данные по арестам за 6 лет. Данные о 500 тысячах арестов и 800 тысячах предъявленных уголовных обвинений были ему предоставлены в электронном формате на одном CD-диске за 800 долларов.

Разразился скандал. Полиция согласилась, что 1600 часов компьютерного времени на выполнение подобного запроса, пожалуй, многовато, но по части стоимости компьютерного времени она сослалась на положения закона, принятые 23 года (!) тому назад. Уполномоченный по информации в свою очередь указал на то, что сформировать несложный отчет на основе данных в базе – это не то же самое, что заниматься программированием; и что некорректно ссылаться на расценки (пусть даже попавшие в закон), установленные на заре компьютерной эпохи и в настоящее время многократно превышающие реальную стоимость компьютерного времени.

Позднее полиция признала, что одна из баз данных (на работу с которой пытались списать основную часть затрат) вообще не содержит запрашиваемую журналистом информацию. В конечном итоге, 1 декабря 2005 года запрашиваемые данные были предоставлены бесплатно6.

Бывают и случаи, когда информация предоставляется максимально неудобным для запрашивающей стороны образом.

Пример 2

В июне 2011 года 17 редакций американских газет обратились с требованием к властям штата Аляска предоставить в их распоряжение переписку бывшего губернатора штата Сары Пейлин в объеме более 24 тысяч электронных писем. Власти, чтобы максимально затруднить жизнь газетчикам, воспользовавшись особенностями законодательства штата, предоставили эту переписку в виде распечаток (шесть пачек бумаги, каждая по 25 килограмм – в 17 экземплярах). Плата за каждый экземпляр составила 726 долларов, т.е. по 3 цента за документ (менее рубля на наши деньги)7.

Отечественный подход к оплате государственной информации

В принятом в нашей стране еще в 2009 году законе «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» было предусмотрено, что объем предоставляемой бесплатно информации должен быть установлен Правительством РФ. Оно же должно было определить, сколько граждане и организации должны будут платить за остальную необходимую им информацию.

Фрагмент документа

Статья 22 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

1. Плата за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления взимается в случае ее предоставления по запросу, если объем запрашиваемой и полученной информации превышает определенный Правительством Российской Федерации объем информации, предоставляемой на бесплатной основе. Порядок взимания платы устанавливается Правительством Российской Федерации.

Через два с половиной года после принятия закона, когда запросы такого рода уже начали поступать в заметных количествах, Правительство определилось с данным вопросом и 24.10.2011 своим постановлением № 860 утвердило «Правила взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (далее – Правила).

Этим постановлением установлен максимальный объем информации, который будет предоставляться бесплатно (п. 2):

  • до 20 страниц формата А4, или 10 страниц формата А3, или 5 страниц формата А2, или 1 страницу формата, превышающего формат А2 (при предоставлении информации на бумажном носителе), или
  • до 1 мегабайта (при предоставлении информации в электронном виде).

Установлена также стоимость предоставления информации, если она превышает бесплатный «порог» (п. 3):

  • 10 рублей за каждую дополнительную страницу (формат А4), или за каждый дополнительный мегабайт при предоставлении информации в электронном виде;
  • 20 рублей за каждую дополнительную страницу формата А3;
  • 100 рублей за каждую дополнительную страницу форматов от A2 до А0;
  • 1000 рублей за каждую дополнительную страницу формата, превышающего формат А0.

Экспресс-анализ российского Интернета показал, что цена в 10 рублей за лист сейчас достаточно распространена в коммерческих фирмах, которые делают бизнес на оказании услуг по ксерокопированию. Получается, что, в отличие от ряда зарубежных стран, таких, как США, открытость и прозрачность государственного управления будет оплачиваться по коммерческим расценкам, а не по себестоимости.

Учитывая, что наши госорганы любят предоставлять документы в виде многостраничных tiff-файлов, 1 мегабайт – это не так уж и много, где-то страниц 10. А есть еще уважаемый государственными органами замечательный формат rtf, в котором даже сравнительно небольшой документ может иногда раздуться просто до гигантских размеров. Поэтому у органа власти появляется возможность за счет «правильного» выбора формата существенно поднять цену своей информации, предоставляемой в электронном виде. Используя этот способ, можно подтолкнуть заявителя к существенному сокращению его «аппетитов» и даже к снятию запроса.

Обратим внимание на еще один интересный момент. Как только государственные органы начнут оказывать подобные платные услуги, они автоматически подпадут под положения статьи 10 «Запрет на злоупотребление хозяйствующим субъектом доминирующим положением» Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции», поскольку являются монополистами на рынке государственной информации. Это означает, что на государственные органы и их должностных лиц, помимо жалоб в прокуратуру, можно будет «стучать» и в Федеральную антимонопольную службу (ФАС). С государственными архивами такие прецеденты уже были.

Фрагмент документа

Статья 14.31 «Злоупотребление доминирующим положением на товарном рынке» Кодекса РФ об административных правонарушениях

Совершение занимающим доминирующее положение на товарном рынке хозяйствующим субъектом действий, признаваемых злоупотреблением доминирующим положением и недопустимых в соответствии с антимонопольным законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных статьей 14.31.1 настоящего Кодекса, –

– влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 50 000 рублей либо дисквалификацию на срок до 3 лет; на юридических лиц – от 1/100 до 15/100 размера суммы выручки правонарушителя от реализации товара (работы, услуги), на рынке которого совершено административное правонарушение, но не более 1/50 совокупного размера суммы выручки правонарушителя от реализации всех товаров (работ, услуг) и не менее 100 000 рублей, а в случае, если сумма выручки правонарушителя от реализации товара (работы, услуги), на рынке которого совершено административное правонарушение, превышает 75 % совокупного размера суммы выручки правонарушителя от реализации всех товаров (работ, услуг), – в размере от 3/1000 до 3/100 размера суммы выручки правонарушителя от реализации товара (работы, услуги), на рынке которого совершено административное правонарушение, но не более 1/50 совокупного размера суммы выручки правонарушителя от реализации всех товаров (работ, услуг) и не менее 100 000 рублей.

Понятно, что граждане и организации вряд ли скажут «спасибо» Правительству. Но вот порадует ли вводимый порядок оплаты государственные органы?

Организация взимания платы за государственную информацию может стать увлекательным занятием

То, как предлагается организовать процесс оплаты, с моей точки зрения, может стать причиной головной боли не только для потребителей информации, но и для самих государственных органов.

Во-первых, существенно усложняется обработка запросов на предоставление информации, ведь при регистрации запроса определить, каким он окажется (платным или бесплатным) можно далеко не всегда, а установить объем предоставляемой заявителю информации в этот момент точно невозможно.

Во-вторых, документом установлено, что информация для исполнения запроса по сути дела должна быть подготовлена в течение 7 рабочих дней со дня его регистрации, поскольку именно в этот момент государственный орган должен сообщить заявителю, сколько денег и за что он собирается с него получить. Думаю, что для решения этой задачи государственным органам очень могли бы пригодиться ясновидящие и экстрасенсы!

Фрагмент документа

Правила взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления (утв. постановлением Правительства РФ от 24.10.2011 № 860)

10. В случае если в соответствии с настоящими Правилами за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления будет взиматься плата, об этом сообщается пользователю информации, направившему запрос, в течение 7 рабочих дней со дня регистрации полученного в установленном порядке запроса. При этом указываются:

а) объем и формат запрашиваемой информации;

б) размер расходов на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, в том числе стоимость компьютерного накопительного устройства, приобретаемого государственным органом или органом местного самоуправления в случае, если соответствующее устройство не предоставлено пользователем информации;

в) размер платы за пересылку запрашиваемых документов и (или) материалов в полном объеме по почте (за исключением случая, предусмотренного пунктом 4 настоящих Правил);

г) информация, необходимая для заполнения платежного документа на перечисление платы за предоставление запрашиваемой информации, – в порядке, установленном для перечисления налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджетную систему Российской Федерации;

д) срок внесения пользователем информации платы за предоставление запрашиваемой информации, не превышающий срок рассмотрения запроса, установленный статьей 18 Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Справка

Статья 18 «Запрос информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» предусматривает рассмотрение запроса в течение 30 дней со дня регистрации, с возможностью увеличения этого срока при необходимости еще на 15 дней.

Как показывает практика, с точностью подсчитать объемы информации можно только после выполнения запроса в полном объеме, и то возможны варианты, связанные, например, с выбором файловых форматов для информации, предоставляемой в электронном виде. Поэтому пока ответ на запрос не подготовлен, невозможно корректно выполнить все предписания пункта 10 новых Правил.

Вполне возможно, что заинтересованные в информации российские граждане и организации будут оптимизировать свои затраты, и, как следствие, вместо одного объемного запроса государственные органы будут получать несколько более-менее неперекрывающихся запросов (возможно, поданных от имени разных лиц), сформулированных таким образом, чтобы затребованный объем информации по возможности не превышал бесплатного лимита.

В случае предоставления информации за плату на ее получателя возлагается и оплата почтовых расходов (п. 5).

В духе освоения современных технологий «по-нашенски» платная электронная информация вполне может записываться на носитель и пересылаться обычной почтой. Про надежность и скорость нашей почты, думаю, говорить не нужно – будут задержки с доставкой, пропажи и, соответственно, судебные иски и обращения в прокуратуру. И это при том, что в коммерческом секторе уже давно и успешно используются технологии, которые позволяют через интернет-магазины приобретать необходимую информацию, проводя ее оплату через электронные кошельки или с использованием банковских карт.

Как ни странно, но принятый Правительством документ совершенно не продуман с точки зрения защиты государственных органов от обвинений в нарушении законодательства о доступе к государственной информации. Непонятно, что должен делать государственный орган, если оплата за информацию не поступит. Учитывая риски судебных исков, государственным органам придется поднапрячься для того, чтобы продумать такую технологию взаимодействия с заявителем, которая позволяла бы тщательно задокументировать следующие факты:

  • факт оповещения заявителя о платности информации и ее стоимости. Без проблем все это можно сделать, только посылая обычной почтой заказные письма. При использовании электронной почты у органов государственной власти могут возникнуть трудности с доказыванием факта направления заявителю в установленные сроки информации о стоимости услуги;
  • факт предоставления бесплатной информации путем ее пересылки по электронной почте;
  • факт проверки работоспособности отправляемого носителя информации. В случаях, когда информация будет пересылаться почтовой связью на электронных носителях, возможны жалобы получателя на нечитаемость полученного носителя;
  • факт проверки работоспособности выданного на руки носителя информации. Если заявитель захочет получить информацию лично, то, возможно, стоит в его присутствии проверить носитель на читаемость, а с заявителя взять расписку в получении им работоспособного носителя информации.

Государственным органам придется отслеживать оплату услуг и вести соответствующий учет (что, естественно, будет проверяться). При этом в Постановлении ничего не говорится о праве государственного органа принять решение о бесплатном предоставлении информации – скажем, в случаях, когда объем превысит бесплатный лимит на одну страницу и полученная оплата не окупит усилия на ее получение.

В пункте 12 Правил явным образом сказано, что информация будет передана заявителю только после оплаты. Но нигде не говорится, что ответ до получения оплаты можно не готовить!

В законодательстве многих стран, напротив, предусмотрено, что срок на подготовку ответа отсчитывается с момента оплаты информации потребителем. А в Австралии предусмотрено получение от автора запроса письменного согласия на оплату и частичной предоплаты за исполнения запроса.

Фрагмент документа

Великобритания: Закон о свободе доступа к информации 2000 года

20-дневный срок отсчитывается с момента оплаты предоставления государственных услуг (если таковые имеются). При неуплате в течение 3 месяцев считается, что заявителю информация уже не нужна.

Фрагмент документа

Австралия: Закон «О свободе информации», 1982 г.

Если орган государственной власти Австралии решает, что информация будет предоставлена на платной основе, то он должен в письменной форме уведомить об этом заявителя. В уведомлении указывается:

  • предварительная оценка суммы и калькуляция стоимости,
  • право на обжалование этой оценки, а также право на подачу просьбы о снижении оплаты или ее отмене,
  • обстоятельства, которые орган государственной власти обязан принять во внимание при решении вопроса о бесплатном предоставлении доступа,
  • величина аванса.

Заявитель должен в течении 30 дней (ведомство может установить и более длительный срок) известить агентство в письменной форме:

  • о согласии заплатить,
  • о несогласии с оценкой стоимости или
  • о снятии запроса.

Если пользователь информации вообще никак не отреагирует на информацию о стоимости, то считается, что запрос снят.

Пример 3

Вот как описывается порядок исполнения запроса о предоставлении информации на платной основе на сайте Управления кадровой службы Правительства Австралии: «Если мы решим, что запрос будет платным, то пришлем в письменном виде оценку и калькуляцию. Если стоимость предоставления информации будет оценена от 20 до 100 австралийских долларов, то мы попросим Вас оплатить аванс в 20 австр. долл. Если стоимость превысит 100 австр. долл., то аванс нужно будет оплатить в размере 25% суммы, прежде чем мы приступим к обработке запроса. У Вас есть право обратиться с просьбой о снижении суммы или о предоставлении информации бесплатно. Это можно сделать, представив доказательства о финансовых трудностях заявителя, либо доказав, что запрашиваемая информация представляет общественный интерес»8.

Несколько «зловредных» советов гражданам и организациям

Желающим получить «государственную информацию» можно дать несколько рекомендаций:

  1. Закон говорит о праве на информацию, а не о праве (как это записано в законодательстве ряда стран) на получение лишь уже имеющихся у государственного органа документов. Этим можно попытаться воспользоваться, попросив государственный орган не присылать объемных копий многочисленных документов, а дать краткое резюме по интересующему вопросу.
  2. При составлении запроса учитывайте, что объем бесплатной информации ограничен. Старайтесь четко сформулировать запрос таким образом, чтобы на него можно и нужно было ответить коротко.
  3. Если из государственного органа необходимо получить многостраничный документ, то запрос можно попытаться разбить на несколько, в каждом из которых запросить по 10–20 страниц.
  4. Запрашивая информацию в электронном виде, стоит указать предпочтительные для вас файловые форматы с учетом того, как это повлияет на объемы данных. Например, в форматах docx или odt объем одного и того же документа может оказаться в 10 раз меньше, чем в формате doc. Документы в текстовом виде всегда существенно меньше их графических образов.
  5. Если, с вашей точки зрения, государственный орган явно завышает стоимость своих услуг, помните, что КоАП РФ предусматривает привлечение должностных лиц к ответственности за незаконное взимание платы за информацию. Возможна жалоба в прокуратуру.

Фрагмент документа

Статья 13.28 «Нарушение порядка предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

2. Незаконное взимание платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления либо нарушение порядка взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в случаях, если федеральным законом такая плата установлена, –

– влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 000 до 5 000 рублей.

  1. На необоснованные расценки можно также попробовать подать жалобу в Федеральную антимонопольную службу на том основании, что государственный орган злоупотребляет своим монопольным положением на рынке оказания платных услуг по предоставлению имеющейся у него информации (о статье 14.31 КоАП РФ мы упоминали выше).

Государственные органы, если они не хотят связываться с трудоемкой работой по взиманию оплаты, могут выложить запрашиваемую информацию на своем сайте и в ответе просто дать на нее ссылку.

* * *

Озвученные в этой статье предупреждения и рекомендации как для госструктур, которые будут предоставлять информацию, так и для ее получателей, призваны внести ясность и помочь вам, наш уважаемый читатель, в какой бы роли вам ни пришлось выступить.

Сноски 10

  1. Anna Colquhoun «The Cost of Freedom of Information» (Цена свободы доступа к [государственной] информации), University College London (Университетский колледж, Лондон, Великобритания), December 2010, http://www.ucl.ac.uk/constitution-unit/research/foi/countries/cost-of-foi. Вернуться назад
  2. http://mvd.riga.lv/uploads/documents/149.O_glasnosti_inform_12_06_09_%20izvilkums_RU.pdf. Вернуться назад
  3. http://mvd.riga.lv/uploads/documents/149.O_glasnosti_inform_12_06_09_%20izvilkums_RU.pdf. Вернуться назад
  4. Freedom of information act 1982, http://www.austlii.edu.au/au/legis/cth/consol_act/foia1982222/. Вернуться назад
  5. Freedom of information act 1982, http://www.austlii.edu.au/au/legis/cth/consol_act/foia1982222/. Вернуться назад
  6. Freedom of Information (Charges) Regulations 1982 Statutory Rules 1982 No. 197 as amended www.comlaw.gov.au/Details/F2010C00740/c21a8495-b820-4f06-aa1d-737b209a5f7d. Вернуться назад
  7. Дэвид Банисар в своем обзоре «Свобода информации в мире 2006 год. Общий обзор законодательства по доступу к правительственной информации в мире», https://www.privacyinternational.org/foi/foisurvey2006rus.pdf Вернуться назад
  8. Is a Fee Estimate of $1.6 Million Too Much? http://www.oic-ci.gc.ca/eng/rp-pr_ar-ra_2005-2006_23.aspx Вернуться назад
  9. Вся Америка читает электронные письма Сары Пейлин // «Gazeta Wyborcza», 11 июня 2011 г., http://wyborcza.pl/1,75477,9765657,Cala_Ameryka_czyta_maile_Sary_Palin.html. Вернуться назад
  10. http://www.humanservices.gov.au/corporate/freedom-of-information/index. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.