Разработаны Методические рекомендации по подготовке ведомственных перечней документов со сроками хранения

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2011

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Статья содержит необходимые пояснения к новым Методическим рекомендациям по подготовке перечней документов со сроками хранения, которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти в процессе создания своих ведомственных перечней. Даются пояснения к основным терминам, алгоритму разработки и возможным схемам классификации информации внутри ведомственных перечней. Кроме того, комментируется, пожалуй, самый загадочный раздел Методических рекомендаций, посвященный базе данных сроков хранения документов, которая ведется в электронном виде и включает в себя сроки хранения, установленные действующим законодательством, типовыми и ведомственными перечнями, согласованными с Росархивом, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления пополнилась важным методическим документом общегосударственного уровня, который при правильном применении сможет оказать значительное положительное влияние на процессы формирования и систематизации документальных фондов федеральных органов исполнительной власти и организаций, а также будет способствовать формированию правильного подхода к решению вопросов хранения и уничтожения в рамках концепции управления документами ИСО 15489.

15 сентября 2011 года на сайте Федерального архивного агентства (http://archives.ru) опубликованы согласованные ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 года Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – Методические рекомендации).

Федеральное архивное агентство (Росархив) с 2008 года исполняет государственную услугу по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел (соответствующий Административный регламент утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1294 и зарегистрирован в Минюсте России 04.02.2008 № 11087).

Однако разработка перечней документов со сроками хранения в последние годы федеральными органами исполнительной власти целенаправленно не планировалась из-за отсутствия ресурсов, в том числе из-за нехватки собственных квалифицированных специалистов, способных решить данную задачу или оценить качество ее реализации на условиях аутсорсинга, из-за непонимания важности разработки этого внутреннего нормативного документа со стороны руководства, а также из-за влияния других факторов.

Актуальность задачи разработки перечней документов со сроками хранения в настоящее время вновь подтверждена п. 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в соответствии с которым данный перечень рассматривается как одна из обязательных организационных основ формирования, упорядочения и систематизации документального фонда¹ федерального органа исполнительной власти. Разрабатывать и утверждать перечень документов со сроками хранения федеральный орган исполнительной власти должен при условии согласования с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (т.е. с Росархивом).

Перечень документов со сроками хранения

Перечень документов со сроками хранения является основным нормативным или справочным пособием при проведении экспертизы ценности документов государственного органа или организации, поскольку он представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Перечень может также содержать дополнительные указания о составе и сроках хранения в организации документов, подлежащих последующему приему в государственные или муниципальные архивы, прямые отсылки к законам и нормативным правовым актам, устанавливающим конкретные требования к составу, порядку ведения и срокам хранения документов и информационных ресурсов и т.п.

В архивном деле давно сложилась и в практике делопроизводства...