профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Статья содержит необходимые пояснения к новым Методическим рекомендациям по подготовке перечней документов со сроками хранения, которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти в процессе создания своих ведомственных перечней. Даются пояснения к основным терминам, алгоритму разработки и возможным схемам классификации информации внутри ведомственных перечней. Кроме того, комментируется, пожалуй, самый загадочный раздел Методических рекомендаций, посвященный базе данных сроков хранения документов, которая ведется в электронном виде и включает в себя сроки хранения, установленные действующим законодательством, типовыми и ведомственными перечнями, согласованными с Росархивом, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.
Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления пополнилась важным методическим документом общегосударственного уровня, который при правильном применении сможет оказать значительное положительное влияние на процессы формирования и систематизации документальных фондов федеральных органов исполнительной власти и организаций, а также будет способствовать формированию правильного подхода к решению вопросов хранения и уничтожения в рамках концепции управления документами ИСО 15489.
15 сентября 2011 года на сайте Федерального архивного агентства ( опубликованы согласованные ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 года Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – Методические рекомендации).
Федеральное архивное агентство (Росархив) с 2008 года исполняет государственную услугу по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел (соответствующий Административный регламент утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1294 и зарегистрирован в Минюсте России 04.02.2008 № 11087).
Однако разработка перечней документов со сроками хранения в последние годы федеральными органами исполнительной власти целенаправленно не планировалась из-за отсутствия ресурсов, в том числе из-за нехватки собственных квалифицированных специалистов, способных решить данную задачу или оценить качество ее реализации на условиях аутсорсинга, из-за непонимания важности разработки этого внутреннего нормативного документа со стороны руководства, а также из-за влияния других факторов.
Актуальность задачи разработки перечней документов со сроками хранения в настоящее время вновь подтверждена п. 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в соответствии с которым данный перечень рассматривается как одна из обязательных организационных основ формирования, упорядочения и систематизации документального фонда1 федерального органа исполнительной власти. Разрабатывать и утверждать перечень документов со сроками хранения федеральный орган исполнительной власти должен при условии согласования с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (т.е. с Росархивом).
Перечень документов со сроками хранения
Перечень документов со сроками хранения является основным нормативным или справочным пособием при проведении экспертизы ценности документов государственного органа или организации, поскольку он представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Перечень может также содержать дополнительные указания о составе и сроках хранения в организации документов, подлежащих последующему приему в государственные или муниципальные архивы, прямые отсылки к законам и нормативным правовым актам, устанавливающим конкретные требования к составу, порядку ведения и срокам хранения документов и информационных ресурсов и т.п.
В архивном деле давно сложилась и в практике делопроизводства...
Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Автор делится богатым опытом разрешения
и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!
Елена Орлова
руководитель делопроизводственных служб
крупных предприятий с 20-летним опытом работы в этой должности
Воинский учет обязаны вести все организации.
Штрафы за нарушения в этой сфере доходят до 500 000 руб. для юрлиц и до 80 000 руб. для должностных лиц. Мы свели в таблицу сведения о том, за что и на сколько могут оштрафовать. Объясняем, как поставить свою организацию на воинский учет: куда обращаться, с каким комплектом документов. Показываем образцы: письма о постановке на учет, карточки учета организации (по форме № 18), приказа об организации воинского учета, плана работы по воинскому учету.
Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права
социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.
В этой части статьи разбираемся с работой
нормоконтролера, который стоит на страже грамотности издаваемых в организации документов. Основные принципы его работы, за что он отвечает. Какие удобные инструменты может использовать: бесплатные в интернете и платные программы, работа с чек-листами. Как можно оптимизировать процессы ДОУ по 7 принципам «бережливого производства». Показываем пример анализа и ускорения процесса регистрации входящих документов при помощи «схемотехники»: как выявить проблемы, выстроить новый алгоритм работы и вычислить выигрыш во времени.
Ирина Соловьева
руководитель направления методологии
и эффективности документационного обеспечения промышленной корпорации
Как определить количество ответственных
за ведение воинского учета в организации – здесь надо придерживаться нормативов. Кто это может быть.В каком порядке действовать: сначала оформить ответственного на работу и потом предлагать его кандидатуру на согласование в военкомат... или наоборот? Вопрос возникает из-за того, что 2 основных документа по ведению воинского учета в организациях «расходятся во мнении».Показываем возможный алгоритм действий (с вариациями), примеры приказа об организации воинского учета граждан и акта приема-передачи документов по воинскому учету.
Ольга Свириденко
юрист по трудовому праву компании «Мир
трудовых отношений»
Вы поймете, на какие обращения можно ответить
в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин,
Трач и партнеры»
В конце года необходимо составить (или
актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ,
кандидат исторических наук
По каким правилам хранить личные карточки
и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
Эта статья посвящена участку работы, который
есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Наталия Носарева
эксперт в сфере ДОУ и архивного дела
Для удобства пользователей наш сайт использует cookies и применяет метрические системы аналитики. Запретить эти действия можно в настройках вашего браузера. Подробнее
Пожалуйста, укажите e-mail, который Вы использовали для входа на сайт
Подписка на почте
Оформить подписку на журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» можно в любом отделении почты:
Журнал / Каталог
Индекс на полугодие / год
Делопроизводство и документооборот на предприятии
«Почта России»
П1501 / П3473
Кадровая служба и управление персоналом предприятия
«Почта России»
П2576 / П3474
Юридический справочник руководителя
«Почта России»
П2577 / П3454
Подпишитесь на бесплатную рассылку материалов!
Получайте материалы по интересующему вас направлению - лучшие статьи от надежных экспертов, ответы на волнующие вопросы. Только самые актуальные материалы и ничего лишнего!
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту
