профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Статья содержит необходимые пояснения к новым Методическим рекомендациям по подготовке перечней документов со сроками хранения, которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти в процессе создания своих ведомственных перечней. Даются пояснения к основным терминам, алгоритму разработки и возможным схемам классификации информации внутри ведомственных перечней. Кроме того, комментируется, пожалуй, самый загадочный раздел Методических рекомендаций, посвященный базе данных сроков хранения документов, которая ведется в электронном виде и включает в себя сроки хранения, установленные действующим законодательством, типовыми и ведомственными перечнями, согласованными с Росархивом, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.
Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления пополнилась важным методическим документом общегосударственного уровня, который при правильном применении сможет оказать значительное положительное влияние на процессы формирования и систематизации документальных фондов федеральных органов исполнительной власти и организаций, а также будет способствовать формированию правильного подхода к решению вопросов хранения и уничтожения в рамках концепции управления документами ИСО 15489.
15 сентября 2011 года на сайте Федерального архивного агентства ( опубликованы согласованные ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 года Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – Методические рекомендации).
Федеральное архивное агентство (Росархив) с 2008 года исполняет государственную услугу по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел (соответствующий Административный регламент утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1294 и зарегистрирован в Минюсте России 04.02.2008 № 11087).
Однако разработка перечней документов со сроками хранения в последние годы федеральными органами исполнительной власти целенаправленно не планировалась из-за отсутствия ресурсов, в том числе из-за нехватки собственных квалифицированных специалистов, способных решить данную задачу или оценить качество ее реализации на условиях аутсорсинга, из-за непонимания важности разработки этого внутреннего нормативного документа со стороны руководства, а также из-за влияния других факторов.
Актуальность задачи разработки перечней документов со сроками хранения в настоящее время вновь подтверждена п. 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в соответствии с которым данный перечень рассматривается как одна из обязательных организационных основ формирования, упорядочения и систематизации документального фонда1 федерального органа исполнительной власти. Разрабатывать и утверждать перечень документов со сроками хранения федеральный орган исполнительной власти должен при условии согласования с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (т.е. с Росархивом).
Перечень документов со сроками хранения
Перечень документов со сроками хранения является основным нормативным или справочным пособием при проведении экспертизы ценности документов государственного органа или организации, поскольку он представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Перечень может также содержать дополнительные указания о составе и сроках хранения в организации документов, подлежащих последующему приему в государственные или муниципальные архивы, прямые отсылки к законам и нормативным правовым актам, устанавливающим конкретные требования к составу, порядку ведения и срокам хранения документов и информационных ресурсов и т.п.
В архивном деле давно сложилась и в практике делопроизводства...
Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Объясняем правила группировки документов
в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Разберем, когда надо успеть исполнить запрос,
требование госоргана о предоставлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы дадим ответы, разбирая специфику отдельных госорганов. Рассмотрим запросы правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), налоговых органов, трудовой инспекции и других органов государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? даже когда дата исполнения указана в тексте требования, разногласия в ее понимании могут возникнуть из-за предлога перед датой :) как можно попросить сдвинуть срок? Когда можно отказать госоргану в предоставлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда? В этом номере журнала читайте 1-ю часть большой статьи – о запросах правоохранительных органов.
Кристина Высоцкая
управляющий партнер Адвокатского бюро
«Легис Виа», адвокат
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают
на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Негосударственные организации не обязаны
вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права
социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить
в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин,
Трач и партнеры»
По каким правилам хранить личные карточки
и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
В конце года необходимо составить (или
актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ,
кандидат исторических наук
Эта статья посвящена участку работы, который
есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Наталия Носарева
эксперт в сфере ДОУ и архивного дела
Для удобства пользователей наш сайт использует cookies и применяет метрические системы аналитики. Запретить эти действия можно в настройках вашего браузера. Подробнее
Пожалуйста, укажите e-mail, который Вы использовали для входа на сайт
Подписка на почте
Оформить подписку на журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» можно в любом отделении почты:
Журнал / Каталог
Индекс на полугодие / год
Делопроизводство и документооборот на предприятии
«Почта России»
П1501 / П3473
Кадровая служба и управление персоналом предприятия
«Почта России»
П2576 / П3474
Юридический справочник руководителя
«Почта России»
П2577 / П3454
Подпишитесь на бесплатную рассылку материалов!
Получайте материалы по интересующему вас направлению - лучшие статьи от надежных экспертов, ответы на волнующие вопросы. Только самые актуальные материалы и ничего лишнего!
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту
