Как выстроить систему учета для контроля исполнения поручений

Система отчетности играет ключевую роль в работе компании, помогая грамотно распределять поручения, контролировать их исполнение, предотвращать нарушения сроков, повышать ответственность работников и обеспечивать бесперебойную работу коллектива.

В данной статье подробно рассмотрим логику работы для создания оптимальной системы. Главное, на что хотелось бы обратить внимание, – система контроля должна быть нацелена на предупреждение нарушений и устранение рисков срыва сроков исполнения, обеспечивая прозрачность процесса и интеграцию с другими информационными системами компании, а не только на наказание за неисполнение и нарушение сроков.

В данной статье показаны примеры реализации в СЭД важных подходов, позволяющих ей накапливать необходимые данные, из которых можно автоматически формировать отчеты. Некоторые организации идут дальше – выгружают их из СЭД, чтобы обрабатывать в Excel: строить графики и диаграммы для наглядной демонстрации руководству. Данные принципы работы могут применяться и при отсутствии СЭД (правда, это более трудоемко).

«5 китов» системы учета

При создании системы контроля исполнения документов (поручений, задач) необходимо учитывать ряд ключевых моментов. Их реализация повысит эффективность и прозрачность контроля.

1. Нормативная база

Обычно:

• в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству)определяют, какие документы ставятся на контроль, этапы контроля, типовые сроки исполнения;
• более детализированно систему контроля и отчетности закрепляют в отдельном Положении(например, в Положении об организации и контроле исполнения организационно-распорядительных документов и поручений), где конкретизируются:
  • организация работы по контролю исполнения документов и поручений;
  • постановка документов, поручений на контроль, установление и продление сроков исполнения;
  • организация работы по исполнению документов, поручений;
  • снятие документов, поручений с контроля;
  • функции и полномочия работников, осуществляющих контроль.

Эти вопросы мы разбирали в журнале недавно (см. № 10’ 2025).

2. Формализация и фиксация поручений

Вся информация о поручениях, поставленных на контроль, должна быть зафиксирована в электронном виде (хорошо, если такой функционал есть в вашей СЭД и не приходится все делать «руками» в Excel). Любые контролируемые поручения (а не только стратегического характера) нуждаются в регистрации. Это предотвращает потерю данных по ним, обеспечивает построение отчетов, что облегчает дальнейший контроль.

Желательно фиксировать любые выданные руководителем организации поручения, задачи и договоренности, даже если на этапе обсуждения «всем все понятно» и сроки реализации 1-2 дня. В ходе выполнения задача может быть делегирована, разбита на отдельные поручения в адрес нескольких подчиненных, которые не присутствовали при обсуждении задания, не видели документ полностью и т.д.

Звучит знакомо? Чтобы...