Разработаны Методические рекомендации по подготовке ведомственных перечней документов со сроками хранения

Статья содержит необходимые пояснения к новым Методическим рекомендациям по подготовке перечней документов со сроками хранения, которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти в процессе создания своих ведомственных перечней. Даются пояснения к основным терминам, алгоритму разработки и возможным схемам классификации информации внутри ведомственных перечней. Кроме того, комментируется, пожалуй, самый загадочный раздел Методических рекомендаций, посвященный базе данных сроков хранения документов, которая ведется в электронном виде и включает в себя сроки хранения, установленные действующим законодательством, типовыми и ведомственными перечнями, согласованными с Росархивом, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления пополнилась важным методическим документом общегосударственного уровня, который при правильном применении сможет оказать значительное положительное влияние на процессы формирования и систематизации документальных фондов федеральных органов исполнительной власти и организаций, а также будет способствовать формированию правильного подхода к решению вопросов хранения и уничтожения в рамках концепции управления документами ИСО 15489.

15 сентября 2011 года на сайте Федерального архивного агентства (http://archives.ru) опубликованы согласованные ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 года Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – Методические рекомендации).

Федеральное архивное агентство (Росархив) с 2008 года исполняет государственную услугу по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел (соответствующий Административный регламент утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1294 и зарегистрирован в Минюсте России 04.02.2008 № 11087).

Однако разработка перечней документов со сроками хранения в последние годы федеральными органами исполнительной власти целенаправленно не планировалась из-за отсутствия ресурсов, в том числе из-за нехватки собственных квалифицированных специалистов, способных решить данную задачу или оценить качество ее реализации на условиях аутсорсинга, из-за непонимания важности разработки этого внутреннего нормативного документа со стороны руководства, а также из-за влияния других факторов.

Актуальность задачи разработки перечней документов со сроками хранения в настоящее время вновь подтверждена п. 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в соответствии с которым данный перечень рассматривается как одна из обязательных организационных основ формирования, упорядочения и систематизации документального фонда1 федерального органа исполнительной власти. Разрабатывать и утверждать перечень документов со сроками хранения федеральный орган исполнительной власти должен при условии согласования с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (т.е. с Росархивом).

Перечень документов со сроками хранения

Перечень документов со сроками хранения является основным нормативным или справочным пособием при проведении экспертизы ценности документов государственного органа или организации, поскольку он представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Перечень может также содержать дополнительные указания о составе и сроках хранения в организации документов, подлежащих последующему приему в государственные или муниципальные архивы, прямые отсылки к законам и нормативным правовым актам, устанавливающим конкретные требования к составу, порядку ведения и срокам хранения документов и информационных ресурсов и т.п.

В архивном деле давно сложилась и в практике...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.