Top.Mail.Ru

Разработаны Методические рекомендации по подготовке ведомственных перечней документов со сроками хранения

Статья содержит необходимые пояснения к новым Методическим рекомендациям по подготовке перечней документов со сроками хранения, которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти в процессе создания своих ведомственных перечней. Даются пояснения к основным терминам, алгоритму разработки и возможным схемам классификации информации внутри ведомственных перечней. Кроме того, комментируется, пожалуй, самый загадочный раздел Методических рекомендаций, посвященный базе данных сроков хранения документов, которая ведется в электронном виде и включает в себя сроки хранения, установленные действующим законодательством, типовыми и ведомственными перечнями, согласованными с Росархивом, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления пополнилась важным методическим документом общегосударственного уровня, который при правильном применении сможет оказать значительное положительное влияние на процессы формирования и систематизации документальных фондов федеральных органов исполнительной власти и организаций, а также будет способствовать формированию правильного подхода к решению вопросов хранения и уничтожения в рамках концепции управления документами ИСО 15489.

15 сентября 2011 года на сайте Федерального архивного агентства (http://archives.ru) опубликованы согласованные ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 года Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – Методические рекомендации).

Федеральное архивное агентство (Росархив) с 2008 года исполняет государственную услугу по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел (соответствующий Административный регламент утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1294 и зарегистрирован в Минюсте России 04.02.2008 № 11087).

Однако разработка перечней документов со сроками хранения в последние годы федеральными органами исполнительной власти целенаправленно не планировалась из-за отсутствия ресурсов, в том числе из-за нехватки собственных квалифицированных специалистов, способных решить данную задачу или оценить качество ее реализации на условиях аутсорсинга, из-за непонимания важности разработки этого внутреннего нормативного документа со стороны руководства, а также из-за влияния других факторов.

Актуальность задачи разработки перечней документов со сроками хранения в настоящее время вновь подтверждена п. 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в соответствии с которым данный перечень рассматривается как одна из обязательных организационных основ формирования, упорядочения и систематизации документального фонда1 федерального органа исполнительной власти. Разрабатывать и утверждать перечень документов со сроками хранения федеральный орган исполнительной власти должен при условии согласования с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (т.е. с Росархивом).

Перечень документов со сроками хранения

Перечень документов со сроками хранения является основным нормативным или справочным пособием при проведении экспертизы ценности документов государственного органа или организации, поскольку он представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Перечень может также содержать дополнительные указания о составе и сроках хранения в организации документов, подлежащих последующему приему в государственные или муниципальные архивы, прямые отсылки к законам и нормативным правовым актам, устанавливающим конкретные требования к составу, порядку ведения и срокам хранения документов и информационных ресурсов и т.п.

В архивном деле давно сложилась и в практике делопроизводства...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.