Обработка исходящей корреспонденции

В работе с одним документом всегда участвуют две стороны: это отправляющая сторона – автор документа и принимающая сторона – адресат, можно в шутку назвать его «ответчик». И каждая участвующая в процессе сторона отрабатывает свою технологическую цепочку: отправляющая сторона отправляет исходящую корреспонденцию, а принимающая – принимает, соответственно, входящую корреспонденцию.

Да и вся делопроизводственная обработка служебной корреспонденции направлена на то, чтобы посредством специальных маячков («реквизитов») создать информационную среду, с помощью которой в дальнейшем можно будет легко идентифицировать документ.

Как видите, процесс может быть цикличным и кажется бесконечным. И что для нас, делопроизводителей, важно – в этом процессе нет разрозненных документов: входящих или исходящих писем, а есть документы, связанные между собой в единый комплекс документов, отражающих решение одного вопроса (проблемы и т.д.).

Регистрируем исходящую корреспонденцию

Итак, у вас имеется документ, готовый к отправке. В первую очередь его необходимо зарегистрировать. Регистрируя исходящие письма, мы фиксируем факт создания (подписания) документа, а также описываем сам документ с помощью неких сведений (кем подписан, кому направляется, о чем составлен и т.п.), которые в дальнейшем помогут нам найти его или подготовить отчет.

Как правило, для регистрации исходящих документов используется стандартная форма регистрационной карточки (РК), которая в большинстве организаций трансформировалась в электронную РК. И не важно, в какой системе электронного документооборота (СЭД) вы регистрируете исходящую корреспонденцию (или даже если описываете регистрируемое письмо одной строкой в таблице Excel), набор основных полей всегда остается неизменным. Это:

• дата регистрации (подписания) документа;
• регистрационный индекс;
• корреспондент (наименование организации, в которую направляется документ, наименование должности и фамилия должностного лица, на имя которого адресовано письмо);
• краткое содержание отправляемого письма;
• наименование должности и фамилия должностного лица, подписавшего документ;
• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия отправленного документа.

При необходимости можно указывать и способ отправки, например:

• отправлено по почте,
• отправлено по электронной почте,
• отправлено заказным почтовым отправлением,
• отправлено с курьером и т.д.

Как правило, этот набор метаданных достаточен для регистрации исходящей корреспонденции, так как содержит основные поисковые признаки документа. Кстати, датой исходящего письма является дата его подписания, а не регистрации!

Регистрационный индекс может быть предельно простым – порядковым номером документа. А может содержать и дополнительную информацию:

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;
• индекс структурного подразделения – автора документа;
• индекс или инициалы должностного лица, подписавшего документ;
• индекс группы документов.

Например, с целью сокращения времени поиска документа исходящие письма, направляемые в вышестоящие и иные (правоохранительные, курирующие организации), целесообразно выделять в отдельные регистрационные группы, которым можно присвоить специальный элемент индекса:

• МО – Министерство образования;
• МЮ – Министерство юстиции;
• ЦБ – Центральный банк;
• ФНС – Федеральная налоговая служба и т.д.

При этом каждый элемент индекса отделяется от соседних каким-нибудь знаком, обычно это косая черта, тире или точка.

Если вы регистрируете документы, направляемые от имени руководителя организации и его заместителей, и не важно в какое дело будет подшит...