Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников

Для начала определимся со сложившимися понятиями.

Форма документа – это совокупность фиксированной информации и реквизитов документа, расположенных на носителе информации в определенной последовательности, которая устанавливается с целью оптимизации составления и оформления документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Типовая форма документа разбатывается в процессе приведения к единообразию (единой модели и единым правилам оформления) документов одного и того же вида или одной и той же системы документации.

Формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности.

Типовая унифицированная форма является результатом процесса унификации документов и представляет собой формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

В СЭД важны и внешнее оформление документа, и внутреннее представление информации, и пригодность системы для обеспечения юридической силы документа и его существования как визуализированной информационной единицы. Вопрос о форме представления электронных документов в СЭД необходимо рассматривать с позиций ­документоведения и в аспекте удобства восприятия человеком.

Суть задачи

Система электронного документооборота (СЭД) в современных условиях должна рассматриваться не только как «транспорт» для движения документов и средство реализации документооборота, а, прежде всего, как информационная система, обеспечивающая внедрение концепции управления документами. Полнофункциональные и «зрелые» СЭД должны обеспечивать сквозной процесс создания, использования, хранения и уничтожения документов в информационной системе, т.е. представлять собой системы управления документами (СУД), что закрепляется в стандартах ИСО, МЭК и ГОСТах Р ИСО, отражающих, действительно, лучшие международные практики.

В этой концепции «включение» в СУД документов или информации о документах, которое обычно осуществляется с помощью карточной «входной» формы¹, считается обоснованным только по отношению к «входящим» документам, т.е. созданным не в данной организации-авторе и вне данной СЭД / СУД. С входящими документами работает в основном служба делопроизводства.

А вот для всех сотрудников важно, чтобы на базе карточной «входной» формы СЭД / СУД помогала бы составлять и оформлять управленческие документы, которые образуются в их деятельности и обеспечивают все внутренние коммуникации (служебные записки, заявления, планы, ­отчеты) и облегчают ведение деловой переписки.

СУД рассматриваются как инфраструктурные информационные системы, которые обеспечивают общие функции управления организацией (включая деятельность топ-менеджмента). И если документы по профильным направлениям деятельности создаются в других специализированных, учетных, конструкторских, проектных, расчетных и т.п. системах, то за счет сетевого взаимодействия консолидированная аналитическая информация, необходимая для принятия управленческих решений, в форме отчетов и других представлений должна быть доступна руководителям всех уровней через СУД. Именно такой подход предусматривает новое семейство стандартов ИСО 30300 и концепция ­построения единого информационного пространства организации.

Экспертное сообщество управляющих документами сосредоточилось в последние годы на разработке требований к построению систем управления документами (management systems for records; стандарт ИСО 30300), т.к. признало, что внедрение информационных технологий в процессы производства доказало свою эффективность и обозначило новый этап развития всех отраслей промышленности, называемый постиндустриальным и информационным. Но вот технологии и стандарты работы с документами, необходимыми для управления организацией, принятия решений топ-менеджментом, развиваются медленно и отражают, в основном, специфику деятельности конкретных организаций, которые складываются исторически («так принято»). Кроме того, существенное влияние на ситуацию оказывает функциональность готовых «коробочных» СЭД, которые организации-заказчики покупают у компаний-разработчиков, несмотря на то, что они не всегда учитывают нормативный и технологичный подход к делопроизводству. Управленческая информация, интерфейсы, системное сетевое взаимодействие становятся заметными факторами, которые влияют и на показатели ­качества управления, и на производство, и на персонал.

В связи с этим «ключевой точкой роста» функциональности СЭД / СУД² является технологичное решение проблем создания документов в информационной системе в статусе электронных оригиналов (их проектов и заверенных копий). Создание, обработка и использование документов осуществляются в процессе деятельности всех категорий сотрудников организации:

• руководителей (топ-менеджмента);
• руководителей подразделений;
• специалистов и вспомогательных категорий работников;
• ответственных за работу с документами в подразделениях;
• управляющих документами (служба делопроизводства);
• ИТ-специалистов.

Эффективность СЭД в настоящее время оценивается по показателю сокращения времени не на движение, а на создание документов, на документирование. Основным ресурсом любой организации являются сотрудники и их рабочее время. Цену рабочего времени и стоимость выполнения рабочих операций очень легко рассчитать через фонд оплаты труда подразделения или каждого сотрудника. Экономия рабочего времени на документирование за счет применения утвержденных типовых унифицированных форм и электронных шаблонов для составления проектов документов является одним из основных средств повышения ­эффективности труда.

Специалисты давно подсчитали, что составление и оформление документа по типовой унифицированной форме (шаблону) осуществляется в 3–5 раз быстрее, чем составление конкретного индивидуального документа. Поэтому управляющие документами и ИТ-специалисты должны взаимодействовать прежде всего в области разработки унифицированных типовых форм документов, на базе которых в СЭД настраиваются соответствующие типовые формы документов, т.е. электронные шаблоны на основе карточной «входной» формы. Конечно, форма зависит от программной платформы и архитектуры СЭД, но в большинстве имеющихся на рынке систем это можно делать через настройки, а не за счет программирования (как утверждают некоторые компании-подрядчики). Унифицированная форма документа, реализованная как электронный шаблон, заполняется пользователем в удобной и привычной для него форме бланка или образца документа того или иного вида, что обеспечивает создание документа в СЭД сразу в статусе электронного оригинала (проекта или в последующем заверенной копии), что необходимо для реального ­электронного документооборота.

Карточная «входная» форма остается формой ввода информации, формой документирования. Она может содержать большое количество полей (до 100 в зависимости от вида документа / документопотока, его маршрутизации и необходимых...