Мы рассматриваем ключевые моменты ведения конфиденциального делопроизводства. Автор описывает опыт конкретной компании IT-сферы. Он любопытен, и вы сможете что-то позаимствовать для своей практики.
В первой части статьи в прошлом номере журнала мы рассмотрели распределение ответственности за ведение закрытого делопроизводства в подразделениях, а также оформление и учет носителей конфиденциальной информации (с примерами оформления различных грифов и отметок об исполнителе, акта передачи документов и журналов учета), порядок снятия документов со спецучета. С регистрацией и учетом носителей для входящих и внутренних документов мы разбирались в прошлый раз. А сейчас перейдем к исходящим документам и рассмотрим правила приема, отправки конфиденциальных документов.
Прием конфиденциальных документов
Прежде всего, в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации1 необходимо четко прописать, что пакеты с грифами «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально» принимаются только специалистом конфиденциального делопроизводства2. Например, это может быть специально выделенный человек в подразделении, принимающем корреспонденцию (например в экспедиции), либо специалист подразделения по защите информации. Организация этого процесса остается на усмотрение компании.
Конфиденциальные материалы передаются в непрозрачных, запечатанных пакетах / конвертах (даже если передается маленькая флешка!) по Реестру передачи конфиденциальных конвертов / пакетов (показан в Примере 18). Специалист по КД проверяет правильность адресования пакета, целостность упаковки, оттисков печати, сверяет номера на пакете с указанными в реестре и расписывается (с указанием количества принятых пакетов, даты и времени получения), может быть предусмотрено заверение подписи печатью «Для конфиденциального делопроизводства».
Использование подобных реестров для курсирования пакетов с носителями конфиденциальной информации между удаленными подразделениями компании – ее «личное дело». Если же вы хотите распространить эту практику на сторонние организации, то нужно, чтобы использование данной формы было оговорено в подписанных с ними документах (например, в разделе о конфиденциальности в основном договоре либо в самостоятельном соглашении на эту тему).
Пример 18. Реестр передачи конфиденциальных конвертов / пакетов
