Международный технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation), который осуществляет свою деятельность в предметной области «информация, библиотечное и издательское дело», и его подкомитет ПК 11 «Управление архивами / документами» с 2009 года большое внимание уделяют разработке международных стандартов новой серии ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами». Данные стандарты разрабатываются для того, чтобы в работе с документами обеспечивался такой же системный подход, применялись такие же общие элементы, единая методология как и в стандартах на другие системы управления: системы менеджмента качества (серия ИСО 9000), информационной безопасности (серия ИСО 27000), требования к документам в электронной офисной среде (3 стандарта ИСО 16175) и др.
Совместимость международных стандартов, распространяющихся на системы управления и системы документации, и комплексность стандартизации являются важнейшими современными задачами.
В рамках нового семейства стандартов ИСО 30300 всего должны быть разработаны 5 стандартов:
Разработанные стандарты ИСО 30300 и ИСО 30301 были утверждены в статусе международных стандартов в 2011 году. А в 2014 году специалисты ВНИИДАД зарегистрировали их официальные переводы, на основании которых была организована разработка соответствующих ГОСТ Р ИСО. В России деятельность по стандартизации, аналогичную деятельности ИСО ТК46 / ПК11, осуществляет Технический комитет Росстандарта ТК 191, членами которого являются специалисты ВНИИДАД. В 2015 году институт провел необходимые экспертизы и представил на утверждение ГОСТ Р ИСО 30300, идентичный международному стандарту ISO 30300:2011 и подготовленный на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта. ГОСТ Р ИСО 30300 утвержден и введен в действие приказом Росстандарта от 09.12.2015 № 2123-ст, а вступает он в силу с 01.07.2016.
ISO 30300:2011 и соответственно ГОСТ Р ИСО 30300 произвели революцию в понимании термина «система управления документами» (СУД).
Если прежде, руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (который был подготовлен на основе простого перевода ISO 15489-1:2001), мы могли считать СУД (система управления документами) и СЭД (система электронного документооборота) почти синонимами – просто информационными системами (ИС), программными продуктами с разной степенью развитости функционала.
То с принятием ИСО 30300 система управления документами (СУД) эволюционировала: теперь это, прежде всего, организационная система, система менеджмента, которая управляет документами. Эта налаженная система может быть автоматизирована при помощи того или иного программного обеспечения, но данный фактор уже вторичен!
Отечественный ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вступил в силу 01.10.2007, а новый ГОСТ Р ИСО 30300 начал действовать только 01.07.2016. Предыдущее значение термина СУД уже, что называется, «въелось», а к новому пониманию, которое в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, безусловно, подразумевалось, но было неявным из-за неадаптированности перевода, только предстоит привыкать нашему профессиональному сообществу. Потому теперь будем особенно внимательны к тому, в каком смысле наш собеседник либо автор деловой статьи будет употреблять этот термин, чтобы достичь настоящего взаимонимания. Далее в статье мы, естественно, будем употреблять СУД в его новом значении.
Стандарты ИСО, как правило, отражают опыт «лучших практик» в той или иной предметной области. Их интересно изучать, поскольку в них отражаются профессиональные позиции, результаты обобщения международного опыта, анализа технологий, процедур и правил, которые одобряют и к которым добровольно присоединяются эксперты и специалисты стран, входящих в ИСО.
Обычно во введении (предисловии) к стандарту излагается ситуация, определившая необходимость его разработки, и основное содержание. В связи с этим введение к ISO 30300:2011 и его перевод в ГОСТ Р ИСО 30300 представляют особенный интерес.
Во-первых, поскольку стандарт предназначен для высшего руководства (топ-менеджмента), в нем подчеркивается необходимость создания, внедрения и поддержания в актуальном состоянии системы управления организацией, в которой важное значение имеют система принятия решений и система управления ресурсами. Специально для руководства четко фиксируется, что:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
